Аналітична довідка за результатами перевірки (вивчення) стану організації роботи апарату Болехівського міського суду за 2014 та перший квартал 2015 року

ЗАТВЕРДЖУЮ:

В.о. начальника територіального управління Державної судової адміністрації України в Івано-Франківській області

                      І.М. Андрієчко

26 травня 2015 року

АНАЛІТИЧНА ДОВІДКА

за результатами перевірки

стану організації роботи апарату

Болехівського міського суду

Івано-Франківської області за 2014 та

1 квартал 2015 року

Відповідно до статті 146, 148 Закону України «Про судоустрій та статус суддів»; Положення про територіальні управління Державної судової адміністрації України, затвердженого наказом Державної судової адміністрації України від 05 квітня 2011 року №82; Плану роботи територіального управління на 2015 рік, затвердженого наказом територіального управління від 26 грудня 2014 року №03-03/36; наказу територіального управління від 24 лютого 2012 року №06/2 «Про затвердження порядку, плану та складу робочої групи для проведення перевірки (вивчення) стану організації роботи апаратів місцевих загальних судів області» зі змінами; наказу територіального управління від 07 травня 2015 року № 03-03/17 – 20 травня 2015 року перевірено (вивчено) організацію роботи апарату Болехівського міськоного суду з питань, віднесених до компетенції територіального управління робочою групою у складі: Грицяк В.В. – начальника відділу планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності; Сушка В.М. – завідувача сектору матеріально-технічного та господарського забезпечення, організації діяльності служби судових розпорядників; Подольської М.Ю. – завідувача сектору організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій; Сітко В.В. – головного спеціаліста з кадрової роботи; Гринечка В.В. – головного спеціаліста відділу планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності.

Перевірка стану організації роботи апаратів місцевих загальних судів області – важливий метод організаційного забезпечення їх діяльності, має за мету виявити недоліки у роботі та причини їх походження, допомогти в розробленні заходів щодо усунення цих недоліків, оптимізувати та максимально удосконалити діяльність суду, забезпечити безперешкодний доступ громадян до судів та правосуддя.

Об’єкт дослідження – стан організації роботи апарату Болехівського міського суду у 2014 та першому кварталі 2015 року.

МАТЕРІАЛЬНО-ТЕХНІЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ СУДУ

В ході вивчення роботи суду проведено перевірку наступних напрямків роботи Болехівського  міського суду.

Матеріально-відповідальна особа суду

Відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та на виконання вимог «Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ», затвердженої наказом Головного управління Державного казначейства України у Болехівському міському суді призначено матеріально-відповідальною особою головного спеціаліста з інформаційних технологій Паздерського І. В. згідно наказу від 10 вересня 2012 року
№ 03-05-27 «Про призначення матеріально-відповідальної особи за зберігання матеріальних цінностей» (Додаток А копія наказу). Додатково, відмічено, що матеріально-відповідальна особа суду, Паздерський І. В. на належному рівні і сумлінно виконує поставлені на нього обов’язки матеріально-відповідальної особи.

Договір про повну матеріальну відповідальність

Договір про повну матеріальну відповідальність працівника укладений між Болехівським міським судом в особі голови суду Поляниці М.М. та головного спеціаліста з інформаційних технологій Паздерського І.В., який визначений матеріально-відповідальною особою суду відповідно до наказу від 10 вересня 2012 року № 03-05-27 (Додаток Б копія договору).

Комісія по списанню основних засобів та інших матеріальних цінностей

Щодо списання основних засобів та інших матеріальних цінностей керівником апарату Болехівського міського суду 27 грудня 2013 року видано наказ № 03-07-21 «Про створення комісії по списанню основних засобів та матеріальних цінностей» (Додаток В копія наказу).

Матеріальні цінності

Видача та списання матеріалів, господарських товарів, малоцінного та швидкозношуваного інвентарю проводиться згідно актів і відомостей витрат матеріалів на потреби установи з дотриманням єдиних вимог, документи знаходяться в окремій папці (відповідно до Номенклатури справ суду на 2015 рік в суді ведуться номенклатурні справи № 01-28 «Накладні та акти списання малоцінних і швидкозношуваних товарно-матеріальних цінностей» та № 01-29 «Накладні та акти списання основних засобів»).

Придбані матеріальні цінності, господарські товари використанні належним чином та за призначенням.

Облік (надходження - списання) основних засобів в розрізі рахунків бухгалтерського обліку ведеться відокремлено, підсумовано обороти на початок року, по місяцях та на кінець року, в суді ведеться номенклатурна справа № 01-106 «Журнал обліку основних засобів». Журнал обліку ведеться і в електронному варіанті, роздруковується щоквартально, за 2014 рік підшитий в окремій папці.

