Аналітична довідка за результатами перевірки (вивчення) стану організації роботи апарату Богородчанського районного суду за 2014 та перший квартал 2015 року

 ЗАТВЕРДЖУЮ:

В.о. начальника територіального управління Державної судової адміністрації України в Івано-Франківській області

                      І.М. Андрієчко

10 листопада 2015 року

АНАЛІТИЧНА ДОВІДКА

за результатами перевірки

стану організації роботи апарату

Богородчанського районного суду

Івано-Франківської області за 2014 та

9 місяців 2015 року

Відповідно до статті 148, 151 Закону України «Про судоустрій та статус суддів; Плану роботи територіального управління на 2015 рік, затвердженого наказом територіального управління від 26 грудня 2014 року №03-03/36; наказу територіального управління від 24 лютого 2012 року №06/2 «Про затвердження порядку, плану та складу робочої групи для проведення перевірки (вивчення) стану організації роботи апаратів місцевих загальних судів області» зі змінами 04 листопада 2015 року перевірено (вивчено) організацію роботи апарату Богородчанського районного суду з питань, віднесених до компетенції територіального управління робочою групою у складі: Грицяк В.В. – начальника відділу планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності; Сушка В.М. – завідувача сектору матеріально-технічного та господарського забезпечення, організації діяльності служби судових розпорядників; Подольської М.Ю. – завідувача сектору організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій; Сітко В.В. – головного спеціаліста з кадрової роботи; Гринечка В. В. – головного спеціаліста відділу планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності.

Перевірка стану організації роботи апаратів місцевих загальних судів області – важливий метод організаційного забезпечення їх діяльності, має за мету виявити недоліки у роботі та причини їх походження, допомогти в розробленні заходів щодо усунення цих недоліків, оптимізувати та максимально удосконалити діяльність суду, забезпечити безперешкодний доступ громадян до судів та правосуддя.

Об’єкт дослідження – стан організації роботи апарату Богородчанського районного суду у 2014 впродовж 9 місяців 2015 року.

МАТЕРІАЛЬНО-ТЕХНІЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ СУДУ

В ході вивчення роботи суду проведено перевірку наступних напрямків роботи Богородчанського районного суду.

Матеріально-відповідальна особа суду

Відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та на виконання вимог Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженої наказом Головного управління Державного казначейства України у Богородчанському районному суді відповідно до наказу № 02-04.4/153 від 19 вересня 2015 року призначено матеріально-відповідальними особами:

- за облік та зберігання комп’ютерної техніки та оргтехніки – головного спеціаліста з ІТ Чижова Ю. В.;

- за забезпечення цілісності майна і інших цінностей суду – завідуючого господарством Пилипонюка С. І. (Додаток А копія наказу).

Додатково відмічено, що матеріально-відповідальними особами суду на належному рівні сумлінно виконуються поставлені на них обов’язки.

Договір про повну матеріальну відповідальність

Договір про повну матеріальну відповідальність працівника укладений між Богородчанським районним судом в особі керівника апарату суду Басараб В.Т. та головним спеціалістом з інформаційних технологій
Чижовим Ю.В. та завідуючим господарством Пилипонюком С.І., які визначені матеріально-відповідальними особами (Додаток Б, В копії договорів).

Комісія по списанню основних засобів та інших матеріальних цінностей

Щодо списання основних засобів та інших матеріальних цінностей керівником апарату Богородчанського районного суду 27 жовтня 2014 року видано наказ № 02-04/21 «Про створення постійно діючої комісії по списанню основних засобів та матеріальних цінностей». (Додаток Г копія наказу).

Матеріальні цінності

Відповідно до Номенклатури справ суду на 2015 рік в суді ведуться номенклатурні справи № 01-67 «Накладні та акти списання малоцінних і швидкозношуваних товарно-матеріальних цінностей» та № 01-68 «Накладні та акти списання основних засобів».

Видача та списання матеріалів, господарських товарів, малоцінного та швидкозношуваного інвентарю проводиться згідно актів і відомостей витрат матеріалів на потреби установи з дотриманням єдиних вимог, документи знаходяться в окремій папці.

Придбанні матеріальні цінності, господарські товари використанні належним чином та за призначенням.

Облік (надходження - списання) основних засобів в розрізі рахунків бухгалтерського обліку ведеться відокремлено, підсумовано обороти на початок року, по місяцях та на кінець року ( ведеться номенклатурна справа № 01-98 «Журнал обліку основних засобів»). Журнал обліку ведеться в електронному варіанті, а також роздруковується  щоквартально, за 2014 рік підшитий в окремій папці.

