Аналітична довідка за результатами перевірки (вивчення) стану організації роботи апарату Яремчанського міського суду за 2014 та перший квартал 2015 року

 ЗАТВЕРДЖУЮ:

В.о. начальника територіального управління Державної судової адміністрації України в Івано-Франківській області

 (підпис)   І.М. Андрієчко

29 жовтня 2015 року

АНАЛІТИЧНА ДОВІДКА

за результатами перевірки

стану організації роботи апарату

Яремчанського міського суду

Івано-Франківської області за 2014 та

9 місяців 2015 року

Відповідно до статті 148, 151 Закону України «Про судоустрій та статус суддів»; Положення про територіальні управління Державної судової адміністрації України; Плану роботи територіального управління на 2015 рік, затвердженого наказом територіального управління від 26 грудня 2014 року №03-03/36; наказу територіального управління від 24 лютого 2012 року №06/2 «Про затвердження порядку, плану та складу робочої групи для проведення перевірки (вивчення) стану організації роботи апаратів місцевих загальних судів області» зі змінами; 21 жовтня 2015 року перевірено (вивчено) організацію роботи апарату Яремчанського районного суду з питань, віднесених до компетенції територіального управління робочою групою у складі: Грицяк В.В. – начальника відділу планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності; Сушка В.М. – завідувача сектору матеріально-технічного та господарського забезпечення, організації діяльності служби судових розпорядників; Подольської М.Ю. – завідувача сектору організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій; Сітко В.В. – головного спеціаліста з кадрової роботи.

Перевірка стану організації роботи апаратів місцевих загальних судів області – важливий метод організаційного забезпечення їх діяльності, має за мету виявити недоліки у роботі та причини їх походження, допомогти в розробленні заходів щодо усунення цих недоліків, оптимізувати та максимально удосконалити діяльність суду, забезпечити безперешкодний доступ громадян до судів та правосуддя.

Об’єкт дослідження – стан організації роботи апарату Яремчанського міського суду у 2014 та за 9 місяців 2015 року.

МАТЕРІАЛЬНО-ТЕХНІЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ СУДУ

В ході вивчення роботи суду проведено перевірку наступних напрямків роботи Яремчанського міського суду.

Матеріально-відповідальна особа суду

Відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та на виконання вимог Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженої наказом головного управління Державної казначейської служби України, у Яремчанському міському суді наказом від 30 жовтня 2008 року № 42-ОС «Про повну індивідуальну матеріальну відповідальність» призначено матеріально-відповідальною особою старшого секретаря суду Абрам’юк Марію Василівну (Додаток А копія наказу).

Договір про повну матеріальну відповідальність

Договір про повну матеріальну відповідальність працівника від 30 жовтня 2008 укладений між Яремчанським міським судом в особі голови суду Свириди Т. Й. та старшим секретарем суду Абрам’юк Марією Василівною, яка визначена матеріально-відповідальною особою суду (Додаток Б).

Комісія по списанню основних засобів та інших матеріальних цінностей

Щодо списання основних засобів та інших матеріальних цінностей видано наказ по Яремчанському міському суду від 26 січня 2010 року №9-ОС «Про створення комісії по списанню основних засобів та матеріальних цінностей».

Матеріальні цінності

Видача та списання матеріалів, господарських товарів, малоцінного та швидкозношуваного інвентарю проводиться згідно актів і відомостей витрат матеріалів на потреби установи з дотриманням єдиних вимог, документи знаходяться в окремій папці.

Придбані матеріальні цінності, господарські товари використанні належним чином та за призначенням.

Облік (надходження - списання) основних засобів в розрізі рахунків бухгалтерського обліку ведеться відокремлено, підсумовано обороти на початок року, по місяцях та на кінець року.

Однак документи, що відносяться до фінансово-господарської діяльності суду знаходяться разом з супровідними листами, документи потребують впорядкування.

Працівники суду достатньо забезпечені комп’ютерною технікою та звукозаписуючими пристроями.

Існує потреба в заміні котла (для енергоефективності).

Територія суду потребує заміни огородження, впорядкування заїзду для конвоювання.

