Аналітична довідка за результатами перевірки (вивчення) стану організації роботи апарату Снятинського районного суду за 2014 та перший квартал 2015 року

 ЗАТВЕРДЖУЮ:

В.о. начальника територіального управління Державної судової адміністрації України в Івано-Франківській області

  (підпис)  І.М. Андрієчко

30 вересня 2015 року

АНАЛІТИЧНА ДОВІДКА

за результатами перевірки

стану організації роботи апарату

Снятинського районного суду

Івано-Франківської області за 2014 та

1 півріччя 2015 року

Відповідно до статті 148, 151 Закону України «Про судоустрій та статус суддів»; Положення про територіальні управління Державної судової адміністрації України, затвердженого наказом Державної судової адміністрації України від 05 квітня 2011 року №82; Плану роботи територіального управління на 2015 рік, затвердженого наказом територіального управління від 26 грудня 2014 року №03-03/36; наказу територіального управління від 24 лютого 2012 року №06/2 «Про затвердження порядку, плану та складу робочої групи для проведення перевірки (вивчення) стану організації роботи апаратів місцевих загальних судів області» зі змінами; 22 вересня 2015 року перевірено (вивчено) організацію роботи апарату Снятинського районного суду з питань, віднесених до компетенції територіального управління робочою групою у складі: Грицяк В.В. – начальника відділу планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності; Сушка В.М. – завідувача сектору матеріально-технічного та господарського забезпечення, організації діяльності служби судових розпорядників; Подольської М.Ю. – завідувача сектору організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій; Сітко В.В. – головного спеціаліста з кадрової роботи; Гринечка В.В. – головного спеціаліста відділу планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності.

Перевірка стану організації роботи апаратів місцевих загальних судів області – важливий метод організаційного забезпечення їх діяльності, має за мету виявити недоліки у роботі та причини їх походження, допомогти в розробленні заходів щодо усунення цих недоліків, оптимізувати та максимально удосконалити діяльність суду, забезпечити безперешкодний доступ громадян до судів та правосуддя.

Об’єкт дослідження – стан організації роботи апарату Снятинського районного суду у 2014 та першому півріччі 2015 року.

МАТЕРІАЛЬНО-ТЕХНІЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ СУДУ

В ході вивчення роботи суду проведено перевірку наступних напрямків роботи Снятинського районного суду.

Матеріально-відповідальна особа суду

Відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та на виконання вимог Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженої наказом головного управління Державної казначейської служби України, наказом від 04 жовтня 2012 року № 98 матеріально-відповідальними особами у Снятинському районному суді визначено заступника керівника апарату суду Іванійчук І. І. та головного спеціаліста з інформаційних технологій Семотюка П. М. (додаток А копія наказу).

Договір про повну матеріальну відповідальність

Договори про повну матеріальну відповідальність працівників укладені між Снятинським районним судом області в особі голови суду
Боднарука М. В. та заступником керівника апарату суду Іванійчук І. І., головним спеціалістом з комп’ютерних технологій Семотюком П. М., які визначені матеріально-відповідальними  особами суду відповідно до наказу суду (додаток Б, В копії договорів).

Комісія по списанню основних засобів та інших матеріальних цінностей

Щодо списання основних засобів та інших матеріальних цінностей керівником апарату Снятинського районного суду 04 жовтня 2012 року видано наказ № 99 «Про створення постійно діючої комісії, щодо списання матеріальних цінностей та основних засобів» зі змінами від 13.01.2015 року № 02-02/07 (додатки Г, Д копії наказів).

Матеріальні цінності

Видача та списання матеріалів, господарських товарів, малоцінного та швидкозношуваного інвентарю проводиться згідно актів і відомостей витрат матеріалів на потреби установи. В актах на списання не заповнені всі графи.

Придбані матеріальні цінності, господарські товари використанні належним чином та за призначенням.

Облік (надходження – списання) основних засобів в розрізі рахунків бухгалтерського обліку ведеться відокремлено, підсумовано обороти на початок року, по місяцях та на кінець року. В суді ведеться Журнал обліку основних засобів в електронному варіанті, також роздруковується щоквартально. Журнал за 2014 рік підшитий в окремій папці.