Інвентаризація всіх наявних основних фондів, господарських матеріалів, малоцінного інвентарю суду проводилась станом на 01.11.2014 року. Результати інвентаризації були подані на затвердження ТУ ДСА України в Івано-Франківській області. Наявність всіх матеріальних цінностей відповідає залишкам по рахунках.

На момент проведення вивчення роботи суду встановлено, що інвентарні номери присутні на всіх основних засобах.

Друкована продукція (марки поштові)

Облік надходження та витрат маркованої продукції в суді здійснюється відповідальною особою за реєстрацію вихідної кореспонденції суду –старшим секретарем суду Сливінською М. І. Поштові марки зберігаються в сейфі у старшого секретаря суду. Накладні та акти списання поштових витрат знаходяться у номенклатурній справі 01-69 «Накладні та акти списання поштових витрат». Акти на списання поштової кореспонденції складені належним чином. Знаками поштової кореспонденції (марками) суд забезпечений у достатній кількості. З огляду актів списання поштових витрат, витрати суду на відправку поштової кореспонденції є обґрунтованими та носять економний характер використання знаків поштової кореспонденції.

Облік особистих речей працівників

Облік особистих речей працівників апарату суду здійснюється відповідно до Номенклатури справ Богородчанського районного суду на 2015 рік (номенклатурна справа 01-71 «Договори про повну матеріальну відповідальність зберігання майна суддів та працівників апарату суду»). Заяви та договори відповідального зберігання суддів та працівників апарату суду  підписані, скріплені підписами осіб, гербовою печаткою суду та зберігаються у номенклатурній справі, також ведеться відокремлено реєстр укладених договорів відповідального зберігання. Щоквартально до територіального управління надається інформація щодо укладених договорів відповідального зберігання.

Судовий збір

Відповідальними особами за ведення судового збору в суді є старший секретар суду Сливінська М. І. та секретар суду Савчук Г. Р.

Відповідно до Номенклатури справ суду 2015 рік в суді ведеться номенклатурна справа № 01-81 «Листування з ТУ ДСА України в Івано-Франківській області щодо обліку сум судового збору», яка має 3 (три) частини:

а) «виписки про сплату судового збору»;

б) «звіти про надходження коштів судового збору»;

в) «ухвали, довідки про повернення коштів по сплаті судового збору».

Виписки про сплату судового збору ведуться також в електронному вигляді.

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ СУДУ З ВЕДЕННЯ СУДОВОЇ СТАТИСТИКИ, ДІЛОВОДСТВА ТА АРХІВУ СУДУ

Під час вивчення роботи апарату Богородчанського районного суду Івано-Франківської області щодо організації роботи з ведення діловодства та обліково-статистичної роботи охоплено ряд питань, а саме:

- складання номенклатури справ суду;

- реєстрація та облік звернень громадян;

- приймання, облік і зберігання речових доказів та особистих документів у судових справах;

- фіксування судового процесу;

- ведення автоматизованої систему документообігу суду;

Номенклатура справ суду на 2015 рік розглядалась експертною комісією суду, затверджена головою суду 04 грудня 2014 року, погоджена протоколом засідання експертно-перевірної комісії Держархіву Івано-Франківської області від 26 грудня 2014 року. Впродовж 2014 року проведено 3 засідання експертної комісії суду, станом на 04.11.2015 року відбулось 5 засідань. До складу експертної комісії суду включено представника ЕПК (ЕК) державної архівної установи, у зоні комплектування якої перебуває відповідний суд, що відповідає вимогам п.3.3.1 Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом ДСА України від 15.12.2011 року №168.

Слід зазначити, що номенклатура справ в у повній мірі відображає систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві суду, оформлених у відповідному порядку, чим забезпечує формування єдиної системи справ, їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом та видом.

Реєстрація та облік звернень громадян

Відповідно до Закону України «Про звернення громадян» голова Богородчанського районного суду здійснює прийом громадян кожного понеділка, керівник апарату суду – кожного вівторка. Графік прийому затверджений наказом голови суду від 25.10.2011 року № 02-04/206 і розміщений на дошці оголошень в приміщенні суду.

Станом на 04.11.2015 року на прийомі у голови суду зареєстровано 36 громадян, у 2014 році – 47; у керівника апарату суду станом на 04.11.2015 року – 5, в 2014 році – 3. Станом на 04.11.2015 року в суді зареєстровано 1 письмове звернення, 2014 році – 1. На звернення громадян заведено переведення, яке відповідає вимогам Інструкції з діловодства за зверненням громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднання громадян на підприємствах, установах, організаціях незалежно від форм власності в засобах масової інформації. Відповідь на звернення надається у термін до 5днів.

