Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
Аналіз обліково-статистичної роботи територіального управління
Державної судової адміністрації України в Івано-Франківській області
за 1 півріччя 2017 року
На виконання плану роботи територіального управління Державної судової адміністрації України в Івано-Франківській області проаналізовано стан обліково-статистичної роботи в управлінні та в місцевих загальних судах області за 2016рік.
За джерела отримання інформації при проведенні даного аналізу було взято: плани роботи управління та місцевих загальних судів області, матеріали за результатами їх виконання (довідки, узагальнення), звітність судів та управління, довідки оперативних нарад управління, нормативно-правові акти, що регулюють питання обліку та реєстрації судових справ, а також Методичні рекомендації щодо проведення аналізу обліково-статистичної роботи територіальними управліннями Державної судової адміністрації України та загальними судами.
З метою вдосконалення організації роботи з ведення діловодства та приведення у відповідність до чинного законодавства у територіальному управлінні та місцевих загальних судах області обліково-статистична робота протягом звітного періоду проводилась згідно з планами роботи управління та судів на даний період, які затверджуються відповідно начальником управління та головами місцевих загальних судів області.
Територіальним управлінням в 1 півріччі 2017 року здійснено комплекс заходів щодо організаційного забезпечення діяльності судів з реалізації основних завдань обліково-статистичної роботи: забезпечення достовірності, об’єктивності, оперативності, стабільності.
На оперативних нарадах, які проводяться що 10 днів при керівництві територіального управління розглядаються питання щодо стану обліково-статистичної роботи в територіальному управлінні та місцевих загальних судах області, запропоновуються заходи щодо його удосконалення.
Працівниками сектору організаційного забезпечення діяльності судів та судової статистики систематично належна увага приділяється вивченню законодавства, що регламентує діяльність Державної судової адміністрації України, апаратів місцевих та апеляційних судів, а саме: Закону України «Про судоустрій і статус суддів», «Про судовий збір», Кодексу України про адміністративні правопорушення, Кримінального процесуального кодексу України, Кримінального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України та інших, а також «Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ», «Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження», «Інструкції про порядок обліку кримінальних та адміністративних корупційних правопорушень, «Порядку надсилання інформації про осіб у кримінальних провадженнях та електронних судових копій щодо осіб, які вчинили кримінальні правопорушення», «Методичних рекомендацій щодо комп′ютерної програми для автоматизації документообігу загальних судів
«Д-3»., «Положенням про автоматизовану систему документообігу суду» від 2 квітня 2015 року (із змінами та доповненнями), тощо.
Відповідно до плану роботи на 1 півріччя 2017 року територіальним управлінням проводиться робота щодо підвищення рівня організації обліково-статистичної роботи в місцевих загальних судах області. З метою надання практичної і методичної допомоги працівникам апаратів судів, спеціалістами сектору проведено 4 перевірки з питань вивчення ведення діловодства та обліково-статистичної роботи, стану організаційного забезпечення діяльності Болехівського міського, Рожнятівського, Снятинського, районних та Коломийського міськрайонного судів Івано-Франківської області.
Слід зазначити, що при проведенні вищезазначених вивчень стану організації забезпечення діяльності судів значна увага приділяється таким аспектам судового адміністрування, як загальні питання організації діяльності суду (у тому числі, стосовно планування роботи суду, підвищення кваліфікації працівників суду), а також, щодо оформлення та ведення справ, номенклатури справ суду, судових справ та матеріалів, звернення судових рішень до виконання, організації обліково-статистичної роботи.
Не залишились без уваги і вивчення питання планування роботи суду з метою підвищення рівня обліково-статистичної роботи. Особлива увага зверталася на розгляд справ та реєстрація в автоматизованій системі документообігу суду «Д-3» відповідно до «Положення про автоматизовану систему документообігу суду» ( із змінами та доповненнями).
До плану перевірок роботи канцелярії суду, секретарів судових засідань, включено проведення семінарських навчань з працівниками, відповідальними за ведення обліково-статистичної роботи в суді, прийняття письмових відповідей у відповідальних працівників за складання статистичної звітності, а також розгляд цих питань на виробничих нарадах та прийняття відповідних заходів щодо вдосконалення цієї роботи.
Під час вивчення організації роботи судів не залишалися поза увагою працівників сектору питання зберігання в контрольному стані статистичних звітів, Інструкцій, які регламентують роботу апарату суду, порядок направлення справ для перегляду судових рішень в апеляційному та касаційному порядках, наявність у секретарів судових засідань сертифікатів на право здійснення фіксування судового процесу технічними засобами. Стан вивченої роботи місцевих загальних судів обговорено також на оперативних нарадах територіального управління.
Під час вивчення стану організації роботи апарату судів, спеціалістами сектору були надані методичні рекомендації працівникам апарату суду, які відповідають за ведення діловодства, судової статистики.