Інвентаризація всіх наявних основних фондів, господарських матеріалів, малоцінного інвентарю суду проводилась станом на 01.11.2014 року. Результати інвентаризації були подані на затвердження ТУ ДСА України в Івано-Франківській області. Наявність всіх матеріальних цінностей відповідає залишкам по рахунках.

Однак на момент проведення перевірки встановлено, що інвентарні номери присутні не на всіх основних засобах.

Друкована продукція (марки поштові)

Облік надходження та витрат маркованої продукції в суді здійснюється відповідальною особою за реєстрацію вихідної кореспонденції суду – діловодом суду Мушинець К.Ю. Поштові марки зберігаються в сейфі в керівника апарату суду. Накладні та акти списання поштових витрат знаходяться у номенклатурній справі №01-30 «Накладні та акти списання поштових витрат». Акти на списання поштової кореспонденції складені належним чином. Щодо забезпечення суду знаками поштової кореспонденції (марками) суд забезпечений належним чином, у достатній кількості. З огляду актів списання поштових витрат, витрати суду на відправку поштової кореспонденції є економічно обґрунтованими та носять економний характер використання знаків поштової кореспонденції.

Облік особистих речей працівників

Облік особистих речей працівників апарату суду здійснюється відповідно до Номенклатури справ Болехівського міського суду на 2015 рік. В суді ведеться номенклатурна справа №01-26 «Договори про повну матеріальну відповідальність зберігання майна суддів та працівників апарату суду». Заяви та договори відповідального зберігання суддів та працівників апарату суду  підписані, скріплені підписами осіб та гербовою печаткою суду та зберігаються у номенклатурній справі, також ведеться реєстр укладених договорів відповідального зберігання (номенклатурна справа № 01-113 «Реєстр договорів відповідального зберігання»). Щоквартально до територіального управління надається інформація щодо укладених договорів відповідального зберігання.

Судовий збір

Відповідальною особою за ведення судового збору в суді є заступник керівника апарату суду Михавків Л.М.

В суді ведеться номенклатурна справа № 01-33 «Листування з ТУ ДСА України в Івано-Франківській області щодо обліку сум судового збору», яка має 3 (три) частини:

а) «виписки про сплату судового збору»;

б) «звіти про надходження коштів судового збору»;

в) «ухвали, довідки про повернення коштів по сплаті судового збору».

Виписки про сплату судового збору ведуться також в електронному вигляді.

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ СУДУ З ВЕДЕННЯ СУДОВОЇ СТАТИСТИКИ, ДІЛОВОДСТВА ТА АРХІВУ СУДУ

Під час вивчення роботи Болехівського міського суду Івано-Франківської області щодо організації роботи з ведення діловодства та обліково-статистичної роботи охоплено ряд питань, а саме:

- складання номенклатури справ суду;

- реєстрація та облік звернень громадян;

- приймання, облік і зберігання речових доказів та особистих документів у судових справах;

- ведення автоматизованої систему документообігу суду;

Під час перевірки, спеціалістами територіального управління надані відповідні роз’яснення працівникам апарату суду по всім питанням, які викликають труднощі у роботі.

Номенклатура справ суду на 2014 рік розглядалась експертною комісією суду та затверджена головою Болехівського міського суду 02 січня 2015 року, погоджена протоколом засідання експертно-перевірної комісії Держархіву Івано-Франківської області від 26 грудня 2014 року. Впродовж 2014 року проведено 7 засідань експертної комісії суду, а станом на 20.05.2015 – 4. Відповідно до вимог п. 3.3.1 Інструкції «Про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду» затвердженої наказом ДСА України від 15.12.2011 року №168. До складу експертної комісії суду включено представника ЕПК (ЕК) державної архівної установи, у зоні комплектування якої перебуває суд.

Слід зазначити, що номенклатура справ в у повній мірі відображає систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві суду, оформлених у відповідному порядку, чим забезпечує формування єдиної системи справ, їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом та видом.

Реєстрація та облік звернень громадян

Відповідно до Закону України «Про звернення громадян» голова Болехівського міського суду здійснює прийом громадян щоденно, керівник апарату суду – кожного понеділка. Графік прийому затверджений наказом голови суду від 23.04.2015 року № 02-08/12 і розміщений на дошці оголошень в холі суду.

