Аналітична довідка за результатами перевірки (вивчення) стану організації роботи апарату Тисменицького районного суду за 2014 та перший квартал 2015 року

 ЗАТВЕРДЖУЮ:

В.о. начальника територіального управління Державної судової адміністрації України в Івано-Франківській області

  (підпис)  І.М. Андрієчко

06 жовтня 2015 року

АНАЛІТИЧНА ДОВІДКА

за результатами перевірки

стану організації роботи апарату

Тисменицького районного суду

Івано-Франківської області за 2014 та

1 півріччя 2015 року

Відповідно до статті 148, 151 Закону України «Про судоустрій та статус суддів»; Положення про територіальні управління Державної судової адміністрації України; Плану роботи територіального управління на 2015 рік, затвердженого наказом територіального управління від 26 грудня 2014 року №03-03/36; наказу територіального управління від 24 лютого 2012 року №06/2 «Про затвердження порядку, плану та складу робочої групи для проведення перевірки (вивчення) стану організації роботи апаратів місцевих загальних судів області» зі змінами; 29 вересня 2015 року перевірено (вивчено) організацію роботи апарату Тисменицького районного суду з питань, віднесених до компетенції територіального управління робочою групою у складі: Грицяк В.В. – начальника відділу планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності; Сушка В.М. – завідувача сектору матеріально-технічного та господарського забезпечення, організації діяльності служби судових розпорядників; Подольської М.Ю. – завідувача сектору організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій; Сітко В.В. – головного спеціаліста з кадрової роботи; Гринечка В.В. – головного спеціаліста відділу планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності.

Перевірка стану організації роботи апаратів місцевих загальних судів області – важливий метод організаційного забезпечення їх діяльності, має за мету виявити недоліки у роботі та причини їх походження, допомогти в розробленні заходів щодо усунення цих недоліків, оптимізувати та максимально удосконалити діяльність суду, забезпечити безперешкодний доступ громадян до судів та правосуддя.

Об’єкт дослідження – стан організації роботи апарату Тисменицького районного суду у 2014 та першому півріччі 2015 року.

МАТЕРІАЛЬНО-ТЕХНІЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ СУДУ

В ході вивчення роботи суду проведено перевірку наступних напрямків роботи Тисменицького районного суду.

Матеріально-відповідальна особа суду

Відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та на виконання вимог Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженої наказом головного управління Державного казначейства України, у Тисменицькому районному суді наказом від 22 березня 2011 року № 02-4.4-7 призначено матеріально-відповідальною особою консультанта суду Трача В. В. (Додаток А копія наказу). За результатами перевірки встановлено, що матеріально-відповідально особа суду, Трач В. В. на належному рівні сумлінно виконує поставлені на нього обов’язки матеріально-відповідальної особи.

Договір про повну матеріальну відповідальність

Договори про повну матеріальну відповідальність працівника укладені між Тисменицьким районним судом Івано-Франківської області в особі голови суду, Дузінкевича І. М. та консультантом суду Трачом В. В., який визначений матеріально-відповідальною особою суду відповідно до наказу суду. (Додаток Б копія договору).

Комісія по списанню основних засобів та інших матеріальних цінностей

Щодо списання основних засобів та інших матеріальних цінностей заступником керівника апарату Тисменицького районного суду 12 вересня 2012 року видано наказ № 02-4.4-25 «Про створення постійно діючої комісії, по списанню основних засобів та матеріальних цінностей». (Додаток В копія наказу).

Матеріальні цінності

Видача та списання матеріалів, господарських товарів, малоцінного та швидкозношуваного інвентарю проводиться згідно актів і відомостей витрат матеріалів на потреби установи з дотриманням єдиних вимог. Документи знаходяться в окремій папці.

Придбані матеріальні цінності, господарські товари використанні належним чином за призначенням.

Облік (надходження - списання) основних засобів в розрізі рахунків бухгалтерського обліку ведеться відокремлено, підсумовано обороти на початок року, по місяцях та на кінець року В суді ведеться Журнал обліку основних засобів.

