Аналітична довідка за результатами перевірки (вивчення) стану організації роботи апарату Коломийського мыськрайонного суду за 2014 та перший квартал 2015 року

ЗАТВЕРДЖУЮ:

В.о. начальника територіального управління Державної судової адміністрації України в Івано-Франківській області

                      І.М. Андрієчко

08 травня 2015 року

АНАЛІТИЧНА ДОВІДКА

за результатами перевірки

стану організації роботи апарату

Коломийського міськрайонного суду

Івано-Франківської області за 2014 та

1 квартал 2015 року

Відповідно до статті 146, 148 Закону України «Про судоустрій та статус суддів»; Положення про територіальні управління Державної судової адміністрації України, затвердженого наказом Державної судової адміністрації України від 05 квітня 2011 року №82; Плану роботи територіального управління на 2015 рік, затвердженого наказом територіального управління від 26 грудня 2014 року №03-03/36; наказу територіального управління від 24 лютого 2012 року №06/2 «Про затвердження порядку, плану та складу робочої групи для проведення перевірки (вивчення) стану організації роботи апаратів місцевих загальних судів області» зі змінами; наказу територіального управління від 21 квітня 2015 року № 03-03/14 – 29 квітня 2015 року перевірено (вивчено) організацію роботи апарату Коломийського міськрайонного суду з питань, віднесених до компетенції територіального управління робочою групою у складі:
Грицяк В.В. – начальника відділу планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності; Сушка В.М. – завідувача сектору матеріально-технічного та господарського забезпечення, організації діяльності служби судових розпорядників; Подольської М.Ю. – завідувача сектору організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій; Сітко В.В. – головного спеціаліста з кадрової роботи; Гринечка В.В. – головного спеціаліста відділу планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності.

Перевірка стану організації роботи апаратів місцевих загальних судів області – важливий метод організаційного забезпечення їх діяльності, має за мету виявити недоліки у роботі та причини їх походження, допомогти в розробленні заходів щодо усунення цих недоліків, оптимізувати та максимально удосконалити діяльність суду, забезпечити безперешкодний доступ громадян до судів та правосуддя.

Об’єкт дослідження – організація роботи апарату Коломийського міськрайонного суду у 2014 та першому кварталі 2015 року.

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ СУДУ З ВЕДЕННЯ СУДОВОЇ СТАТИСТИКИ, ДІЛОВОДСТВА ТА АРХІВУ СУДУ

Під час перевірки роботи апарату Коломийського міськрайонного суду щодо організації роботи з ведення діловодства та обліково-статистичної роботи охоплено наступні питання:

- складання номенклатури справ суду;

- реєстрація та облік звернень громадян;

- ведення автоматизованої систему документообігу суду.

Під час перевірки, спеціалістами територіального управління надані відповідні роз’яснення працівникам апарату суду по всім питанням, які викликають труднощі у роботі.

Номенклатура справ суду на 2014 рік розглядалась експертною комісією суду та була затверджена головою Коломийського міськрайонного суду 16 грудня 2013 року, погоджена протоколом засідання експертно-перевірної комісії Держархіву Івано-Франківської області від 16 грудня 2013 року. Впродовж 2014 року проведено 3 засідання експертної комісії суду, у 2015 році – 1. До складу експертної комісії суду включено представника ЕПК (ЕК) державної архівної установи, у зоні комплектування якої перебуває відповідний суд, що відповідає вимогам п.3.3.1 Інструкції «Про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду» затвердженої наказом ДСА України від 15.12.2011 року №168.

Реєстрація та облік звернень громадян в Коломийському міськрайонному суді здійснюється на належному рівні.

Відповідно до Закону України «Про звернення громадян» голова Коломийського міськрайонного суду здійснює прийом громадян кожної середи, керівник апарату суду – кожного понеділка. Графік прийому затверджений наказом голови суду від 02.01.2015 року № 1-ОД і розміщений на дошці оголошень в приміщенні суду.