Інвентаризація всіх наявних основних фондів, господарських матеріалів, малоцінного інвентарю суду проводилась станом на 01.11.2014 року. Результати інвентаризації були подані на затвердження ТУ ДСА України в Івано-Франківській області. Наявність всіх матеріальних цінностей відповідає залишкам по рахунках.

Однак, під час проведення перевірки, встановлено, що інвентарні номери присутні не на всіх основних засобах. Також в суді обліковуються застарілі матеріальні цінності, які непридатні для експлуатації та підлягають списанню.

Для підтримання приміщення суду в належному стані є потреба в перекритті даху, оскільки при наявності дощових та снігових опадів має місце протікання. Електропроводка в суді потребує ремонту.

Друкована продукція (марки поштові)

Облік надходження та витрат маркованої продукції в суді здійснюється відповідальною особою за реєстрацію вихідної кореспонденції суду, марки та марковані конверти зберігаються в сейфі в керівника апарату суду. Накладні та акти списання поштових витрат знаходяться в окремій папці.

Облік особистих речей працівників

Облік особистих речей працівників апарату суду здійснюється відповідно до укладених договорів відповідального зберігання.

Заяви та договори відповідального зберігання суддів та працівників апарату суду підписані, скріплені підписами осіб, гербовою печаткою суду та зберігаються у окремій папці. Проте не ведеться реєстр укладених договорів відповідального зберігання.

Щоквартально до територіального управління надається інформація щодо укладених договорів відповідального зберігання.

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ СУДУ З ВЕДЕННЯ СУДОВОЇ СТАТИСТИКИ, ДІЛОВОДСТВА ТА АРХІВУ СУДУ

Під час вивчення роботи Снятинського районного суду щодо організації роботи з ведення діловодства та обліково-статистичної роботи охоплено ряд питань, а саме:

- складання номенклатури справ суду;

- реєстрація та облік звернень громадян;

- приймання, облік і зберігання речових доказів та особистих документів у судових справах;

- ведення автоматизованої систему документообігу суду;

Під час перевірки, спеціалістами територіального управління надані відповідні роз’яснення працівникам апарату суду по всім питанням, які викликають труднощі у роботі.

Складання номенклатури справ суду

Номенклатура справ суду на 2015 рік розглядалась експертною комісією суду та затверджена головою Снятинського районного суду 15 грудня 2014 року, погоджена протоколом засідання експертно-перевірної комісії Держархіву Івано-Франківської області від 30 січня 2015 року. Впродовж 2014 року проведено 4 засідання експертної комісії, а станом на 22.09.2015 – 3. Відповідно до вимог п. 3.3.1 Інструкції «Про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду» затвердженої наказом ДСА України від 15.12.2011 року №168 до складу експертної комісії суду включено представника ЕПК (ЕК) державної архівної установи, у зоні комплектування якої перебуває суд.

Слід зазначити, що номенклатура справ в у повній мірі відображає систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві суду, оформлених у відповідному порядку, чим забезпечує формування єдиної системи справ, їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом та видом.

Реєстрація та облік звернень громадян

Відповідно до Закону України «Про звернення громадян» голова Снятинського районного суду здійснює прийом громадян кожного понеділка, керівник апарату суду – кожного вівторка. Графік прийому затверджений наказом голови суду від 01.11.2011 року № 94 і розміщений на дошці оголошень в холі суду.

Станом на 22.09.2015 року на прийомі у голови суду зареєстровано 8 громадян, у керівника апарату – 2. У 2014 році звернень громадян не зареєстровано.

Доступ до публічної інформації про роботу Снятинського районного суду здійснюється шляхом систематичного та оперативного оприлюднення інформації на інформаційних стендах, на офіційному веб-сайті суду в мережі Інтернет. Станом на 22.09.2015 року в суді зареєстровано 3 письмових запити на публічну інформацію. Відповідь на запит надано у встановлені Законом терміни.