Інвентаризація всіх наявних основних фондів, господарських матеріалів, малоцінного інвентарю суду проводилась станом на 01.11.2014 року. Результати інвентаризації були подані на затвердження ТУ ДСА України в Івано-Франківській області. Наявність всіх матеріальних цінностей відповідає залишкам по рахунках.

Облік особистих речей працівників

Заяви та договори відповідального зберігання суддів та працівників апарату суду скріплені підписами осіб та гербовою печаткою суду та зберігаються у номенклатурній справі, також ведеться реєстр укладених договорів відповідального зберігання. Щоквартально до територіального управління надається інформація щодо укладених договорів відповідального зберігання.

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ СУДУ З ВЕДЕННЯ СУДОВОЇ СТАТИСТИКИ, ДІЛОВОДСТВА ТА АРХІВУ СУДУ

Під час вивчення роботи Яремчанського міського суду Івано-Франківської області щодо організації роботи з ведення діловодства та обліково-статистичної роботи охоплено ряд питань, а саме:

- складання номенклатури справ суду;

- реєстрація та облік звернень громадян;

- приймання, облік і зберігання речових доказів та особистих документів у судових справах;

- ведення автоматизованої систему документообігу суду.

Під час перевірки, спеціалістами територіального управління надані відповідні роз’яснення працівникам апарату суду по всім питанням, які викликають труднощі у роботі.

Складання номенклатури справ суду

Номенклатура справ суду на 2015 рік розглядалась експертною комісією суду та затверджена головою Яремчанського міського суду 26 грудня 2014 року, погоджена протоколом засідання експертно-перевірної комісії Держархіву Івано-Франківської області від 26 грудня 2014 року. Впродовж 2014 року проведено 4 засідання експертної комісії суду, а станом на 21.10.2015 – 3. Відповідно до вимог п. 3.3.1 Інструкції «Про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду» затвердженої наказом ДСА України від 15.12.2011 року №168 до складу експертної комісії суду включено представника ЕПК (ЕК) державної архівної установи, у зоні комплектування якої перебуває суд.

Слід зазначити, що номенклатура справ в у повній мірі відображає систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві суду, оформлених у відповідному порядку, чим забезпечує формування єдиної системи справ, їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом та видом.

Реєстрація та облік звернень громадян

Відповідно до Закону України «Про звернення громадян» голова Яремчанського міського суду здійснює прийом громадян першого понеділка кожного місяця, керівник апарату суду – першого вівторка. Графік прийому затверджений наказом голови суду від 29.12.2014 року № 02-02-35 і розміщений на дошці оголошень в холі суду.

Станом на 21.10.2015 року на прийомі у голови суду зареєстровано 5 громадян, у керівника апарату – 6. В 2014 році у голови суду на прийомі зареєстровано 9 громадян, у заступника керівника апарату – 4. Письмових звернень станом на 21.10.2015 року в суді зареєстровано 11, у 2014 році – 5. На звернення громадян заведено переведення, які відповідають вимогам «Інструкції з діловодства за зверненням громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднання громадян на підприємствах, установах, організаціях незалежно від форм власності в засобах масової інформації». Відповідь на звернення надається у термін до 10 днів.

Доступ до публічної інформації про роботу Яремчанського міського суду здійснюється шляхом систематичного та оперативного оприлюднення інформації на інформаційних стендах, на офіційному веб-сайті суду. Станом на 21.10.2015 року в суді зареєстровано 5 письмових запитів на публічну інформацію, в 2014 році – 2. Відповідь на запит надано у встановлені Законом терміни.

Приймання, облік та зберігання речових доказів та особистих документів у судових справах, які надійшли до суду у 2014 році та станом на 21.10.2015 року відповідає вимогам п.п. 53, 78, 84 «Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду». Однак порушені вимоги п.46 згаданої Інструкції. При реєстрації та обліку речових доказів не порушені вимоги додатку 11 до п. 11.9, 11.11, 11.14. «Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому судді України з розгляду цивільних і кримінальних справ», затвердженої наказом ДСА України 17.12.2013 року № 173 (далі – Інструкція). В журналі зазначено фактичне місце зберігання речових доказів (у кімнаті речових доказів суду).

