Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
.jpg)
ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ СУДУ З ВЕДЕННЯ СУДОВОЇ СТАТИСТИКИ, ДІЛОВОДСТВА ТА АРХІВУ СУДУ
Під час вивчення роботи Богородчанського районного суду щодо організації роботи з ведення діловодства та обліково-статистичної роботи охоплено ряд питань, а саме:
- складання номенклатури справ суду;
- реєстрація та облік звернень громадян;
- порядок приймання судових справ і кореспонденції;
- реєстрація та облік судових справ і матеріалів;
- приймання, облік і зберігання речових доказів та особистих докумен-тів у судових справах;
- ведення автоматизованої програми «Документообіг загальних судів»;
- надіслання СМС- повідомлень учасникам судового процесу.
Ведення судового діловодства в Богородчанському районному суді здійснюється згідно з вимогами Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом ДСА України від 27.06.2006 року №68, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 24.07.2006 року №860/12734 зі змінами і доповненнями (далі – Інструкція), Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі – Д-3), розробленого відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів», наказу Державної судової адміністрації України від 20 вересня 2013 року №119 «Про реалізацію проекту щодо надсилання судами SMS-повідомлень учасникам судового процесу (кримінального провадження ) у місцевих та апеляційних загальних судах».
Позовні заяви, апеляційні скарги, судові справи (матеріали кримінального провадження), а також інші документи і матеріали, що стосуються розгляду справ у суді, приймаються та реєструються в автоматизованій системі документообігу суду відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду.
Під час перевірки, спеціалістами територіального управління надані відповідні роз’яснення працівникам апарату суду по всім питанням, які викликають труднощі у роботі.
Одним зі способів контролю виконання запланованих заходів є обговорення їх наслідків на виробничих нарадах, які проводяться головою суду Гутичем П.Ф. та керівником апарату суду Басараб В.Т. Темами нарад є обговорення підсумків роботи суду за рік, півріччя, роботи канцелярії суду, питання навчання працівників суду і підвищення їхнього професійного рівня, проведення щоквартальних взаємозвірок із органами МВС та прокуратурою щодо надіслання довідок за формою №6, перевірки стану умов зберігання речових доказів, правильності ведення документів щодо їх зберігання, трудової та виконавської дисципліни колективу суду, тощо.
Згідно з вимогами Інструкції журнали вхідної кореспонденції ведуться відповідно до встановленого зразка (додаток 1). Програмою «Д-3» щоденно роздруковується реєстр вихідної та вхідної кореспонденції.
Реєстрація та облік звернень громадян
Відповідно до Закону України «Про звернення громадян» від 13.05.1999 року голова Богородчанського районного суду здійснює прийом кожного понеділка, керівник апарату суду – кожного вівторка. Графік прийому затверджений наказом голови суду від 25.10.2011 року і розміщений на дошці оголошень в приміщенні суду.
Станом на 27.11.2013 року на прийомі у голови суду Гутича П.Ф. в журналі особистого прийому зареєстровано 39 громадян, керівника апарату – 44. На час перевірки в суді не зареєстровано письмових звернень.
При зверненні громадян здійснюється прийом заяв, скарг та клопотань, надаються першочергові роз’яснення з юридичних питань з приводу вчинення певних процесуальних дій, звернення до відповідних органів в порядку підвідомчості для розгляду та вирішення заяв та скарг по суті.
На виконання Закону України «Про інформацію» від 02.10.1992 року, Закону України «Про доступ до публічної інформації» від 13.01.2011 року, Закону України «Про судоустрій і статус суддів» від 07.07.2010 року Богородчанським районним судом розроблено ряд заходів, з метою формування іміджу суду в суспільстві, висвітлення діяльності суду та донесення до громадян відомостей про роботу суду.
Доступ до інформації про роботу Богородчанського районного суду здійснюється шляхом систематичного та оперативного оприлюднення інформації на інформаційних стендах, на офіційному веб-сайті суду в мережі Інтернет та у вигляді надання інформації за запитами на публічну інформацію. На час перевірки в суді не зареєстровано запитів на отримання публічної інформації, в 2012 році – 2.
Номенклатура справ Богородчанського районного суду на 2013 рік розглядалась експертною комісією суду та була погодження членам комісії відповідної державної архівної установи протоколом від 25.01.2013 року. Впродовж 2012 року проведено 5 засідань експертної комісії суду, в 2013 році – 4. В номенклатурних справах зберігають оригінали статистичних звітів, інструкції, роз’яснення, методичні рекомендації щодо ведення обліково-статистичної роботи, листи.