Приймання, облік та зберігання речових доказів та особистих документів у судових справах, які надійшли до суду в 2014 році та станом на 22.09.2015 року відповідає вимогам п. п. 46, 53, 78, 84 «Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду» (далі – Інструкція про речові докази). При реєстрації та обліку речових доказів не порушені вимоги додатку 11 до
п. 11.9, 11.11, 11.14. «Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому судді України з розгляду цивільних і кримінальних справ», затвердженої наказом ДСА України 17.12.2013 року № 173 (далі – Інструкція). В журналі зазначено фактичне місце зберігання речових доказів.

Ведення автоматизованої системи документообігу суду

Діловодство Снятинського районного суду здійснюється згідно з «Положенням про автоматизовану систему документообігу суду» (далі – Положення), затвердженим Рішенням Ради суддів України від 2 квітня 2015 року № 25, погодженим Головою ДСА України від 2 квітня 2015 року № 45 та вимогами Інструкції. Автоматизовано ведеться прийом і реєстрація процесуальних документів та судових справ, передавання процесуальних документів і судових справ для розгляду, робота з судовими справами та матеріалами до їх завершення.

Усе листування, що стосується судових справ і матеріалів, зареєстрованих у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, ведеться за єдиним унікальним номером провадження. Процесуальні документи зберігаються в автоматизованій системі документообігу суду та скріплюються електронним цифровим підписом головуючого судді (судді-доповідача). В матеріалах справ на кожній сторінці процесуального документа є унікальний штрих-код, який розміщений в нижньому правому куті документа і дає можливість його ідентифікувати.

Відповідно до Законів України «Про судоустрій і статус суддів» та «Про доступ до судових рішень» забезпечується систематичне відправлення судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень (далі – ЄДРСР) і ведеться постійний контроль за наповненням вказаного реєстру.

Впродовж 2014 року та станом на 22.09.2015 року відправлено всі судові рішення до ЄДРСР, які підлягали відправці.

Здійснено безперешкодний доступ суду до відомостей Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців шляхом підключення через Реєстраційний портал.

З метою створення єдиного інформаційного простору судової системи продовжується забезпечення виконання заходів щодо підключення інформаційно-телекомунікаційної системи суду до високошвидкісного каналу передачі даних.

З метою забезпечення своєчасного отримання учасниками процесу повісток, повідомлень та інших документів з розгляду судових справ, а також надсилання до суду будь-яких документів, пов’язаних з відкриттям провадження та розглядом судових справ, впроваджено проект «Електронний суд», завдяки якому сторони судового процесу мають можливість у максимально стислий термін отримувати копії усіх процесуальних документів у справі в електронному вигляді. Наразі суд може здійснювати відправку копій процесуальних документів сторонам у справі за їх замовленням.

ВЕДЕННЯ КАДРОВОЇ РОБОТИ

Ведення кадрової роботи суду відповідає вимогам чинного законодавства, а саме є наявна нормативна база з питань проходження державної служби; дотримуються вимоги щодо ведення обліку кадрів та кадрового діловодства; порядок прийняття на державну службу; наявність посадових інструкцій; формування кадрового резерву для державної служби; декларування доходів; ведення особових справ та трудових книжок суддів та працівників апарату суду тощо.

Штатний розпис

Керівництвом суду своєчасно затверджується штатний розпис суду та вносяться відповідні зміни з урахуванням вимог законодавства.

Всі штатні розписи зберігаються в керівника апарату суду.

Формування штату та заповнення вакансій

Згідно штатного розпису Снятинського районного суду Івано-Франківської області на 2015 рік, штатна чисельність працівників суду становить 24 посади, з них: 4 судді та 20 працівників апарату суду.

Розподіл функціональних обов’язків та наявність посадових інструкцій

Розподіл функціональних обов’язків між працівниками апарату суду здійснюється на підставі затверджених керівником апарату суду посадових інструкцій, які визначають основні завдання та обов’язки працівників, їх підпорядкованість, права та відповідальність.