Ведення автоматизованої системи документообігу суду

Діловодство Яремчанського міського суду здійснюється згідно з «Положенням про автоматизовану систему документообігу суду» (далі – Положення), затвердженим Рішенням Ради суддів України від 2 квітня 2015 року № 25, погодженим Головою ДСА України від 2 квітня 2015 року № 45 та вимогами Інструкції. Автоматизовано ведеться прийом і реєстрація процесуальних документів та судових справ, передавання процесуальних документів і судових справ для розгляду, робота з судовими справами та матеріалами до їх завершення.

Усе листування, що стосується судових справ і матеріалів, зареєстрованих у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, ведеться за єдиним унікальним номером провадження. Процесуальні документи зберігаються в автоматизованій системі документообігу суду та скріплюються електронним цифровим підписом головуючого судді (судді-доповідача). В матеріалах справ на кожній сторінці процесуального документа є унікальний штрих-код, який розміщений в нижньому правому куті документа і дає можливість його ідентифікувати.

З метою реалізації подальшого впровадження інформаційних технологій Яремчанський міський суд впродовж 2014 року та станом на 21.10.2015 року здійснювались організаційні заходи, спрямовані на покращення роботи суду. Тривала робота щодо забезпечення функціонування автоматизованої системи електронного документообігу в суді.

Відповідно до Законів України «Про судоустрій і статус суддів» та «Про доступ до судових рішень» забезпечується систематичне відправлення судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень (далі – ЄДРСР) і ведеться постійний контроль за наповненням Яремчанським міським судом вказаного реєстру.

Впродовж 2014 року та станом на 21.10.2015 року відправлено всі судові рішення до ЄДРСР, які підлягали відправці.

Здійснено безперешкодний доступ суду до відомостей Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців шляхом підключення через Реєстраційний портал.

З метою створення єдиного інформаційного простору судової системи продовжується забезпечення виконання заходів щодо підключення інформаційно-телекомунікаційної системи суду до високошвидкісного каналу передачі даних.

З метою забезпечення своєчасного отримання учасниками процесу повісток, повідомлень та інших документів з розгляду судових справ, а також надсилання до суду будь-яких документів, пов’язаних з відкриттям провадження та розглядом судових справ, впроваджено проект «Електронний суд», завдяки якому сторони судового процесу мають можливість у максимально стислий термін отримувати копії усіх процесуальних документів у справі в електронному вигляді. Наразі суд може здійснювати відправку копій процесуальних документів сторонам у справі за їх замовленням.

ВЕДЕННЯ КАДРОВОЇ РОБОТИ

Ведення кадрової роботи суду відповідає вимогам чинного законодавства, а саме: наявна нормативна база з питань проходження державної служби; дотримуються вимоги щодо ведення обліку кадрів та кадрового діловодства; порядок прийняття на державну службу; наявність посадових інструкцій; формування кадрового резерву для державної служби; декларування доходів; ведення особових справ та трудових книжок суддів та працівників апарату суду тощо.

Штатний розпис

Керівництвом суду своєчасно затверджується штатний розпис суду та вносяться відповідні зміни з урахуванням вимог законодавства.

Всі штатні розписи зберігаються в керівника апарату суду.

Формування штату та заповнення вакансій

Згідно штатного розпису Яремчанського міського суду Івано-Франківської області на 2015 рік, штатна чисельність працівників становить 18 посад, з них: 3 судді та 15 працівників апарату суду.

Розподіл функціональних обов’язків та наявність посадових інструкцій

Розподіл функціональних обов’язків між працівниками апарату суду здійснюється на підставі затверджених керівником апарату суду посадових інструкцій працівників апарату суду, які визначають основні завдання та обов’язки працівників, їх підпорядкованість, права та відповідальність.

Контроль за виконанням трудової та виконавської дисципліни

Правила внутрішнього трудового розпорядку для працівників Яремчанського міського суду затверджені загальними зборами трудового колективу. Всі працівники суду ознайомлені з Правилами внутрішнього трудового розпорядку під розпис, а також з Правилами поведінки працівника суду, які є невід`ємною частиною вказаних Правил, Загальними правилами поведінки державного службовця, Правилами етичної поведінки.