Організація роботи архіву суду
Архів Богородчанського районного суду знаходиться у підвальному приміщенні. Виділене приміщення для забезпечення схоронності документів діяльності суду відповідає усім необхідним нормам. При веденні архівної роботи суд керується Інструкцією про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до держаних архівів судових справ та документів діяльності суду. Складено акти знищення цивільних справ (1979-1999, 2005-2006), справ про адміністративні правопорушення (1998-1999, 2006-2007, 2009). Складені акти розглядались ЕК суду та були погоджені з ЕПК Держархіву. Фонд архіву складають документи з 1950 року. Організовує та веде роботу архіву секретар суду Савчук Г.Р.
Стан ведення діловодства в суді: ведення документообігу, контроль за виконанням документів
- реєстрація вхідної кореспонденції (додаток 1) здійснюється згідно вимог п.2 Інструкції;
- ведення журналів розгляду судових справ і матеріалів суддів відповідають вимогам п. 13.4 Інструкції (додаток 37). Секретарі судового засідання роблять записи у журналі розгляду судових справ і матеріалів, які розглядались суддею протягом робочого дня. Однак, вони не ведуться автоматизованою системою «Д-3», чим порушено вимоги Положення про автоматизовану систему «Д-3».
- ведення контрольних журналів (додаток 31) не в повній мірі відповідає вимогам п. 3.14 Інструкції. Журналведеться окремо на кожного суддю і розділений по категоріях судових справ.
- приймання, облік та зберігання речових доказів в основному відповідає вимогам Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду. Речові докази зберігаються у кімнаті речових доказів, що відображено в журналі обліку речових доказів. Зустрічаються поодинокі випадки, коли під одним номером зареєстровано кілька речових доказів, що суперечить вимогам вищезгаданої Інструкції (№1/901/35/2012, №901/513/12, 901/733/12 та інші).
Ведення автоматизованої програми «Д-3»
Діловодство Богородчанського районного суду в більшості здійснюється згідно Положення про автоматизовану систему документообігу суду. Автоматизовано ведеться приймання і реєстрація процесуальних документів та судових справ, передавання процесуальних документів і судових справ для розгляду, робота з судовими справами та матеріалами та їх завершення.
Усе листування, що стосується судових справ і матеріалів, зареєстрованих у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, ведеться за єдиним унікальним номером, номером провадження. Процесуальні документи зберігається в автоматизованій системі документообігу суду та скріплюються електронним цифровим підписом головуючого судді (судді-доповідача). В матеріалах справ на кожній сторінці процесуального документа є унікальний штрих-код, який розміщений в нижньому правому куті документа і дає можливість його ідентифікувати.
ВЕДЕННЯ КАДРОВОЇ РОБОТИ
Штатний розпис
Аналіз штатного розпису Богородчанського районного суду Івано-Франківської області за 2012 рік та 9 місяців 2013 року свідчить про те, що керівництвом суду своєчасно затверджувався штатний розпис суду та вносились відповідні зміни з урахуванням вимог законодавства.
Зокрема, 07.02.2012 року затверджено: штатний розпис суду на 2012 рік, 27.04.2012 року, 12.07.2012 року, 15.10.2012 року та 06.12.2012 року затверджувались зміни до нього.
01.02.2013 року затверджено штатний розпис суду на 2013 рік.
Всі штатні розписи суду зберігаються в керівника апарату суду в номенклатурній справі за №02-17 «Штатні розписи суду, зміни до них, проекти, документи щодо їх розроблення».
Формування штату та заповнення вакансій
Згідно штатного розпису Богородчанського районного суду Івано-Франківської області на 2012 рік, затвердженого начальником ТУ ДСА України в Івано-Франківській області, штатна чисельність працівників суду становила 23 посади, з них: 4 судді та 19 працівників апарату суду.
Згідно штатного розпису Богородчанського районного суду на 2013 рік, затвердженого начальником територіального управління штатна чисельність працівників суду залишилась незмінною і становила також 23 посади, з них: 4 судді та 19 працівників апарату суду.
Станом на 27 листопада 2013 року штатна чисельність суддів Богородчанського районного суду становить 4 штатних одиниці, працівників апарату суду – 19. Фактична чисельність суддів на даний час складає 4 судді.
Наказом Богородчанського районного суду від 19 березня 2008 року Басараб Віту Теодозіївну призначено на посаду керівника апарату Богородчанського районного суду Івано-Франківської області.