Інвентаризація всіх наявних основних фондів, господарських матеріалів, малоцінного інвентарю суду проводилась станом на 01.11.2014 року. Результати інвентаризації були подані на затвердження ТУ ДСА України в Івано-Франківській області. Наявність всіх матеріальних цінностей відповідає залишкам по рахунках.

На момент проведення вивчення роботи суду встановлено, що інвентарні номери присутні на всіх основних засобах.

Друкована продукція (марки поштові)

Облік надходження та витрат маркованої продукції в суді здійснюється відповідальною особою за реєстрацію вихідної кореспонденції –
Козінчук Н. О. Марки та марковані конверти зберігаються в сейфі в керівника апарату суду. Накладні та акти списання поштових витрат знаходяться в окремій папці. Додатково слід відзначити те, що робота відповідального працівника за ведення вихідної кореспонденції поставлена на високому рівні, сумлінно та своєчасно формуються звіти по використанню знаків поштової кореспонденції.

Облік особистих речей працівників

Облік особистих речей працівників апарату суду здійснюється відповідно до номенклатури справ Тисменицького районного суду на 2015 рік.

Заяви та договори відповідального зберігання суддів та працівників апарату суду підписані, скріплені підписами осіб та гербовою печаткою суду і зберігаються в окремих папках. Ведеться реєстр укладених договорів відповідального зберігання. Щоквартально до територіального управління надається інформація щодо укладених договорів відповідального зберігання. Також, в ході вивчення роботи суду, встановлено, що всі особисті речі, на які укладено договори відповідального зберігання підписані відповідним чином.

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ СУДУ З ВЕДЕННЯ СУДОВОЇ СТАТИСТИКИ, ДІЛОВОДСТВА ТА АРХІВУ СУДУ

Під час вивчення роботи апарату Тисменицького районного суду щодо організації роботи з ведення діловодства та обліково-статистичної роботи охоплено ряд питань, а саме:

- складання номенклатури справ суду;

- реєстрація та облік звернень громадян;

- приймання, облік і зберігання речових доказів та особистих документів у судових справах;

- фіксування судового процесу;

- ведення автоматизованої систему документообігу суду;

Під час перевірки, спеціалістами територіального управління надані відповідні роз’яснення працівникам апарату суду по всім питанням, які викликають труднощі у роботі.

Складання номенклатури справ суду

Номенклатура справ суду на 2015 рік розглядалась експертною комісією суду, затверджена головою суду 02 грудня 2014 року, погоджена протоколом засідання експертно-перевірної комісії Держархіву Івано-Франківської області від 18 грудня 2014 року. Впродовж 2014 року проведено 2 засідання експертної комісії суду, станом на 29.09.2015 року – також 2 засідання. До складу експертної комісії суду включено представника ЕПК (ЕК) державної архівної установи, у зоні комплектування якої перебуває відповідний суд, що відповідає вимогам п.3.3.1 Інструкції «Про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду» затвердженої наказом ДСА України від 15.12.2011 року №168.

Слід зазначити, що номенклатура справ у повній мірі відображає систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві суду, оформлених у відповідному порядку, чим забезпечує формування єдиної системи справ, їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом та видом.

Реєстрація та облік звернень громадян

Відповідно до Закону України «Про звернення громадян» голова Тисменицького районного суду здійснює прийом громадян першу і останню середу місяця, керівник апарату суду – останній четвер місяця. Графік прийому громадян затверджений наказом голови суду і розміщений на дошці оголошень в приміщенні суду.

Станом на 29.09.2015 року на прийомі у голови суду зареєстровано 2 громадян, у керівника апарату суду – 1; у 2014 році – 1 та – 0 відповідно. Станом на 29.09.2015 року в суді зареєстровано 2 письмових звернень, у 2014 році – 2. На звернення громадян заведено переведення та картка реєстрації, яка відповідає вимогам «Інструкції з діловодства за зверненням громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднання громадян на підприємствах, установах, організаціях незалежно від форм власності в засобах масової інформації». Відповідь на звернення надається у термін до 5 днів.

Доступ до публічної інформації про роботу Тисменицького районного суду забезпечується шляхом систематичного та оперативного оприлюднення інформації на інформаційних стендах, на офіційному веб-сайті суду, гласності судових засідань та у вигляді надання інформації за запитами на інформацію. На момент перевірки в суді зареєстровано 5 письмових запити на публічну інформацію, у 2014 році – 4. Відповідь на запити надано вчасно, у встановлені Законом терміни.