Контроль за виконанням трудової та виконавської дисципліни

Правила внутрішнього трудового розпорядку для працівників Снятинського районного суду затверджені загальними зборами трудового колективу. Всі працівники суду ознайомлені з Правилами внутрішнього трудового розпорядку під розпис, а також з Правилами поведінки працівника суду, які є невід`ємною частиною вказаних Правил, Загальними правилами поведінки державного службовця, Правилами етичної поведінки.

Стан роботи щодо проведення щорічних оцінок та атестацій відповідно до Закону України «Про державну службу»

В лютому 2015 року на виконання постанови Кабінету Міністрів України від 28.12.2000 року № 1922 та загального порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань затвердженого наказом Головного управління державної служби України від 31.10.2003 року № 122 проведено щорічну оцінку виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань за підсумками роботи у 2014 році. За результатами проведеної оцінки виставлено підсумкові оцінки. Державні службовці ознайомлені з Порядком проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями Снятинського районного суду Івано-Франківської області покладених на них обов'язків і завдань.

Бланки щорічної оцінки державних службовців долучені до особових справ, інформацію про проведення щорічної оцінки направлено до територіального управління.

У першому кварталі 2015 року проведено роботу з декларування доходів суддями та державними службовцями., декларації про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру за 2014 рік долучені до особових справ.

Щодо ведення особових справ працівників та трудових книжок

Особові справи суддів і працівників апарату суду ведуться згідно вимог постанови Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 № 731 «Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади» із змінами і доповненнями.

Присвоєння рангів державним службовцям Снятинського районного суду здійснюється у відповідності до Закону України «Про державну службу» та Положення Про ранги державних службовців, яке затверджене Постановою КМУ від 19.06.1996 року № 658.

Особові справи працівників апарату суду та суддів зареєстровані в книзі обліку руху особових справ.

В суді реєстрація наказів ведеться відповідно до номенклатури справ, для кожної категорії наказів заведено один журнал реєстрації.

В Снятинському районному суді складені графіки надання відпусток суддям та працівникам апарату суду, які затверджені головою суду.

ТЕХНІЧНИЙ СТАН БУДІВЛІ СУДУ, ОХОРОНА ПРИМІЩЕННЯ

Снятинський районний суд розташований за адресою: м. Снятин, вул. Січових Стрільців, 56 в двохповерховій цегляній будівлі. Технічний стан адміністративної будівлі можна охарактеризувати як задовільний. Проте на даний час необхідно здійснити заміну перекриття даху та поточні ремонти у приміщеннях з зв’язку з грибком, пліснявою на стелі і стінах.

Приміщення Снятинського районного суду перебуває у державній власності на балансі ТУ ДСА України в Івано-Франківській області (свідоцтво про право власності від 31.12.2014 серія СТА 023608).

Відповідно до Переліку вимог, що пред’являються до приміщень районних (міських) судів, затвердженого ДСА України від 15.05.2003 року та погодженого Радою суддів України від 27.06.2003 року та ДБН В 2.2-26:2010 «Будинки і споруди. Суди» приміщення Снятинського районного суду в більшій мірі відповідає вищезазначеним нормам.

Загальна площа суду становить 832, 4 м. кв. В суді є 3 зали судових засідань, які облаштовані державною символікою, всі судді забезпечені належними кабінетами (4 кабінети). Працівники апарату мають достатню кількість кабінетів і робочих місць для забезпечення виконання належної і якісної роботи суду.

В холі та коридорах на першому і другому поверхах облаштовано інформаційний куток для громадян, куток цивільної оборони, дошку оголошень, план евакуації населення та інші корисні посилання.

Відповідно до міжнародного та національного законодавства про вільний, безперешкодний доступ до правосуддя людей з обмеженими фізичними можливостями у Снятинському районному встановлена кнопка виклику при вході у суд. Є необхідність у встановленні пандусів.

На виконання спільного наказу ДСА та МВС України від 06.09.2004 року №1003 «Про затвердження Інструкції про порядок організації підтримання громадського порядку в суді, припинення проявів неповаги до суду, а також охорони приміщень суду» встановленні камери схову для речей, які заборонено проносити у приміщення суду. В залах судових засідань та кабінетах суддів встановлено 7 тривожних кнопок. Всі вікна будівлі загратовані.