10 вересня 2010 року на посаду заступника керівника апарату призначено Воронич Людмилу Іванівну.
Розподіл функціональних обов’язків та наявність посадових інструкцій
В 2012 році розподіл функціональних обов’язків між працівниками апарату суду здійснювався на підставі посадових інструкцій працівників апарату суду, які визначали основні завдання та обов’язки працівників, їх підпорядкованість, права та відповідальність.
З урахуванням положень Закону України «Про судоустрій і статус суддів», наказом в.о. голови суду від 26.09.2011 року № 02-04/182 затверджено посадову інструкцію помічника судді Богородчанського районного суду Івано-Франківської області. Помічники суддів Богородчанського районного суду ознайомлені з посадовими інструкціями під розпис. Наказом керівника апарату суду від 12.10.2011 року № 02-04/196 затверджено Положення про канцелярію Богородчанського районного суду Івано-Франківської області. Рішенням зборів суддів Богородчанського районного суду від 07.11.2012 року затверджено Положення про апарат Богородчанського районного суду Івано-Франківської області. Наказом керівника апарату суду від 12.11.2010 року № 180 затверджено посадові інструкції працівників апарату Богородчанського районного суду. Кожен працівник ознайомлений з посадовою інструкцією під розпис.
Контроль за виконанням трудової та виконавчої дисципліни
В Богородчанському районному суді приділяється належна увага контролю за станом виконавчої та трудової дисципліни.
Правила внутрішнього трудового розпорядку для працівників Богородчанського районного суду затверджені загальними зборами трудового колективу (протоколом) від 05.01.2011 року. Всі працівники суду ознайомлені з Правилами внутрішнього трудового розпорядку під розпис, а також з Правилами поведінки працівника суду, які є невід`ємною частиною вказаних Правил.
Облік робочого часу працівників суду здійснюється шляхом складання табелю обліку робочого часу.
Табель складається щомісячно до 25 числа місяця, підписується головою суду та керівником апарату суду.
Дисциплінарні стягнення на працівників апарату суду впродовж звітного періоду року не накладалися.
Стан роботи щодо проведення щорічних оцінок та атестацій відповідно до Закону України «Про державну службу»
В лютому 2013 року на виконання постанови КМУ від 28.12.2000 року №1922 та Загального порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань, затвердженого наказом ГУ Державної служби України від 31.10.2003 року №122 проведено щорічну оцінку виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань за підсумками роботи у 2012 році. Щорічній оцінці підлягало 12 державних службовців. За результатами проведеної оцінки виставлено підсумкові оцінки, 12 працівників отримали оцінку «Добре».
Державні службовці ознайомлені з Порядком проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями Богородчанського районного суду покладених на них обов'язків і завдань.
Бланки щорічної оцінки державних службовців долучені до особових справ, інформацію про проведення щорічної оцінки направлено до територіального управління.
Ведення особових справ та трудових книжок працівників суду
Особові справи суддів і державних службовців суду ведуться згідно вимог Постанови КМУ від 25.05.1998 року №731 «Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади» із змінами і доповненнями, внесеними Постановою КМУ від 24.01. 2001 року № 56.
У всіх особових справах відображаються облікові дані про працівників і своєчасно долучаються відповідні довідки, сертифікати, грамоти подяки, тощо.
Присвоєння рангів державним службовцям Богородчанського районного суду здійснюється у відповідності до Закону України «Про державну службу» та Положення Про ранги державних службовців, затвердженого Постановою КМУ від 19.06.1996 року №658. Подання про присвоєння рангу та відповідний наказ зберігаються в особовій справі держаного службовця і належним чином відображаються у трудовій книжці.
Всі особові справи працівників апарату та суддів Богородчанського районного суду зареєстровані в книзі обліку руху особових справ, яка прошита, скріплена печаткою і підписом голови суду, кожен аркуш пронумерований.
Порядок ведення і зберігання трудових книжок працівників суду відповідає вимогам Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення від 29.07.1993 року № 58.
Трудові книжки працівників апарату суду та суддів Богородчанського районного суду належним чином обліковані в книзі обліку руху трудових книжок, яка прошита, скріплена печаткою і підписом голови суду, кожен аркуш книги пронумерований.
Всі трудові книжки зберігаються у металевому сейфі, який знаходиться в кабінеті заступника керівника апарату суду. Ведення кадрового діловодства здійснює заступник керівника апарату суду.
В суді реєстрація наказів ведеться у журналі реєстрації наказів.