Стан роботи щодо проведення щорічних оцінок та атестацій відповідно до Закону України «Про державну службу»

В лютому 2015 року на виконання постанови Кабінету Міністрів України від 28.12.2000 року № 1922 та загального порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань затвердженого наказом Головного управління державної служби України від 31.10.2003 року № 122 проведено щорічну оцінку виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань за підсумками роботи у 2014 році. За результатами проведеної оцінки виставлено підсумкові оцінки. Державні службовці ознайомлені з Порядком проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями Яремчанського міського суду покладених на них обов'язків і завдань.

Бланки щорічної оцінки державних службовців долучені до особових справ, інформацію про проведення щорічної оцінки направлено до територіального управління.

У першому кварталі 2015 року проведено роботу з декларування доходів суддями та державними службовцями, декларації про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру за 2014 рік долучені до особових справ.

Щодо ведення особових справ працівників та трудових книжок

Особові справи суддів і державних службовців суду ведуться з частковим порушенням вимог постанови Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 № 731 «Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади», зокрема до матеріалів особової справи долучаються документи, які не передбачені згаданим порядком.

Присвоєння рангів державним службовцям Яремчанського міського суду здійснюється у відповідності до Закону України «Про державну службу» та Положення Про ранги державних службовців, яке затверджене Постановою КМУ від 19.06.1996 року № 658.

Особові справи працівників апарату суду та суддів Яремчанського міського суду зареєстровані в книзі обліку руху особових справ.

Порядок ведення і зберігання трудових книжок працівників суду відповідає вимогам Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення від 29.07.1993 року № 58.

В суді реєстрація наказів ведеться відповідно до номенклатури справ, які реєструються в журналі наказів суду.

В Яремчанському міському суді складені графіки надання відпусток суддям та працівникам апарату суду, які затверджені головою суду.

ТЕХНІЧНИЙ СТАН БУДІВЛІ СУДУ, ОХОРОНА ПРИМІЩЕННЯ

Приміщення Яремчанського міського суду розташоване за адресою:
м. Яремче, вул. Довбуша, 32 у двоповерховій цегляній будівлі загальною площею – 317,5. Згідно з технічним паспортом на будівлю вона складається з цокольного приміщення та двох поверхів. Сторонні організації відсутні в будівлі суду.

Приміщення суду перебуває у державній власності на балансі ТУ ДСА України в Івано-Франківській області (свідоцтво про право власності від 16.02.2007 року). Для обслуговування будівлі суду виготовлено державний акт на земельну ділянку площею 0,151 га від 13.02.2008 року.

Технічний стан адміністративної будівлі можна охарактеризувати як задовільний.

Відповідно до Переліку вимог, що пред’являються до приміщень районних (міських) судів, затвердженого ДСА України від 15.05.2003 року та погодженого Радою суддів України від 27.06.2003 року та ДБН В 2.2-26:2010 «Будинки і споруди. Суди» приміщення Яремчанського міського суду не відповідає вищезазначеним нормам, зокрема:

-         недостатня площа приміщення, яку використовує суд (для суду у складі 3 суддів – необхідно 600 м. кв);

-         недостатня кількість залів судових засідань (в наявності – 1, а потреба – 3);

-         недостатні площі кабінетів для працівників апарату суду;

-         відсутні камери для тримання підсудних та приміщення для конвою;

-         відсутні кімнати для свідків, сторін.

Впродовж 2014-2015 років на першому поверсі проведено заміну віконних блоків на металопластикові, зроблено поточний ремонт у цокольному приміщенні та в котельній. При наявності коштів необхідно провести заміну вікон на 2 поверсі та огорожі навколо суду.

У суді є можливість визначити та облаштувати камери для підсудних та приміщення для конвою, а також окремий заїзд для конвойних автомобілів. В суді наявний окремий вхід для підсудних.

Усунути інші вказані недоліки можливо лише шляхом реконструкції з добудовою приміщення.

В холі та коридорах в будинку облаштовано інформаційний куток для громадян, куток цивільної оборони, дошку оголошень, план евакуації населення та інші корисні посилання.

Відповідно до міжнародного та національного законодавства про вільний, безперешкодний доступ до правосуддя людей з обмеженими фізичними можливостями у Яремчанському міському суді відсутній, оскільки його неможливо дообладнати.