Доступ до публічної інформації про роботу Богородчанського районного суду забезпечується шляхом систематичного та оперативного оприлюднення інформації на інформаційних стендах, на офіційному веб-сайті суду в мережі Інтернет, гласності судових засідань та у вигляді надання інформації за запитами на інформацію. На момент перевірки в суді зареєстровано 1 письмовий запит на публічну інформацію, у 2014 році – 2. Відповідь на запити надано вчасно у встановлені Законом терміни.

Приймання облік та зберігання речових доказів

Протягом 2014-2015 року до Богородчанського районного суду кримінальні справи, провадження, в яких були б вилучені речові докази до суду не надходили.

Фіксування судового процесу

Відповідно до пункту 8 статті 149 Закону України «Про судоустрій і статус судів» та з метою встановлення єдиного порядку роботи з технічними засобами фіксування судового процесу (судового засідання), затверджено Інструкцію про порядок роботи з технічними засобами фіксування судового процесу Богородчанським районним судом дотримуються всі необхідні вимоги щодо ведення робочої копії фонограми, архівної копії фонограми, журналу  обліку видачі та повернення компакт-дисків, журналу обліку видачі копій фонограм учасникам судового засідання та інше.

Ведення автоматизованої системи документообігу суду

Діловодство Богородчанського районного суду здійснюється згідно з Положенням про автоматизовану систему документообігу суду (далі – Положення), затвердженим Рішенням Ради суддів України від 2 квітня 2015 року № 25, погодженим Головою ДСА України від 2 квітня 2015 року № 45, (із змінами та доповненнями) та Інструкцєю з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому судді України з розгляду цивільних і кримінальних справ», затвердженої наказом ДСА України 17.12.2013 року № 173 (далі – Інструкція).

Автоматизовано ведеться прийом і реєстрація процесуальних документів та судових справ, передавання процесуальних документів і судових справ для розгляду, робота з судовими справами та матеріалами до їх завершення.

Усе листування, що стосується судових справ і матеріалів, зареєстрованих у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, ведеться за єдиним унікальним номером провадження. Процесуальні документи зберігаються в автоматизованій системі документообігу суду та скріплюються електронним цифровим підписом головуючого судді (судді-доповідача). В матеріалах справ на кожній сторінці процесуального документа є унікальний штрих-код, який розміщений в нижньому правому куті документа і дає можливість його ідентифікувати.

З метою реалізації подальшого впровадження інформаційних технологій Богородчанським районним судом впродовж 2014 року та станом на 04.11.2015 року здійснювались організаційні заходи, спрямовані на покращення роботи суду. Тривала робота щодо забезпечення функціонування автоматизованої системи електронного документообігу в суді.

Відповідно до Законів України «Про судоустрій і статус суддів» та «Про доступ до судових рішень» забезпечується систематичне відправлення судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень (далі – ЄДРСР) і ведеться постійний контроль за наповненням вказаного реєстру.

Впродовж 2014 року та станом на 04.11.2015 року відправлено всі судові рішення до ЄДРСР, які підлягали відправці.

Забезпечено безперешкодний доступ суду до відомостей Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців та Державного реєстру речових прав на нерухоме майно шляхом підключення через Реєстраційні портали.

З метою створення єдиного інформаційного простору судової системи продовжується забезпечення виконання заходів щодо підключення інформаційно-телекомунікаційної системи суду до високошвидкісного каналу передачі даних.

З метою забезпечення своєчасного отримання учасниками процесу повісток, повідомлень та інших документів з розгляду судових справ, а також надсилання до суду будь-яких документів, пов’язаних з відкриттям провадження та розглядом судових справ, впроваджено проект «Електронний суд», завдяки якому сторони судового процесу мають можливість у максимально стислий термін отримувати копії усіх процесуальних документів у справі в електронному вигляді. Наразі суд може здійснювати відправку копій процесуальних документів сторонам у справі за їх замовленням.

ВЕДЕННЯ КАДРОВОЇ РОБОТИ

Ведення кадрової роботи суду відповідає вимогам чинного законодавства, а саме: наявна нормативна база з питань проходження державної служби; дотримуються вимоги щодо ведення обліку кадрів та кадрового діловодства; наявні посадові інструкції; формується кадровий резерв для державної служби; тощо.

Штатний розпис

Керівництвом суду своєчасно затверджується штатний розпис суду та вносяться відповідні зміни з урахуванням вимог законодавства.