За результатами проведених перевірок складено відповідні аналітичні довідки, копії яких направлені в суди для обговорення на оперативних нарадах та усунення виявлених недоліків. Відповідно, судами у встановлені управлінням терміни, надані плани заходів, а також інформацію про прийняття відповідних управлінських рішень та пояснень, спрямованих на покращення стану обліково-статистичної роботи, усунення недоліків і порушень та недопущення таких в майбутньому.
Слід зазначити, що у цілому стан організації діловодства в судах у 1 півріччі 2017року, у порівнянні з попередніми роками, покращився. Судами вживаються суттєві заходи до усунення недоліків, встановлених в ході попередніх вивчень, приймаються до уваги та практично знаходять своє застосування ті методичні рекомендації, які надаються сектором, як безпосередньо у ході проведення вивчень та спілкування з відповідальними особами на тій або іншій ділянці роботи суду, так і в ході проведення семінарів-навчань з працівниками апарату суду з приводу покращення та більш ефективної організації роботи в суді. Проводиться повна реєстрація судових справ в «Д-3» відповідно до «Положення про автоматизовану систему документообігу суду» ( із змінами та доповненнями).
Відповідно до Наказу ДСА України №164 від 11.08.2016 року проведено план заходів щодо вдосконалення процедури фіксування судового засідання технічними засобами:
Територіальним управлінням на виконання протоколу №7 наради за участю начальників та головних бухгалтерів територіальних управлінь ДСА України від 05-06 червня 2016 року надається інформація про фактично витрачені кошти на придбання в першому кварталі 2017 року засобів інформатизації, послуг з інформатизації та ліцензійного програмного забезпечення, наявність і списання засобів інформатизації ( згідно заданої форми).
На виконання листа ДСА України від 20.03.2017 року № 15-2296/17 територіальним управлінням доведено до відома місцевих загальних судів щодо дотримання норм Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом ДСА України від 15.12.2011 №168.
Територіальним управлінням відповідно до Наказу ДСА України №9 від 17.01.2014 «Про оприлюднення звітності про стан здійснення правосуддя» оприлюднено на веб-сайті у лютому місяці стан здійснення правосуддя місцевими загальними судами Івано-Франківської області та територіальним управлінням за 2016 рік ведеться контроль щодо оприлюднення статистичної звітності на веб-сайті місцевими загальними судам області двічі на рік.
Територіальним управлінням відповідно до Наказу ДСА України №745 від 13.06.2017 року надіслано місцевим загальним судами Івано-Франківської області внесення змін до форм звітів щодо здійснення правосуддя місцевими та апеляційними судами (форма 1-МЗС).
Сектором організаційного та судової статистики постійно надаються методичні рекомендації щодо організації роботи в комп’ютерній програмі «Документообіг загальних судів», «Д-3» особливості її використання, налаштування автоматичного розподілу справ та шаблонів документів, необхідних колонок у вікні реєстру, порядку виконання технічних робіт, пов’язаних з програмним комплексом КП «Д-3» та обслуговування і забезпечення працездатності комп’ютерної техніки в судах. Надавались рекомендації щодо можливості швидкого пошуку потрібного документу, справи чи відповідної інформації по справі за основними атрибутами у відповідному фільтрі. Були обговорені особливості побудови фільтрів, механізм поєднання та об’єднання, вибору необхідних атрибутів для пошуку, використання необхідних логічних умов у фільтрі та обрання необхідного значення пошуку.
Сектором постійно здійснюється методична допомога в освоєнні програми працівниками апаратів місцевих судів, розробляються методичні рекомендації та надаються відповіді на всі питання, які виникають в процесі вивчення програми. Також проводилася робота по узагальненню проблемних питань, які виникають під час роботи з КП «Д-3» у працівників місцевих судів та надсилалися роз’яснення. Працівниками сектору надані відповіді на безліч запитів, які надходили від судів засобами електронного зв’язку та каналами ICQ. Крім того, постійно здійснюється консультативна допомога у телефонному режимі.
Звіти про стан здійснення правосуддя місцевими загальними судами області за 2016 рік приймалися управлінням відповідно до затвердженого графіка. Територіальним управлінням прийнято звіти про роботу місцевих судів області за формами №№1,1-1,1-л, 1-1-оп, 2-а, 2-ц, 2-вп, 3, 4, 5,10 за 2015 рік. Перевірені звіти направлено до 10.01.2017 в ДСА України. На момент прийняття статистичних звітів територіальним управлінням, а також після додаткової перевірки певних показників статистичних звітів за 2016 рік були виявлені помилки і недоліки в організації обліково-статистичної роботи в судах, які практично відразу було усунуто.
Необхідно відмітити старанність, відмінну та високу якість відповідальними особами за підготовку статистичних звітів всіх форм (про стан розгляду кримінальних, цивільних, адміністративних справ та справ про адміністративні правопорушення) незважаючи на значні недоліки комп’ютерної програми «Д-3».