Станом на 20.05.2015 року на прийомі у голови суду зареєстровано 35 громадян, в 2014 році – 50; у керівника апарату суду – 23, в 2014 році – 34. Станом на 20.05.2015 року в суді зареєстровано 4 письмових звернення. На звернення громадян заведено переведення та картка реєстрації, яка відповідає вимогам «Інструкції з діловодства за зверненням громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднання громадян на підприємствах, установах, організаціях незалежно від форм власності в засобах масової інформації». Відповідь на звернення надається у термін до 2 днів.

Доступ до публічної інформації про роботу Болехівського міського суду здійснюється шляхом систематичного та оперативного оприлюднення інформації на інформаційних стендах, на офіційному веб-сайті суду в мережі Інтернет. Станом на 20.05.2015 року в суді зареєстровано 1 письмовий запит на публічну інформацію. Відповідь на запит надано у встановлені Законом терміни.

Приймання, облік та зберігання речових доказів та особистих документів у судових справах, які надійшли до суду в 2013-2014 роках та станом на 20.05.2015 року відповідає вимогам п.п. 46, 53, 78, 84 «Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду» (далі – Інструкція про речові докази). При реєстрації та обліку речових доказів не порушені вимоги додатку 11 до п. 11.9, 11.11, 11.14. «Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому судді України з розгляду цивільних і кримінальних справ», затвердженої наказом ДСА України 17.12.2013 року № 173 (далі – Інструкція). В журналі зазначено фактичне місце зберігання речових доказів (у металевому сейфі суду). Слід зазначити, що станом на 20.05.2015 року проведено взаємозвірку Болехівського міського суду із Долинським РВ УМВС щодо виконання вироків в частині речових доказів, про що складено відповідний акт. Також проведено перевірку стану та умов зберігання речових доказів, правильність ведення документів щодо їх прийому, обліку, передачі відповідно до п.п. 82, 83 Інструкції про речові докази.

Ведення автоматизованої системи документообігу суду

Діловодство Болехівського міського суду Івано-Франківської області здійснюється згідно з «Положенням про автоматизовану систему документообігу суду» (далі – Положення), затвердженим Рішенням Ради суддів України від 2 квітня 2015 року № 25, погодженим Головою ДСА України від 2 квітня 2015 року № 45 та вимогами Інструкції. Автоматизовано ведеться прийом і реєстрація процесуальних документів та судових справ, передавання процесуальних документів і судових справ для розгляду, робота з судовими справами та матеріалами до їх завершення.

Усе листування, що стосується судових справ і матеріалів, зареєстрованих у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, ведеться за єдиним унікальним номером провадження. Процесуальні документи зберігаються в автоматизованій системі документообігу суду та скріплюються електронним цифровим підписом головуючого судді (судді-доповідача). В матеріалах справ на кожній сторінці процесуального документа є унікальний штрих-код, який розміщений в нижньому правому куті документа і дає можливість його ідентифікувати.

З метою реалізації подальшого впровадження інформаційних технологій Болехівським міським судом впродовж 2014 року та станом на 20.05.2015 року здійснювались організаційні заходи, спрямовані на покращення роботи суду. Тривала робота щодо забезпечення функціонування автоматизованої системи електронного документообігу в суді.

Відповідно до Законів України «Про судоустрій і статус суддів» та «Про доступ до судових рішень» забезпечується систематичне відправлення судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень (далі – ЄДРСР) і ведеться постійний контроль за наповненням Болехівським міським судом вказаного реєстру.

Впродовж 2014 року та станом на 20.05.2015 року відправлено всі судові рішення до ЄДРСР, які підлягали відправці.

Здійснено безперешкодний доступ суду до відомостей Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців шляхом підключення через Реєстраційний портал.

З метою створення єдиного інформаційного простору судової системи продовжується забезпечення виконання заходів щодо підключення інформаційно-телекомунікаційної системи суду до високошвидкісного каналу передачі даних.

З метою забезпечення своєчасного отримання учасниками процесу повісток, повідомлень та інших документів з розгляду судових справ, а також надсилання до суду будь-яких документів, пов’язаних з відкриттям провадження та розглядом судових справ, впроваджено проект «Електронний суд», завдяки якому сторони судового процесу мають можливість у максимально стислий термін отримувати копії усіх процесуальних документів у справі в електронному вигляді. Наразі суд може здійснювати відправку копій процесуальних документів сторонам у справі за їх замовленням.