Всі штатні розписи суду зберігаються в керівника апарату суду.

Формування штату та заповнення вакансій

Згідно штатного розпису Богородчанського районного суду Івано-Франківської області на 2015 рік, штатна чисельність працівників становить 23 посади, з них: 4 судді та 19 працівників апарату суду.

Розподіл функціональних обов’язків та наявність посадових інструкцій

Розподіл функціональних обов’язків між працівниками апарату суду здійснюється на підставі затверджених керівником апарату суду посадових інструкцій працівників апарату суду, які визначають основні завдання та обов’язки працівників, їх підпорядкованість, права та відповідальність. Всі працівники апарату суду ознайомлені з посадовими інструкціями під розпис.

Контроль за виконанням трудової та виконавської дисципліни

Правила внутрішнього трудового розпорядку для працівників Богородчанського районного суду затверджені загальними зборами трудового колективу. Всі працівники суду ознайомлені з Правилами внутрішнього трудового розпорядку під розпис, а також з Правилами поведінки працівника суду, які є невід`ємною частиною вказаних Правил, Загальними правилами поведінки державного службовця, Правилами етичної поведінки.

Стан роботи щодо проведення щорічних оцінок та атестацій відповідно до Закону України «Про державну службу»

В лютому 2015 року на виконання постанови Кабінету Міністрів України від 28.12.2000 року № 1922 та загального порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань затвердженого наказом Головного управління державної служби України від 31.10.2003 року № 122 проведено щорічну оцінку виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань за підсумками роботи у 2014 році. За її результатами виставлено підсумкові оцінки. Державні службовці ознайомлені з Порядком проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями Богородчанського районного суду покладених на них обов'язків і завдань.

Бланки щорічної оцінки державних службовців долучені до особових справ, інформацію про проведення щорічної оцінки направлено до територіального управління.

У першому кварталі 2015 року проведено роботу з декларування доходів суддями та державними службовцями. Декларації про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру за 2014 рік долучені до особових справ.

Щодо ведення особових справ працівників та трудових книжок

Особові справи суддів і державних службовців суду ведуться згідно вимог постанови Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року № 731 «Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади» із змінами і доповненнями.

У всіх особових справах відображаються облікові дані про працівників і своєчасно долучаються відповідні довідки, сертифікати, грамоти, подяки, тощо.

Присвоєння рангів державним службовцям Богородчанського районного суду здійснюється у відповідності до Закону України «Про державну службу» та Положення Про ранги державних службовців, яке затверджене Постановою КМУ від 19.06.1996 року № 658.

Особові справи працівників апарату суду та зареєстровані в книзі обліку руху особових справ.

Порядок ведення і зберігання трудових книжок працівників суду відповідає вимогам Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення від 29.07.1993 року № 58.

В суді реєстрація наказів ведеться відповідно до номенклатури справ, заведено журнал реєстрації наказів.

В Богородчанському районному суді складені графіки надання відпусток суддям та працівникам апарату суду, які затверджені головою суду.

ТЕХНІЧНИЙ СТАН БУДІВЛІ СУДУ, ОХОРОНА ПРИМІЩЕННЯ

Богородчанський районний суд розташований за адресою:
смт. Богородчани, вул. Шевченка, 68 в двохповерховій цегляній будівлі. Будинок побудований у 1902 році. Сторонні організації в будівлі відсутні.

Приміщення суду перебуває у державній власності та знаходиться на балансі ТУ ДСА України в Івано-Франківській області (свідоцтво про право власності від 29.07.2010 ЯЯЯ №006791).

Технічний стан адміністративної будівлі можна охарактеризувати як нормальний. Є потреба в проведенні ремонту фасадної сторони будинку.

Будівля, у якій розміщено суд, у повній мірі відповідає вимогам ДБН В.2.2-26:2010 «Будинки і споруди. Суди», і Переліку вимог, що пред’являються до приміщень районних (міських) судів, затвердженого ДСА України від 15.05.2003 року, погодженого Радою суддів України від 27.06.2003 року а саме:

-         достатня площа приміщення (1047,8 м. кв. при штатній чисельності суддів – 4);

-         кількість залів судових засідань – 4, у тому числі для слухання кримінальних справ – 2;

-         наявні 2 нарадчі кімнати, які безпосередньо примикають до залів судових засідань;

-         наявні 2 камери для тримання підсудних (2*3,4 м. кв.) та приміщення для конвою (17,9 м. кв.);

-         кожен суддя забезпечений кабінетом;

-         належно розміщені архівні приміщення;

-         працівники апарату суду забезпечені кабінетами.