Станом на 29.04.2015 року на прийомі у голови суду
П′ятковського В.І. в журналі особистого прийому зареєстровано 23 громадян, керівника апарату – 15. На час перевірки в суді зареєстровано 8 письмових звернень. В 2014 році – 21. На звернення громадян заведено переведення, яке відповідає вимогам «Інструкції з діловодства за зверненням громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднання громадян на підприємствах, установах, організаціях незалежно від форм власності в засобах масової інформації».

При зверненні громадян здійснюється прийом різного роду заяв, скарг та клопотань, надаються першочергові роз’яснення з юридичних питань з приводу вчинення певних процесуальних дій, звернення до відповідних органів в порядку підвідомчості для розгляду та вирішення заяв та скарг по суті.

На виконання Законів України «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації», «Про судоустрій і статус суддів» Коломийським  міськрайонним судом розроблено ряд заходів, з метою формування іміджу суду в суспільстві, висвітлення діяльності суду та донесення до громадян відомостей про роботу суду.

Доступ до інформації про роботу Коломийського міськрайонного суду здійснюється шляхом систематичного та оперативного оприлюднення інформації на інформаційних стендах, на офіційному веб-сайті суду в мережі Інтернет, та у вигляді надання інформації за запитами на інформацію.

На інформаційних стендах в приміщенні суду та на офіційному веб-сайті суду в мережі Інтернет знаходиться інформація про діяльність суду. А саме, інформація для громадян, в якій відображено режим роботи Коломийського міськрайонного суду, графік прийому громадян керівництвом та працівниками апарату суду, відомості про сплату судового збору та інша корисна для громадян інформація, яка стосується звернення до суду. Станом на 29.04.2015 року в суді не зареєстровано запитів на отримання публічної інформації. В 2014 році нараховується 16 запитів. На всі запити надано відповіді в термін до 5 робочих днів.

Ведення автоматизованої системи документообігу суду

Ведення судового діловодства в Коломийському міськрайонному суді Івано-Франківської області в 2014 році та станом на 29.04.2015 року здійснюється згідно з «Положенням про автоматизовану систему документообігу суду», яке затверджене Рішенням Ради суддів України від 02.04.2015 року № 25, погоджене Головою ДСА України 02.04.2015 року
№ 45 та вимогами «Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому судді України з розгляду цивільних і кримінальних справ», затвердженої наказом ДСА України від 17.12.2013 року № 173. Автоматизовано ведеться прийом і реєстрація процесуальних документів та судових справ, передавання процесуальних документів і судових справ для розгляду, робота з судовими справами та матеріалами до їх завершення.

Усе листування, що стосується судових справ і матеріалів, зареєстрованих у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, ведеться за єдиним унікальним номером провадження. Процесуальні документи зберігаються в автоматизованій системі документообігу суду та скріплюються електронним цифровим підписом головуючого судді (судді-доповідача). В матеріалах справ на кожній сторінці процесуального документа є унікальний штрих-код, який розміщений в нижньому правому куті документа і дає можливість його ідентифікувати.

З метою забезпечення своєчасного отримання учасниками процесу повісток, повідомлень та інших документів з розгляду судових справ, а також надсилання до суду будь-яких документів, пов’язаних з відкриттям провадження та розглядом судових справ, впроваджено проект «Електронний суд», завдяки якому сторони судового процесу мають можливість у максимально стислий термін отримувати копії усіх процесуальних документів у справі в електронному вигляді. Наразі суд може здійснювати відправку копій процесуальних документів сторонам у справі за їх замовленням.

ВЕДЕННЯ КАДРОВОЇ РОБОТИ

Штатний розпис

Аналіз штатного розпису Коломийського міськрайонного суду Івано-Франківської області за 2014 рік свідчить про те, що керівництвом суду своєчасно затверджувався штатний розпис суду та вносились відповідні зміни з урахуванням вимог законодавства.

28.03.2015 року затверджено зміни до штатного розпису суду на 2015 рік відповідно до вимог Закону України «Про забезпечення права на справедливий суд».

Формування штату та заповнення вакансій

Згідно штатного розпису Коломийського міськрайонного суду на 2014-2015 роки, штатна чисельність працівників Коломийського міськрайонного суду Івано-Франківської області становила 50 посад, з них: 10 суддів та 40 працівники апарату суду.