ВЕДЕННЯ КАДРОВОЇ РОБОТИ

Ведення кадрової роботи суду відповідає вимогам чинного законодавства, а саме: наявна нормативна база з питань проходження державної служби; дотримуються вимоги щодо ведення обліку кадрів та кадрового діловодства; наявні посадові інструкції; вчасно формується кадровий резерв для державної служби; у встановлені терміни подаються декларації про доходи; ведення особових справ та трудових книжок суддів та працівників апарату суду здійснюється на належному рівні, тощо.

Штатний розпис

Керівництвом суду своєчасно затверджується штатний розпис суду та вносяться відповідні зміни з урахуванням вимог законодавства.

Всі штатні розписи суду зберігаються в керівника апарату суду.

Формування штату та заповнення вакансій

Згідно штатного розпису Болехівського міського суду на 2015 рік, штатна чисельність працівників суду становить 18 посад, з них: 3 судді та 15 працівників апарату суду.

Розподіл функціональних обов’язків та наявність посадових інструкцій

Розподіл функціональних обов’язків між працівниками апарату суду здійснюється на підставі затверджених керівником апарату суду посадових інструкцій працівників апарату суду, які визначають основні завдання та обов’язки працівників, їх підпорядкованість, права та відповідальність.

Кожен працівник ознайомлений з посадовою інструкцією під розпис.

Контроль за виконанням трудової та виконавської дисципліни

Правила внутрішнього трудового розпорядку для працівників Болехівського міського суду затверджені загальними зборами трудового колективу суду 28 квітня 2011 року. Всі працівники суду ознайомлені з Правилами внутрішнього трудового розпорядку під розпис, а також з Правилами поведінки працівника суду, які є невід`ємною частиною вказаних Правил, Загальними правилами поведінки державного службовця, Правилами етичної поведінки.

У відповідності з Правилами внутрішнього трудового розпорядку в Болехівському міському суді здійснюється облік робочого часу.

Стан роботи щодо проведення щорічних оцінок та атестацій відповідно до Закону України «Про державну службу»

В лютому 2015 року на виконання постанови Кабінету Міністрів України від 28.12.2000 року № 1922 та загального порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань затвердженого наказом Головного управління державної служби України від 31.10.2003 року № 122 проведено щорічну оцінку виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань за підсумками роботи у 2014 році. За результатами проведеної оцінки виставлено підсумкові оцінки. Державні службовці ознайомлені з Порядком проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями Болехівського міського суду Івано-Франківської області покладених на них обов'язків і завдань.

Бланки щорічної оцінки державних службовців долучені до особових справ, інформацію про проведення щорічної оцінки направлено до територіального управління.

У першому кварталі 2015 року проведено роботу з декларування доходів суддями та державними службовцями.

Щодо ведення особових справ працівників та трудових книжок

Особові справи суддів і державних службовців суду ведуться згідно з вимогами постанови Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 № 731 «Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади».

У всіх особових справах відображаються облікові дані про працівників і своєчасно долучаються відповідні довідки, сертифікати, грамоти, подяки, тощо.

Всі особові справи працівників апарату суду та суддів Болехівського міського суду зареєстровані в книзі обліку руху особових справ, яка прошита, скріплена печаткою і підписом голови суду, кожен аркуш пронумерований.

Порядок ведення і зберігання трудових книжок працівників суду відповідає вимогам Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення від 29.07.1993 року № 58.

Трудові книжки працівників апарату суду та суддів Болехівського міського суду належним чином обліковані в книзі обліку руху трудових книжок, яка прошита, скріплена печаткою і підписом голови суду, кожен аркуш книги пронумерований.

Всі трудові книжки зберігаються у металевому сейфі, який знаходиться в кабінеті заступника керівника апарату суду який здійснює ведення кадрового діловодства.

В суді реєстрація наказів ведеться у журналі реєстрації наказів.

В Болехівському міському суді в 2014 році складені графіки надання відпусток суддям та працівникам апарату суду, які затверджені головою суду.

ТЕХНІЧНИЙ СТАН БУДІВЛІ СУДУ, ОХОРОНА ПРИМІЩЕННЯ

Болехівський міський суд розташований за адресою: м. Болехів, вул. Є. Коновальця, 34а в одноповерховій цегляній будівлі. Будинок побудований до 1939 року. Сторонні організації в будівлі відсутні.

Приміщення суду перебуває у державній власності на балансі ТУ ДСА України в Івано-Франківській області (свідоцтво про право власності від 11.12.2006 року). На даний час ведеться робота по переоформленню свідоцтва про право власності.