Відповідно до Інструкції про порядок конвоювання та тримання в судах підсудних (засуджених) за вимогою судових органів, затвердженої наказом Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства юстиції України, Генеральної прокуратури України, Верховного суду України, Служби безпеки України від 16.10.1996 року №705/37/5/17-398 у приміщенні Снятинського районного суду є 2 камери для тримання підсудних та приміщення для конвою. Ці приміщення знаходяться у незадовільному стані та потребують проведення ремонтів. В суді наявні окремий вхід для підсудних та заїзд для конвойних автомобілів.

Забезпечення незалежності та безпеки суддів, працівників апарату суду, охорони приміщення суду дотримання Правил пропуску осіб до приміщень судів та на їх територію транспортних засобів, затверджених спільним наказом ДСА України та МВС України від 12.09.2005 року №102/765 в Снятинському районному суді поставлено на належному рівні, а саме:

а) встановлена охоронно-пожежна сигналізація;

б) встановлено систему відео нагляду;

в) встановлена і цілодобово функціонує охоронна сигналізація Державної служби охорони;

г) забезпечується денне чергування працівників СРСМ «Грифон», працівники СРСМ «Грифон» забезпечені прямою телефонною лінією з органами внутрішніх справ;

д) при вході у суд встановлений стаціонарний метало-детектор.

ВИСНОВКИ ТА ПРОПОЗИЦІЇ:

За результатами комплексної перевірки роботи апарату Снятинського районного суду за 2014 рік та 1 півріччя 2015 року з питань, що входять до компетенції територіального управління з метою усунення недоліків та вдосконалення організації роботи суду рекомендуємо:

Голові суду:

- затвердити план заходів по усуненню виявлених недоліків.

Керівнику апарату суду результати вивченої роботи обговорити на нараді працівників суду, прозвітувати на зборах суддів у відповідності до п. 2 ст. 149 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» та розробити заходи по усуненню виявлених недоліків, а саме:

-                     підтримувати приміщення суду та прилеглої території в належному стані;

-                     придбати господарські – будівельні товари для приведення окремих приміщень суду у відповідність до вимог законодавства (в межах коштів виділених на Снятинський районний суд), документи направляти до територіального управління, з урахуванням вимог Постанови Кабінету Міністрів України від 01 березня 2014 року № 65 «Про економію державних коштів та недопущення витрат бюджету» зі змінами;

-                     присвоїти інвентарні номери всім основним засобам;

-                     більш ретельно та обгрунтовано підходити до планування потреб установи;

-                     постійно використовувати нормативно-правову базу законодавства щодо фінансово-господарської діяльності суду;

-                     впорядкувати документи, що відносяться до фінансово-господарської діяльності суду належним чином, листування відокремити від бухгалтерських документів, в актах на списання заповнювати всі графи, вести реєстр договорів відповідального зберігання, списання матеріальних цінностей проводити відповідно до чинного законодавства;

-                     здійснювати контроль за веденням діловодства суду у відповідності до Інструкції та Положення;

-                     ознайомити працівників з Порядком проведення перевірки достовірності відомостей щодо застосування заборон, передбачених частинами третьою і четвертою статті 1 Закону України «Про очищення влади»;

-                     привести у відповідність трудові книжки працівників суду згідно вимог Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення від 29.07.1993 р. № 58;

-                     в журналі обліку печаток та штампів суду вносити зміни та заповнювати відповідно до наказів про рух кадрів суду;

-                     постійно вносити записи в особові картки працівників апарату суду в розділи про підвищення кваліфікації працівників, періоди відпусток, заохочення, просування по службі, тощо;

-                     довідки про результати перевірки, передбаченої Законом України «Про очищення влади» відповідно до Постанови КМУ від 16.10.2014р. № 563 зберігати в особових справах суддів та працівників апаратів суду.

-                     аналітичну довідку щодо перевірки (вивчення) стану організації роботи апарату суду обговорити на оперативній нараді працівників суду і направити до територіального управління розроблений та затверджений
план заходів щодо усунення недоліків до 13 жовтня 2015 року.