Приймання, облік та зберігання речових доказів та особистих документів у судових справах, які надійшли до суду у 2014 році та станом на 29.09.2015 року відповідає вимогам п.п.46, 53, 78, 84 «Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду». При реєстрації та обліку речових доказів не порушені вимоги додатку 11 до п. 11.9, 11.11,11.14. «Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому судді України з розгляду цивільних і кримінальних справ», затвердженої наказом ДСА України 17.12.2013 року № 173 (далі – Інструкція). В журналі зазначено фактичне місце зберігання речових доказів (у сейфі суду).

Фіксування судового процесу

Відповідно до пункту 8 частини першої статті 146, частини п’ятої статті 147 Закону України «Про судоустрій і статус судів» та з метою встановлення єдиного порядку роботи з технічними засобами фіксування судового процесу (судового засідання), затверджено «Інструкцію про порядок роботи з технічними засобами  фіксування судового процесу». Тисменицьким районним судом виконуються всі необхідні вимоги щодо ведення робочої копії фонограми, архівної копії фонограми,  журналу  обліку видачі та повернення компакт-дисків, журналу обліку видачі копій фонограм учасникам судового засідання та інше.

Ведення автоматизованої системи документообігу суду

Діловодство Тисменицького районного суду здійснюється згідно з «Положенням про автоматизовану систему документообігу суду» (далі – Положення), та вимогами Інструкції.

Автоматизовано ведеться прийом, реєстрація, передавання для розгляду процесуальних документів та судових справ, робота з судовими справами та матеріалами до їх завершення.

Усе листування, що стосується судових справ і матеріалів, зареєстрованих у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, ведеться за єдиним унікальним номером провадження. Процесуальні документи зберігаються в автоматизованій системі документообігу суду та скріплюються електронним цифровим підписом головуючого судді (судді-доповідача). В матеріалах справ на кожній сторінці процесуального документа є унікальний штрих-код, який розміщений в нижньому правому куті документа і дає можливість його ідентифікувати.

З метою реалізації подальшого впровадження інформаційних технологій Тисменицьким районним судом впродовж 2014 року та станом на 29.09.2015 року здійснювались організаційні заходи, спрямовані на покращення роботи суду. Тривала робота щодо забезпечення функціонування автоматизованої системи електронного документообігу в суді.

Відповідно до Законів України «Про судоустрій і статус суддів» та «Про доступ до судових рішень» забезпечується систематичне відправлення судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень (далі – ЄДРСР) і ведеться постійний контроль за наповненням Тисменицьким районним судом вказаного реєстру.

Впродовж 2014 року та станом на 29.09.2015 року відправлено всі судові рішення до ЄДРСР, які підлягали відправці.

Забезпечено безперешкодний доступ суду до відомостей Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців шляхом підключення через Реєстраційний портал.

З метою створення єдиного інформаційного простору судової системи продовжується забезпечення виконання заходів щодо підключення інформаційно-телекомунікаційної системи суду до високошвидкісного каналу передачі даних.

З метою забезпечення своєчасного отримання учасниками процесу повісток, повідомлень та інших документів з розгляду судових справ, а також надсилання до суду будь-яких документів, пов’язаних з відкриттям провадження та розглядом судових справ, впроваджено проект «Електронний суд», завдяки якому сторони судового процесу мають можливість у максимально стислий термін отримувати копії усіх процесуальних документів у справі в електронному вигляді. Наразі суд може здійснювати відправку копій процесуальних документів сторонам у справі за їх замовленням.

ВЕДЕННЯ КАДРОВОЇ РОБОТИ

Ведення кадрової роботи суду відповідає вимогам чинного законодавства, а саме: наявність нормативної бази з питань проходження державної служби; дотримуються вимоги щодо ведення обліку кадрів та кадрового діловодства; порядок прийняття на державну службу; наявність посадових інструкцій; формування кадрового резерву для державної служби; декларування доходів; ведення особових справ та трудових книжок суддів та працівників апарату суду, тощо.