В Богородчанському районному суді на 2012 та 2013 роки складені графіки надання відпусток суддям та працівникам апарату суду, які затверджені в.о. голови суду.
МАТЕРІАЛЬНО-ТЕХНІЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ СУДУ (ФОРМУВАННЯ ПОТРЕБ ДЛЯ СУДУ, СКЛАДАННЯ БЮДЖЕТНИХ ЗАПИТІВ, ОБЛІК ТА СПИСАННЯ ТМЦ)
В ході перевірки роботи суду проведено вибіркову інвентаризацію матеріальних цінностей, які знаходяться на балансі територіального управління (передані Богородчанському районному суду) згідно з наступними балансовими рахунками:
- 103 «Будинки та споруди»;
- 104 «Машини та обладнання»;
- 114 «Білизна, постільні речі, одяг та взуття».
При проведенні вибіркового огляду інвентаризації обладнання, устаткування та інвентарю відмічено, що необоротні активи, які є в наявності у суді на період перевірки, зберігаються належним чином. Інвентарні номери є не на всіх основних засобах. Облік матеріальних цінностей (журнал обліку) ведеться, документи зберігаються в окремій папці.
Є додаткова потреба в комп’ютерній техніці.
Облік особистих речей працівників апарату суду здійснюється у відповідності до затверджених договорів відповідального зберігання ТМЦ, які зберігаються в окремій папці.
Облік надходження та витрат маркованої продукції в суді здійснюється відповідальною особою суду, окремо ведеться реєстр простої, рекомендованої та розносної кореспонденції. Марки та марковані конверти зберігаються в сейфі.
Видача та списання матеріалів, господарських товарів, малоцінного та швидкозношуваного інвентарю проводиться згідно актів і відомостей витрат матеріалів на потреби установи з дотриманням єдиних вимог, затверджених спільним наказом Державного казначейства України та Міністерства економіки України від 10.08.2001 року №142/181 «Про затвердження типової інструкції про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ». Всі документи знаходяться в одній окремій папці.
Придбанні господарські товари використанні належним чином та за призначенням.
Судді Богородчанського районного суду забезпечені мантіями та нагрудними знаками судді. Згідно з даними бухгалтерського обліку в наявності є 4 мантії та 4 нагрудних знаки судді.
Кошти, які виділені на придбання матеріальних цінностей, згідно листів Богородчанського районного суду, використанні ефективно та за цільовим призначенням.
Виписки про надходження коштів по судовому збору знаходяться в окремій папці.
Бюджетний запит на 2014 рік наданий в запропонованих електронних таблицях з додатковими обґрунтування та потребами.
ТЕХНІЧНИЙ СТАН ПРИМІЩЕННЯ СУДУ, ОХОРОНА ПРИМІЩЕННЯ
Богородчанський районний суд Івано-Франківської області розташований за адресою: смт. Богородчани, вул. Шевченка, 68 в двохповерховій цегляній будівлі. Будівля суду перебуває у державній власності та знаходиться на балансі ТУ ДСА України в Івано-Франківській області (свідоцтво про право власності від 29.07.2010 ЯЯЯ №006791). У 2012 році виготовлено державний акт на право постійного користування земельною ділянкою площею
Технічний стан адміністративної будівлі можна охарактеризувати як нормальний.
Є потреба в заміні частини перекриття даху та проведенні ремонту фасадної сторони будинку.
Відповідно до Переліку вимог, що пред’являються до приміщень районних (міських) судів, затвердженого ДСА України від 15.05.2003 року та погодженого Радою суддів України від 27.06.2003 року; ДБН В 2.2-26:2010 «Будинки і споруди. Суди» приміщення Богородчанського районного суду в повній мірі відповідає вищезазначеним нормам.
Загальна площа приміщення –
В холі та коридорах суду облаштовано інформаційний куток для громадян, дошку оголошень, зразки заяв, план евакуації населення, куток цивільної оборони та інші корисні посилання.
Відповідно до міжнародного та національного законодавства про вільний, безперешкодний доступ до правосуддя людей з обмеженими фізичними можливостями у Богородчанському районному суді встановлений пандус на сходах при вході у суд. Відсутня кнопка виклику біля вхідних дверей у приміщення.
В першому півріччі 2013 року на виконання вимог КПК України в Богородчанському районному суді встановлено та протестовано систему відеоконференцзв’язку.