Будівля, у якій розміщено суд частково не відповідає вимогам ДБН В.2.2-26:2010 «Будинки і споруди. Суди», і Переліку вимог, що пред’являються до приміщень районних (міських) судів, затвердженого ДСА України від 15.05.2003 року, погодженого Радою суддів України від 27.06.2003 року а саме:

-         недостатня площа приміщення (326,5 при штатній чисельності суддів – 3);

-         недостатня кількість залів судових засідань – 2 (потреба – 3);

-         відсутні нарадчі кімнати, які безпосередньо примикають до залів судових засідань;

-         відсутні камери для підсудних;

-         ін.

Зазначені недоліки можливо усунути шляхом реконструкції приміщення горища, це значною мірою збільшить площу суду.

В суді є 2 зали судових засідань (1 обладнаний для слухання кримінальних справ), які облаштовано державною символікою, всі судді забезпечені належними кабінетами (3 кабінети). В суді встановлені системи відеоконференцзв’язку та відеонагляду.

Впродовж 2014 року виділено кімнату та обладнано приміщення для конвою.

Відповідно до Конвенції про права інвалідів, ратифікованої ВРУ 16.12.2009 року та національного законодавства про вільний, безперешкодний доступ до правосуддя людей з обмеженими фізичними можливостями у Болехівському міському суді у 2014 році встановлена кнопка виклику.

На виконання спільного наказу ДСА та МВС України від 06.09.2004 року №1003 «Про затвердження Інструкції про порядок організації підтримання громадського порядку в суді, припинення проявів неповаги до суду, а також охорони приміщень суду» у суді встановлено 2 тривожні кнопки в залах судових засідань, крім цього кожен суддя забезпечений тривожним брилком (3 штуки). Крім цього встановлено у холі приміщення камери схову для речей громадян.

Відповідно до Інструкції про порядок конвоювання та тримання в судах підсудних (засуджених) за вимогою судових органів, затвердженої наказом Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства юстиції України, Генеральної прокуратури України, Верховного суду України, Служби безпеки України від 16.10.1996 року №705/37/5/17-398 в суді наявний окремий вхід для підсудних та заїзд для конвойних автомобілів, приміщення для конвою.

Забезпечення незалежності та безпеки суддів, працівників апарату суду, охорони приміщення суду, дотримання Правил пропуску осіб до приміщень судів та на їх територію транспортних засобів, затверджених спільним наказом ДСА України та МВС України від 12.09.2005 року №102/765 в Болехівському міському суді поставлено на належному рівні, а саме:

а) встановлена охоронно-пожежна сигналізація;

б) встановлена і цілодобово функціонує охоронна сигналізація Державної служби охорони;

в) забезпечується денне чергування працівниками СРСМ «Грифон»;

г) при вході у суд встановлений стаціонарний метало-детектор;

д) всі вікна у приміщенні суду заґратовані;

е) встановлено систему відео нагляду;

є) в.о. голови суду та керівником апарату вжито всі основні заходи для забезпечення безпеки суддів та працівників апаратів судів.

ВИСНОВКИ ТА ПРОПОЗИЦІЇ:

За результатами комплексної перевірки роботи апарату Болехівського міського суду за 2014 рік та 1 квартал 2015 року з питань, що входять до компетенції територіального управління з метою усунення недоліків та вдосконалення організації роботи суду рекомендуємо:

Голові суду:

- затвердити план заходів по усуненню виявлених недоліків.

Керівнику апарату суду результати вивченої роботи обговорити на нараді працівників суду, прозвітувати на зборах суддів у відповідності до п. 2 ст. 149 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» та розробити заходи по усуненню виявлених недоліків, а саме:

-         здійснювати контроль за веденням діловодства суду у відповідності до Інструкції та Положення;

-         ознайомити працівників під розпис з Порядком проведення перевірки достовірності відомостей щодо застосування заборон, передбачених частинами третьою і четвертою статті 1 Закону України «Про очищення влади»;

-         підтримувати приміщення суду та прилеглої території в належному стані;

-         придбати господарські – будівельні товари (в межах коштів виділених на Болехівський міський суд), документи направляти до територіального управління, з урахуванням вимог Постанови Кабінету Міністрів України від 01 березня 2014 року № 65 «Про економію державних коштів та недопущення витрат бюджету» зі змінами;

-         присвоїти інвентарні номери всім основним засобам;

-         постійно використовувати нормативно-правову базу законодавства щодо фінансово-господарської діяльності суду;

-         аналітичну довідку щодо перевірки (вивчення) стану організації роботи апарату суду обговорити на оперативній нараді працівників суду і направити до територіального управління розроблений та затверджений план заходів щодо усунення недоліків до 10 червня 2015 року.