Штатний розпис

Керівництвом суду своєчасно затверджується штатний розпис суду та вносяться відповідні зміни з урахуванням вимог законодавства.

Всі штатні розписи зберігаються в керівника апарату суду.

Формування штату та заповнення вакансій

Згідно штатного розпису Тисменицького районного суду Івано-Франківської області на 2015 рік, штатна чисельність працівників становить 22 посади, з них: 4 судді та 18 працівників апарату суду.

Розподіл функціональних обов’язків та наявність посадових інструкцій

Розподіл функціональних обов’язків між працівниками апарату суду здійснюється на підставі затверджених керівником апарату посадових інструкцій працівників апарату суду, які визначають основні завдання та обов’язки, їх підпорядкованість, права та відповідальність.

Контроль за виконанням трудової та виконавської дисципліни

Правила внутрішнього трудового розпорядку для працівників Тисменицького районного суду затверджені загальними зборами трудового колективу. Всі працівники суду ознайомлені з Правилами внутрішнього трудового розпорядку під розпис, а також з Правилами поведінки працівника суду, які є невід`ємною частиною вказаних Правил, Загальними правилами поведінки державного службовця, Правилами етичної поведінки.

Стан роботи щодо проведення щорічних оцінок та атестацій відповідно до Закону України «Про державну службу»

В лютому 2015 року на виконання постанови Кабінету Міністрів України від 28.12.2000 року № 1922 та Загального порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань, затвердженого наказом головного управління Державної служби України від 31.10.2003 року № 122 проведено щорічну оцінку виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань за підсумками роботи у 2014 році. За результатами проведеної оцінки виставлено підсумкові оцінки. Державні службовці ознайомлені з Порядком проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями Тисменицького районного суду покладених на них обов'язків і завдань.

Бланки щорічної оцінки державних службовців долучені до особових справ. Інформацію про проведення щорічної оцінки направлено до територіального управління.

У першому кварталі 2015 року проведено роботу з декларування доходів суддями та державними службовцями. Декларації про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру за 2014 рік долучені до особових справ.

Щодо ведення особових справ працівників та трудових книжок

Особові справи суддів і державних службовців суду ведуться згідно вимог постанови Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 № 731 «Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади» із змінами і доповненнями.

У всіх особових справах відображаються облікові дані про працівників і своєчасно долучаються відповідні довідки, сертифікати, грамоти, подяки, тощо.

Присвоєння рангів державним службовцям Тисменицького районного суду здійснюється у відповідності до Закону України «Про державну службу» та Положення Про ранги державних службовців, затвердженого Постановою КМУ від 19.06.1996 року № 658.

Особові справи працівників апарату суду та суддів зареєстровані в книзі обліку руху особових справ.

Порядок ведення і зберігання трудових книжок працівників суду відповідає вимогам Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення від 29.07.1993 року № 58.

В суді реєстрація наказів ведеться відповідно до номенклатури справ. Для кожної категорії наказів заведено окремий журнал реєстрації.

В Тисменицькому районному суді складені графіки надання відпусток суддям та працівникам апарату суду, які затверджені головою суду.

ТЕХНІЧНИЙ СТАН БУДІВЛІ СУДУ, ОХОРОНА ПРИМІЩЕННЯ

Приміщення Тисменицького районного суду розташоване за адресою: м. Івано-Франківськ, вул. Незалежності, 150 у трьохповерховій цегляній будівлі загальною площею – 755,1 м. кв., площа приміщення, яку займає – 384,1 м. кв., площа підвалу 63,3 м. кв.

Приміщення Тисменицького районного суду перебуває у державній власності на балансі УМВС України в Івано-Франківській області (свідоцтво про право власності від 07.11.2007).

Технічний стан адміністративної будівлі можна охарактеризувати як незадовільний. Кабінети у приміщенні потребують проведення ремонтів, у зв’язку з грибком, пліснявою на стелі і стінах, сирістю у підвалі, де розташовано архів. Впродовж останніх двох років у більшості кабінетів здійснено заміну вікон. Незважаючи на брак вільного місця приведено у порядок архів суду.