13.08.2013 року на виконання доручення Голови Державної судової адміністрації України, у відповідності до Закону України «Про державну таємницю», Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02.10.2003 року №1561-12 зі змінами територіальним управлінням спільно з апеляційним судом Івано-Франківської області в Богородчанському районному суді створено режимно-секретний орган для розгляду справ, пов’язаних з державною таємницею. Виділено та обладнано окрему кімнату у відповідності до ДБН України В.2.2-14-2004 «Приміщення для зберігання секретних документів та роботи з ними» для забезпечення здійснення секретної діяльності.
На виконання спільного наказу ДСА та МВС України від 06.09.2004 року №1003 «Про затвердження Інструкції про порядок організації підтримання громадського порядку в суді, припинення проявів неповаги до суду, а також охорони приміщень суду» кожен суддя забезпечений тривожним брилком (портативними тривожними кнопками), в залах судових засідань для слухання кримінальних справ встановлені тривожні кнопки. Відсутні камери схову для речей, які заборонено проносити у приміщення суду.
Відповідно до Інструкції про порядок конвоювання та тримання в судах підсудних (засуджених) за вимогою судових органів, затвердженої наказом Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства юстиції України, Генеральної прокуратури України, Верховного суду України, Служби безпеки України від 16.10.1996 року №705/37/5/17-398 у приміщенні Богородчанського районного суду наявні 2 камери для тримання підсудних, приміщення для конвою, окремий вхід для підсудних та окремий заїзд для конвойних автомобілів.
Забезпечення незалежності та безпеки суддів, працівників апарату суду, охорони приміщення суду дотримання Правил пропуску осіб до приміщень судів та на їх територію транспортних засобів, затверджених спільним наказом ДСА України та МВС України від 12.09.2005 року №102/765 в Богородчанському районному суді поставлено на належному рівні, а саме:
а) встановлена охоронно-пожежна сигналізація;
б) встановлена і цілодобово функціонує охоронна сигналізація Державної служби охорони;
в) здійснюється денне чергування працівників СРСМ «Грифон»;
г) виділено 1 кімнату для підрозділу СРСМ «Грифон», працівники СРСМ «Грифон» забезпечені прямою телефонною лінією з органами внутрішніх справ;
г) при вході у суд встановлений стаціонарний метало-детектор;
д) всі вікна заґратовані;
е) в.о. голови та керівником апарату вжито всі основні заходи для забезпечення безпеки суддів та працівників апаратів судів.
Відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів» в Богородчанському районному суді діє служба судових розпорядників (одна особа). Судовий розпорядник забезпечує додержання особами, які перебувають у суді, встановлених правил, виконання ними головуючого в судовому засіданні.
ВИСНОВКИ ТА ПРОПОЗИЦІЇ:
За результатами перевірки (вивчення) роботи Богородчанського районного суду за 2012 та 9 місяців 2013 року з питань, що входять до компетенції територіального управління Державної судової адміністрації України в Івано-Франківській області, з метою усунення недоліків та вдосконалення організації роботи суду рекомендуємо:
В.о. голови суду:
- затвердити план заходів по усуненню виявлених недоліків;
Керівнику апарату суду результати вивченої роботи обговорити на нараді працівників суду, прозвітувати на зборах суддів у відповідності до п. 2 ст. 149 Закону України «Про судоустрій і статус» та розробити заходи по усуненню виявлених недоліків, а саме:
- здійснювати контроль за веденням діловодства в судах, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, заповненню документів первинного обліку;
- здійснювати ведення журналів розгляду судових справ і матеріалів суддів комп’ютерною програмою «Д-3»;
- реєстрацію речових доказів здійснювати у відповідності до вимог п.46 «Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду»;
- постійно організовувати роботу щодо підвищення кваліфікації працівників апарату суду;
- присвоїти інвентарні номери всім основним засобам;
- відокремлено вести облік (надходження – списання) основних засобів в розрізі рахунків бухгалтерського обліку, підсумовувати обороти на початок року, по місяцях та на кінець року;
- надалі підтримувати приміщення суду та прилеглої території в належному стані;
- встановити кнопку виклику при вході у будівлю, документи направити в територіальне управління;
- вживати всі необхідні заходи для належного функціонування режимно-секретного органу, при потребі додаткового технічного забезпечення необхідно звертатись до територіального управління;
- придбати господарські – будівельні товари (в межах коштів виділених на Рожнятівський районний суд), виконувати всі необхідні роботи, документи направляти до територіального управління;
встановити камери схову для речей громадян у суді, документи направляти до територіального управління;
.jpg)
_03_03.png)