В залі засідання для слухання кримінальних встановлено загородження із органічного скла.

В холі та коридорах суду облаштовано інформаційний куток для громадян, дошку оголошень, зразки заяв, план евакуації населення та інші корисні посилання.

Відповідно до Конвенції про права інвалідів, ратифікованої ВРУ 16.12.2009 року та національного законодавства про вільний, безперешкодний доступ до правосуддя людей з обмеженими фізичними можливостями у Богородчанському районному суді встановлено пандус. У 2015 році дообладнано кнопку виклику біля вхідних дверей у приміщення.

В суді у 2013 році створено режимно-секретний орган для розгляду справ, пов’язаних з державною таємницею. Виділено та обладнано окрему кімнату у відповідності до ДБН України В.2.2-14-2004 «Приміщення для зберігання секретних документів та роботи з ними» для забезпечення здійснення секретної діяльності.

Також у 2015 році встановлено систему відео нагляду у суді.

На виконання спільного наказу ДСА та МВС України від 06.09.2004 року №1003 «Про затвердження Інструкції про порядок організації підтримання громадського порядку в суді, припинення проявів неповаги до суду, а також охорони приміщень суду» кожен суддя забезпечений тривожним брилком (портативними тривожними кнопками), в залах судових засідань для слухання кримінальних справ встановлені тривожні кнопки. Відсутні камери схову для речей, які заборонено проносити у приміщення суду.

Відповідно до Інструкції про порядок конвоювання та тримання в судах підсудних (засуджених) за вимогою судових органів, затвердженої наказом Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства юстиції України, Генеральної прокуратури України, Верховного суду України, Служби безпеки України від 16.10.1996 року №705/37/5/17-398 у приміщенні Богородчанського районного суду наявні 2 камери для тримання підсудних, приміщення для конвою, окремий вхід для підсудних та окремий заїзд для конвойних автомобілів.

Відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів» в Богородчанському районному суді діє служба судових розпорядників (одна особа).

Забезпечення незалежності та безпеки суддів, працівників апарату суду, охорони приміщення суду, дотримання Правил пропуску осіб до приміщень судів та на їх територію транспортних засобів, затверджених спільним наказом ДСА України та МВС України від 12.09.2005 року №102/765 в Богородчанському районному суді поставлено на належному рівні, а саме:

а) встановлена охоронно-пожежна сигналізація;

б) встановлена і цілодобово функціонує охоронна сигналізація Державної служби охорони;

в) забезпечується денне чергування працівниками СРСМ «Грифон»;

г) при вході у суд встановлений стаціонарний метало-детектор;

д) всі вікна у приміщенні суду заґратовані;

е) встановлено систему відео нагляду;

є)пост СРСМ «Грифон» забезпечений прямою лінією з черговою частиною РВ МВС;

ж) головою суду та керівником апарату вжито всі основні заходи для забезпечення безпеки суддів та працівників апаратів судів.

ВИСНОВКИ ТА ПРОПОЗИЦІЇ:

За результатами комплексної перевірки роботи апарату Богородчанського районного суду за 2014 рік та 9 місяців 2015 року з питань, що входять до компетенції територіального управління з метою усунення недоліків та вдосконалення організації роботи суду рекомендуємо:

Голові суду:

- затвердити план заходів по усуненню виявлених недоліків.

Керівнику апарату суду результати вивченої роботи обговорити на нараді працівників суду, прозвітувати на зборах суддів у відповідності до п. 2 ст. 149 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» та розробити заходи по усуненню виявлених недоліків, а саме:

-         здійснювати контроль за веденням діловодства суду у відповідності до Інструкції та Положення;

-         підтримувати приміщення суду та прилеглої території в належному стані;

-         придбати господарські – будівельні товари для підтримання приміщення в належному стані (в межах коштів виділених на Богородчанський районний суд), документи направляти до територіального управління, з урахуванням вимог Постанови Кабінету Міністрів України від 01 березня 2014 року № 65 «Про економію державних коштів та недопущення витрат бюджету» зі змінами;

-         постійно використовувати нормативно-правову базу законодавства щодо фінансово-господарської діяльності суду;

-         встановити в холі на першому поверсі камери схову для речей громадян, які заборонено проносити у приміщення суду;

-         аналітичну довідку щодо перевірки (вивчення) стану організації роботи апарату суду обговорити на оперативній нараді працівників суду і направити до територіального управління розроблений та затверджений план заходів щодо усунення недоліків до 25 листопада 2015 року.