Відповідно до Переліку вимог, що пред’являються до приміщень районних (міських) судів, затвердженого ДСА України від 15.05.2003 року та погодженого Радою суддів України від 27.06.2003 року та ДБН В 2.2-26:2010 «Будинки і споруди. Суди» приміщення Тисменицького районного суду не відповідає вищезазначеним нормам, зокрема:

-         недостатня площа приміщення, яку використовує суд (для суду у складі 4 судді – необхідно 800 м. кв);

-         недостатня кількість залів судових засідань (в наявності – 1, а потреба – 3);

-         відсутні нарадчі кімнати, які примикають до залів судових засідань
(потреба – 3);

-         недостатні площі кабінетів для працівників апарату суду;

-         відсутні камери для тримання підсудних та приміщення для конвою;

-         відсутні кімнати для свідків, сторін;

-         ін.

Однак, усунути вказані недоліки можливо лише шляхом забезпечення суду іншим належним приміщенням.

В холі та коридорах на трьох поверхах облаштовано інформаційний куток для громадян, куток цивільної оборони, дошку оголошень, план евакуації населення та інші корисні посилання.

Відповідно до міжнародного та національного законодавства про вільний, безперешкодний доступ до правосуддя людей з обмеженими фізичними можливостями у Тисменицькому районному суді у 2014 році встановлена кнопка виклику при вході у суд. Є необхідність у встановленні пандусів.

На виконання спільного наказу ДСА та МВС України від 06.09.2004 року №1003 «Про затвердження Інструкції про порядок організації підтримання громадського порядку в суді, припинення проявів неповаги до суду, а також охорони приміщень суду»  впродовж 2014 – 2015 років встановленні камери схову для речей, які заборонено проносити у приміщення суду. В залі судового засідання та кабінетах суддів встановлено 6 тривожних кнопок (брилків).

До суду відсутній окремий вхід для підсудних та заїзд для конвойних автомобілів.

Забезпечення незалежності та безпеки суддів, працівників апарату суду, охорони приміщення суду дотримання Правил пропуску осіб до приміщень судів та на їх територію транспортних засобів, затверджених спільним наказом ДСА України та МВС України від 12.09.2005 року №102/765 в Тисменицькому районному суді частково виконуються, а саме:

а) встановлена охоронно-пожежна сигналізація;

в) встановлена і цілодобово функціонує охоронна сигналізація Державної служби охорони;

г) забезпечується денне чергування працівників СРСМ «Грифон», працівники СРСМ «Грифон» забезпечені прямою телефонною лінією з органами внутрішніх справ;

д) при вході у суд встановлений стаціонарний метало-детектор.

ВИСНОВКИ ТА ПРОПОЗИЦІЇ:

За результатами комплексної перевірки роботи апарату Тисменицького районного суду за 2014 рік та 1 півріччя 2015 року з питань, що входять до компетенції територіального управління з метою усунення недоліків та вдосконалення організації роботи суду рекомендуємо:

Голові суду:

- затвердити план заходів по усуненню виявлених недоліків.

Керівнику апарату суду результати вивченої роботи обговорити на нараді працівників суду, прозвітувати на зборах суддів у відповідності до п. 2 ст. 149 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» та розробити заходи по усуненню виявлених недоліків, а саме:

-                     підтримувати приміщення суду та прилеглої території в належному стані;

-                     придбати господарські – будівельні товари для приведення окремих приміщень суду у відповідність до вимог законодавства (в межах коштів виділених на Тисменицький районний суд), документи направляти до територіального управління, з урахуванням вимог Постанови Кабінету Міністрів України від 01 березня 2014 року № 65 «Про економію державних коштів та недопущення витрат бюджету» зі змінами;

-                     постійно використовувати нормативно-правову базу законодавства щодо фінансово-господарської діяльності суду;

-                     здійснювати контроль за веденням діловодства суду у відповідності до Інструкції та Положення;

-                     ознайомити працівників з Порядком проведення перевірки достовірності відомостей щодо застосування заборон, передбачених частинами третьою і четвертою статті 1 Закону України «Про очищення влади»;

-                     аналітичну довідку щодо перевірки (вивчення) стану організації роботи апарату суду обговорити на оперативній нараді працівників суду і направити до територіального управління розроблений та затверджений
план заходів щодо усунення недоліків до 16 жовтня 2015 року.