На виконання спільного наказу ДСА та МВС України від 06.09.2004 року №1003 «Про затвердження Інструкції про порядок організації підтримання громадського порядку в суді, припинення проявів неповаги до суду, а також охорони приміщень суду» встановленні камери схову для речей, які заборонено проносити у приміщення суду. В залі судового засідання встановлено 2 тривожні кнопки, кожен суддя забезпечений брилком.

Забезпечення незалежності та безпеки суддів, працівників апарату суду, охорони приміщення суду дотримання Правил пропуску осіб до приміщень судів та на їх територію транспортних засобів, затверджених спільним наказом ДСА України та МВС України від 12.09.2005 року №102/765 в Яремчанському міському суді виконуються, а саме:

а) встановлена охоронно-пожежна сигналізація;

в) встановлена і цілодобово функціонує охоронна сигналізація Державної служби охорони;

г) забезпечується денне чергування працівників СРСМ «Грифон», працівники СРСМ «Грифон» забезпечені прямою телефонною лінією з органами внутрішніх справ;

д) при вході у суд встановлений стаціонарний метало-детектор;

е) в суді обладнано системою відео нагляду;

є) при вході встановлені камери схову для речей громадян.

ВИСНОВКИ ТА ПРОПОЗИЦІЇ:

За результатами комплексної перевірки роботи апарату Яремчанського міського суду за 2014 рік та 9місяців 2015 року з питань, що входять до компетенції територіального управління з метою усунення недоліків та вдосконалення організації роботи суду рекомендуємо:

Голові суду:

- затвердити план заходів по усуненню виявлених недоліків.

Керівнику апарату суду результати вивченої роботи обговорити на нараді працівників суду, прозвітувати на зборах суддів у відповідності до ст. 152 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» та розробити заходи по усуненню виявлених недоліків, а саме:

-                     підтримувати приміщення суду та прилеглої території в належному стані;

-                     впорядкувати документи, що відносяться до фінансово-господарської діяльності суду належним чином, листування відокремити від бухгалтерських документів;

-                     придбати господарські – будівельні товари для приведення окремих приміщень суду у відповідність до вимог законодавства (в межах коштів виділених на Яремчанський міський суд), документи направляти до територіального управління, з урахуванням вимог Постанови Кабінету Міністрів України від 01 березня 2014 року № 65 «Про економію державних коштів та недопущення витрат бюджету» зі змінами;

-                     постійно використовувати нормативно-правову базу законодавства щодо фінансово-господарської діяльності суду;

-                     здійснювати контроль за веденням діловодства суду у відповідності до Інструкції та Положення;

-                     приймання, облік та зберігання речових доказів та особистих документів у судових справах здійснювати згідно з вимогами п.46 «Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду»;

-                     ознайомити працівників з Порядком проведення перевірки достовірності відомостей щодо застосування заборон, передбачених частинами третьою і четвертою статті 1 Закону України «Про очищення влади»;

-                     в журнал обліку печаток та штампів суду вносити зміни та заповнювати відповідно до наказів про рух кадрів суду;

-                     документи в особових справах працівників апарату суду привести у відповідність до вимог порядку ведення особових справ державних службовців затвердженого Постановою КМУ № 731 від 25 серпня 1998 року та Порядку формування, ведення, обліку та зберігання особових справ суддів затвердженого Наказом Державної судової адміністрації України;

-                     дотримуватись єдиного бланку при написанні наказів суду;

-                     виділити та облаштувати кімнати для підсудних, приміщення для конвою, визначити місце в’їзду конвойних автомобілів у відповідності до вимог Інструкції про порядок конвоювання та тримання в судах підсудних (засуджених) за вимогою судових органів, затвердженої наказом Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства юстиції України, Генеральної прокуратури України, Верховного суду України, Служби безпеки України від 16.10.1996 року №705/37/5/17-398, документи направити до територіального управління;

-                     при наявності коштів здійснити заміну огорожі навколо суду та заміну вікон на другому поверсі, документи направити до територіального управління;

-                     аналітичну довідку щодо перевірки (вивчення) стану організації роботи апарату суду обговорити на оперативній нараді працівників суду і направити до територіального управління розроблений та затверджений
план заходів щодо усунення недоліків до 13 листопада 2015 року.