Розподіл функціональних обов’язків та наявність посадових інструкцій

Розподіл функціональних обов’язків між працівниками апарату суду здійснюється на підставі затверджених керівником апарату суду посадових інструкцій працівників апарату суду, які визначають основні завдання та обов’язки працівників, їх підпорядкованість, права та відповідальність.

Кожен працівник ознайомлений з посадовою інструкцією під розпис.

Контроль за виконанням трудової та виконавської дисципліни

В Коломийському міськрайонному суді приділяється належна увага контролю за станом виконавчої та трудової дисципліни.

Правила внутрішнього трудового розпорядку для працівників Коломийського міськрайонного суду затверджені наказом голови суду від 02.01.2013 року № 3. Всі працівники суду ознайомлені з Правилами внутрішнього трудового розпорядку під розпис, а також з Правилами поведінки працівника суду, які є невід`ємною частиною вказаних Правил.

Облік робочого часу працівників суду здійснюється шляхом складання табелю обліку робочого часу.

Стан роботи щодо проведення щорічних оцінок та атестацій відповідно до Закону України «Про державну службу»

В лютому 2015 року на виконання постанови Кабінету Міністрів України від 28.12.2000 року № 1922 та загального порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань затвердженого наказом Головного управління державної служби України від 31.10.2003 року № 122 проведено щорічну оцінку виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань за підсумками роботи у 2014 році. За результатами проведеної оцінки виставлено підсумкові оцінки. Державні службовці ознайомлені з Порядком проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями Коломийського міськрайонного суду покладених на них обов'язків і завдань.

Бланки щорічної оцінки державних службовців долучені до особових справ, інформацію про проведення щорічної оцінки направлено до територіального управління Державної судової адміністрації України в Івано-Франківській області.

Щодо ведення особових справ працівників та трудових книжок

Особові справи суддів і державних службовців суду ведуться згідно з вимогами постанови Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 № 731 «Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади».

У всіх особових справах відображаються облікові дані про працівників і своєчасно долучаються відповідні довідки, сертифікати, грамоти, подяки, тощо.

Всі особові справи працівників апарату суду та суддів Коломийського міськрайонного суду зареєстровані в книзі обліку руху особових справ, яка прошита, скріплена печаткою і підписом голови суду, кожен аркуш пронумерований.

Порядок ведення і зберігання трудових книжок працівників суду відповідає вимогам Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення від 29.07.1993 року № 58.

Трудові книжки працівників апарату суду та суддів Коломийського міськрайонного суду належним чином обліковані в книзі обліку руху трудових книжок, яка прошита, скріплена печаткою і підписом голови суду, кожен аркуш книги пронумерований.

Всі трудові книжки зберігаються у металевому сейфі, який знаходиться в кабінеті заступника керівника апарату суду який здійснює ведення кадрового діловодства.

В суді реєстрація наказів ведеться у журналі реєстрації наказів.

В Коломийському міськрайонному суді в 2014 році складені графіки надання відпусток суддям та працівникам апарату суду, які затверджені головою суду.

МАТЕРІАЛЬНО-ТЕХНІЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ СУДУ

В ході вивчення роботи суду проведено перевірку наступних напрямків роботи Коломийського міськрайонного суду.

Матеріально-відповідальна особа суду

Відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та на виконання вимог Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженої наказом Головного управління Державного казначейства України у Коломийському міськрайонному суді призначено матеріально-відповідальною особою заступника керівника апарату суду Хриптун Л. О. згідно наказу від 17 травня 2011 року № 89 (Додаток А копія наказу).

Договір про повну матеріальну відповідальність

Договір про повну матеріальну відповідальність працівника укладений між Коломийським міськрайонним судом в особі голови суду П’ятковського В.І. та заступника керівника апарату суду Хриптун Л.О., яка визначена матеріально-відповідальною особою суду відповідно до наказу від 17 травня 2011 року №89. 06 травня 2014 року укладено додаткову угоду між зазначеними сторонами. (Додаток Б, В копії договорів).