У звітному періоді до ДСА України подано статистичні звіти про судимість за формами №№ 6,7,8 які складені на основі карток на особу, стосовно якої розглянуто кримінальну справу. Одночасно зі всіма звітами надіслано пояснювальні записки.
Сектором проводяться щоквартальні взаємозвірки повноти надіслання карток на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження. Неодноразово листи з вимогою про покращання роботи в частині заповнення карток спрямовувалися на керівників апаратів місцевих судів області.
У разі виявлення неналежного виконання обовязків відповідальних працівників апаратів судів, головам судів та керівникам апаратів судів вносилися пропозиції щодо негайного вжиття відповідних заходів.
Вжиті заходи дещо сприяли покращанню стану роботи в місцевих судах області щодо заповнення, введення до комп’ютерної програми КП «Д-3» облікових карток.
Управлінням прийнято і перевірено подані місцевими судами області квартальні звіти за формою № 1-Л «Звіт про розгляд загальними місцевими судами та апеляційними судами кримінальних справ за статтями 209, 209-1, 306 КК України» та надіслано до 15.01.2017 р., 15.04.2017 року до ДСА України.
На виконання наказу Державної судової адміністрації України від 21.12.2012 року №172 надіслано до 10.01.2017 р., 10.04.2017року звіт за формою №10 «Звіт про звільнення від сплати та повернення судового збору в місцевих та апеляційних судах».
Відповідно до пункту 6 частини першої статті 152 Закону України "Про судоустрій і статус суддів, з метою забезпечення своєчасного одержання інформації про додержання строків розгляду судових справ, прийняття обґрунтованих управлінських рішень та звітування про ефективність здійснення правосуддя місцевими та апеляційними судами на виконання Наказу ДСА України №311 від 09.03.2017 року до 10.04.2016 року направлено до ДСА України перевірений наданий місцевими загальними судами області квартальний звіт за формою № 1-мзс "Звіт місцевих загальних судів про розгляд судових справ".
На виконання наказу ДСА України від 20 вересня 2013 року № 119 «Про реалізацію проекту щодо надсилання судами SMS-повідомлень учасникам судового процесу (кримінального провадження) у місцевих та апеляційних загальних судах» (із змінами) надсилається щомісячна інформацію про кількість SMS - повідомлень, надісланих місцевими загальними судами учасникам судового процесу (кримінального провадження), в розрізі судів за формою, що додається.
В 2016 році у судах спостерігається тенденція щодо зменшення кількості судових справ, матеріалів. Так, протягом року перебувало 16594 кримінальних проваджень, справ та матеріалів, 3058 адміністративних справ, матеріалів, 21061 цивільних справ, матеріалів та 14681 справа про адміністративні правопорушення.
Дану інформацію надіслано до ДСА України, в місцеві суди області, а також розміщено на веб-сайті управління.
Крім того, протягом 1 півріччя 2017 року у повному обсязі направлялись відповіді на запити органів прокуратури, МВС щодо надання певної статистичної інформації у сфері судової статистики.
З метою усунення недоліків в організації обліково-статистичної роботи і причин, що сприяють їх виникненню спеціалістами постійно надаються роз’яснення з актуальних питань, а саме, щодо правильної реєстрації судових справ, матеріалів і відображення їх у статистичних звітах, практична та методична допомога.
Значна увага приділяється автоматизованій системі документообігу КП «Д-3». Надаються методичні рекомендації на поставлені запитання місцевими загальними судами щодо недоліків, які є проблемними у користуванні КП «Д-3».
Для покращення стану організації діловодства та обліково-статистичної роботи, належної підготовки та вчасного подання до ДСА України статистичних звітів за формами №№ 1,1-1,1-л, 1-1-оп, 2-а, 2-ц, 3, 4, 6, 7, 8, сформованих за допомогою комп’ютерної програми «Д-3», територіальним управлінням 27.06.2017, проведено семінар – навчання в режимі відео-конферецзвя'зку з працівниками місцевих загальних судів області, які відповідають за складання зазначеної звітності.
На семінарі розглядались питання формування та збору звітності щодо здійснення правосуддя місцевими загальними судами області за півріччя. Під час проведення відео-конферецзвя'зку був запрошений працівники РСП судів області ДП «ІСС». Значну увагу було приділено особливостям роботи комп’ютерної програми «Д-3». Особливістю проведення семінару є спільне обговорення та висвітлення питань, що виникають при складанні звітів, а також обмін досвідом.
Протягом 1 півріччя 2017 року територіальним управлінням вжито заходів щодо методичного забезпечення діяльності судів, надання практичної допомоги з питань організації обліково-статистичної роботи, первинного обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду та інших питань, що стосуються судової статистики та посилено контроль за веденням діловодства в судах.
З огляду на викладене та з метою вдосконалення організації обліково-статистичної, аналітичної роботи, поліпшення якості підготовки звітів вважаємо за доцільне рекомендувати місцевим загальним судам:
Територіальному управлінню Державної судової адміністрації України в Івано-Франківській області:
_03_03.png)