Комісія по списанню основних засобів та інших матеріальних цінностей

Керівником апарату Коломийського міськрайонного 02 січня 2015 року видано наказ № 5-ОД «Про склад постійно діючої комісії по списанню матеріальних цінностей». (Додаток Г копія наказу).

Матеріальні цінності

Відповідно до Номенклатури справ суду на 2015 рік в суді ведуться номенклатурна справа № 01-54 «Накладні та акти списання основних засобів та малоцінних і швидкозношуваних товарно-матеріальних цінностей».

Видача та списання матеріалів, господарських товарів, малоцінного та швидкозношуваного інвентарю проводиться згідно актів і відомостей витрат матеріалів на потреби установи з дотриманням єдиних вимог.

Придбанні матеріальні цінності, господарські товари використанні належним чином та за призначенням.

Облік (надходження - списання) основних засобів в розрізі рахунків бухгалтерського обліку ведеться відокремлено, підсумовано обороти на початок року, по місяцях та на кінець року, в суді ведеться номенклатурна справа № 01-94 «Журнал обліку основних засобів» в електронному варіанті.

Друкована продукція (марки поштові)

Облік надходження та витрат маркованої продукції в суді здійснюється відповідальною особою суду за реєстрацію вихідної кореспонденції суду – судовим розпорядником Ковацюк Н. М. Поштові марки зберігаються в сейфі в керівника апарату суду. Накладні та акти списання поштових витрат знаходяться у номенклатурній справі 01-55 «Накладні та акти списання поштових витрат». Акти на списання поштової кореспонденції складені належним чином.

Облік особистих речей працівників

Облік особистих речей працівників апарату суду здійснюється відповідно до Номенклатури справ Коломийського міськрайонного суду на 2015 рік, в суді ведеться номенклатурна справа 01-57 «Договори про повну матеріальну відповідальність за зберігання майна суддів та працівників апарату суду». Заяви та договори відповідального зберігання суддів та працівників апарату суду  підписані, скріплені підписами осіб та гербовою печаткою суду та зберігаються у номенклатурній справі, також ведеться реєстр укладених договорів відповідального зберігання. Щоквартально до територіального управління надається інформація щодо укладених договорів відповідального зберігання.

Судовий збір

Відповідальною особою за ведення судового збору в суді є секретар суду Івасютин Н.Ю.

Відповідно до Номенклатури справ суду 2015 рік, в суді ведеться номенклатурна справа № 01-66 «Листування з ТУ ДСА України в Івано-Франківській області щодо сум судового збору», яка має 3 (три) частини:

а) «виписки про сплату судового збору»;

б) «звіти про справляння, звільнення від сплати та повернення коштів судового збору»;

в) «подання про повернення коштів по сплаті судового збору».

ТЕХНІЧНИЙ СТАН БУДІВЛІ СУДУ, ОХОРОНА ПРИМІЩЕННЯ

Коломийський міськрайонний суд розташований за адресою: м. Коломия, пр. Грушевського, 29 в двохповерховій цегляній будівлі. Будинок побудований до 1900 року. Сторонні організації в будівлі відсутні.

Приміщення суду перебуває у комунальній власності територіальної громади м. Коломия – свідоцтво про право власності від 04.08.2006 року.

В жовтні 2014 року державним підприємством «Державний науково-дослідний та проектно-вишукувальний інститут «НДІпроектреконструкція» проведено обстеження будівельних конструкцій та інженерних мереж з оцінкою їх технічного стану та експлуатаційної придатності будівлі.

У заключенні визначено незадовільний технічний стан будівлі, невідповідність вимогам надійності, непридатність до подальшої безпечної її експлуатації, можливість загрози життю та здоров’ю людей.

У зв’язку з цим територіальне управління вкотре звернулось до ДСА України з питанням про можливість виділення коштів для будівництва адміністративного будинку суду на виділеній земельній ділянці за адресою пр. Грушевського 92 площею 4000 м. кв.

Будівля, у якій розміщено суд не відповідає ДБН В.2.2-26:2010 «Будинки і споруди. Суди», і Переліку вимог, що пред’являються до приміщень районних (міських) судів, затвердженого ДСА України від 15.05.2003 року, погодженого Радою суддів України від 27.06.2003 року а саме:

-         недостатня площа приміщення (1094,14 при штатній чисельності суддів – 10);

-         недостатня кількість залів судових засідань – 2;

-         відсутні нарадчі кімнати, які безпосередньо примикають до залів судових засідань;

-         відсутні приміщення для конвою та камери для підсудних;

-         недостатня кількість кабінетів для працівників апарату суду;

-         ін.

Загальна площа суду становить 1094,14 м. кв. В суді є 2 зали судових засідань (2 обладнані для слухання кримінальних справ), які облаштовано державною символікою, всі судді забезпечені належними кабінетами (10 кабінетів). В суді системи відеоконференцзв’язку та відеонагляду.

Відповідно до міжнародного та національного законодавства про вільний, безперешкодний доступ до правосуддя людей з обмеженими фізичними можливостями у Коломийському міськрайонному суді встановлена кнопка виклику.

Забезпечення незалежності та безпеки суддів, працівників апарату суду, охорони приміщення суду, дотримання Правил пропуску осіб до приміщень судів та на їх територію транспортних засобів, затверджених спільним наказом ДСА України та МВС України від 12.09.2005 року №102/765 в Коломийському міськрайонному суді поставлено на належному рівні, а саме:

а) встановлена охоронно-пожежна сигналізація;

б) встановлена і цілодобово функціонує охоронна сигналізація Державної служби охорони;

в) забезпечується денне чергування працівниками СРСМ «Грифон», працівники СРСМ «Грифон» забезпечені прямою телефонною лінією з органами внутрішніх справ;

г) при вході у суд встановлений стаціонарний метало-детектор;

д) всі вікна у приміщенні суду заґратовані;

е) встановлено систему відео нагляду;

є) встановлено 12 тривожних кнопок та камери схову для речей громадян;

ж) в.о. голови суду та керівником апарату вжито всі основні заходи для забезпечення безпеки суддів та працівників апаратів судів.

ВИСНОВКИ ТА ПРОПОЗИЦІЇ:

За результатами комплексної перевірки роботи апарату Коломийського міськрайонного суду за 2014 рік та 1 квартал 2015 року з питань, що входять до компетенції територіального управління з метою усунення недоліків та вдосконалення організації роботи суду рекомендуємо:

Голові суду:

- затвердити план заходів по усуненню виявлених недоліків.

Керівнику апарату суду результати вивченої роботи обговорити на нараді працівників суду, прозвітувати на зборах суддів у відповідності до п. 2 ст. 149 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» та розробити заходи по усуненню виявлених недоліків, а саме:

-         здійснювати контроль за веденням діловодства суду за допомогою автоматизованої програми «Д-3»;

-         приділяти особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, заповненню документів первинного обліку;

-         документи в особовій справі працівників апарату суду привести у відповідність до вимог Постанови Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року № 731 «Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади» зі змінами;

-         в журнал обліку печаток та штампів суду вносити зміни та заповнювати відповідно до наказів про рух кадрів суду;

-         ознайомити працівників з Порядком проведення перевірки достовірності відомостей щодо застосування заборон, передбачених частинами третьою і четвертою статті 1 Закону України «Про очищення влади»;

-         підтримувати приміщення суду та прилеглої території в належному стані;

-         придбати господарські – будівельні товари (в межах коштів виділених на Коломийський міськрайонний суд), документи направляти до територіального управління, з врахуванням вимог Постанови Кабінету Міністрів України від 01 березня 2014 року № 65 «Про економію державних коштів та недопущення витрат бюджету» із змінами;

-         вчасно здійснювати списання матеріальних цінностей по мірі їх вибуття, акти на списання направляти до територіального управління

-         постійно використовувати нормативно-правову базу законодавства щодо фінансово-господарської діяльності суду;

-         аналітичну довідку щодо перевірки (вивчення) стану організації роботи апарату суду обговорити на оперативній нараді працівників суду і направити до територіального управління розроблений та затверджений план заходів щодо усунення недоліків до 22 травня 2015 року.