ЗАТВЕРДЖУЮ:

В. о. начальника територіального управління Державної судової адміністрації України в Івано-Франківській області

(підпис)           І. М. Андрієчко

03 липня 2014 року

 

АНАЛІТИЧНА ДОВІДКА

 

за результатами перевірки

стану організації роботи апарату

Тлумацького районного суду

за 2013 та перший квартал 2014 року

 

Відповідно до статті 146, 148 Закону України «Про судоустрій та статус суддів»; Положення про територіальні управління Державної судової адміністрації України, затвердженого наказом Державної судової адміністрації України від 05 квітня 2011 року № 82; Плану роботи територіального управління на 2014 рік, затвердженого наказом територіального управління від 18 грудня 2013 року №41; наказу територіального управління від 24 лютого 2012 року №06/2 «Про затвердження порядку, плану та складу робочої групи для проведення перевірки (вивчення) стану організації роботи апаратів місцевих загальних судів області» зі змінами; наказу територіального управління від 10 червня 2014 року №03-03/09 – 26 червня 2014 року перевірено (вивчено) організацію роботи апарату Тлумацького районного суду Івано-Франківської області з питань, віднесених до компетенції територіального управління робочою групою у складі: Грицяк В. В. – начальника відділу планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності; Сушка В. М. – завідувача сектору матеріально-технічного та господарського забезпечення, організації діяльності служби судових розпорядників; Подольської М. Ю. – завідувача сектору організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій; Пятничка Р. Й. – головного спеціаліста з кадрової роботи; Гринечка В. В. – головного спеціаліста відділу планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності.

Перевірка стану організації роботи апаратів місцевих загальних судів області є одним з важливих методів організаційного забезпечення їх діяльності, має за мету виявити позитивний досвід роботи для подальшого його розповсюдження, а також виявити недоліки та причини їх походження, допомогти в розробленні заходів щодо усунення цих недоліків, оптимізувати та максимально удосконалити роботу суду.

Об’єктом дослідження була перевірка (вивчення) стану організації роботи апарату Тлумацького районного суду за 2013 та перший квартал 2014 року.

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ СУДУ З ВЕДЕННЯ СУДОВОЇ СТАТИСТИКИ, ДІЛОВОДСТВА ТА АРХІВУ СУДУ

Під час вивчення роботи Тлумацького районного суду щодо організації роботи з ведення діловодства та обліково-статистичної роботи охоплено ряд питань, а саме:

- складання номенклатури справ суду;

- реєстрація та облік звернень громадян;

- порядок приймання судових справ і кореспонденції;

- реєстрація та облік судових справ і матеріалів;

- приймання, облік і зберігання речових доказів та особистих документів у судових справах;

- ведення автоматизованої програми «Д-3».

Ведення судового діловодства в Тлумацькому районному суді в 2013 році здійснювалось згідно з вимогами Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом ДСА України від 27.06.2006 року
№ 68, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 24.07.2006 року
№ 860/12734 зі змінами і доповненнями.

В 2014 році ведення діловодства суду здійснюється згідно з Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженим рішенням Ради суддів України від 26 листопада 2010 року
№ 30, погодженим Головою ДСА України та вимогами Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом ДСА України від 17.12.2013 року № 173.

У процесі перевірки спеціалістами територіального управління надані відповідні роз’яснення працівникам апарату суду по всім питанням, які викликають труднощі у роботі.

Номенклатура справ Тлумацького районного суду на 2014 рік розглядалась експертною комісією суду та була затверджена головою суду 27 грудня 2013 року, погоджена протоколом засідання експертно-перевірної комісії Держархіву Івано-Франківської області від 27 грудня 2013 року. Впродовж 2013 року було проведено 2 засідання експертної комісії суду. В 2014 році – 2. В номенклатурних справах зберігають оригінали статистичних звітів, інструкції, роз’яснення, листи, методичні рекомендації щодо ведення обліково-статистичної роботи.

Позовні заяви, апеляційні скарги, судові справи (матеріали кримінального провадження), а також інші документи і матеріали, що стосуються розгляду справ у суді, приймаються та реєструються в автоматизованій системі документообігу суду відповідно до Положенням про автоматизовану систему документообігу суду.

Одним зі способів контролю за виконанням позапланових заходів є обговорення їх наслідків на виробничих нарадах, які проводяться головою суду Лущак Н. І., керівником апарату суду Грабовецькою Л. А. та заступником керівника апарату суду Ковальчук С. В. Метою нарад є обговорення підсумків роботи суду за рік, півріччя, роботи канцелярії суду, питання навчання працівників суду і підвищення їхнього професійного рівня, обговорення листів територіального управління і апеляційного суду Івано-Франківської області, трудової та виконавської дисципліни колективу суду, тощо. Станом на 26.06.2014 року в Тлумацькому районному суді проведено 6 навчань з вивчення Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, 1 навчання на тему «Підписання електронним цифровим підписом судових рішень та запитів на отримання реєстраційних номерів облікових карток», нараду про дотримання працівниками апарату суду трудової дисципліни.

Реєстрація та облік звернень громадян в Тлумацькому районному суді

Відповідно до Закону України «Про звернення громадян» головою Тлумацького районного суду видано наказ від 14.01.2013 року № 01-04/3-13, згідно з яким затверджено графік особистого прийому громадян у суді. Відповідно до цього наказу, голова суду Лущак Н. І. здійснює прийом громадян перший понеділок кожного місяця, керівник апарату суду Грабовецька Л. А. – другого вівторка та четвертого четверга кожного місяця, заступник керівника апарату суду Ковальчук С. В. – третю середу місяця. Графік особистого прийому громадян розміщений на дошці оголошень в приміщенні суду.

17 січня 2013 року за номером 01-04/5-13 головою суду Лущак Н.І. видано наказ «Про затвердження Положення про забезпечення доступу до публічної інформації та визначення відповідальною особою». На даний час налагоджена робота із засобами масової інформації, проводяться прес-конференції з головою суду та керівником апарату суду. На виконання Законів України «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації», «Про судоустрій і статус суддів» Тлумацьким районним судом розроблено ряд заходів, з метою формування іміджу суду в суспільстві, висвітлення діяльності суду та донесення до громадян відомостей про його роботу через засоби масової інформації – районну газету «Злагода», в якій у 2013 році опубліковані наступні статті:

-                     в № 23 (1363) районної газети «Злагода» від 07 червня 2013 року опублікована стаття «Сім років за вбивство. Воно сталося через конфлікт на ґрунті ревнощів, внаслідок якого круглими сиротами залишилися троє дітей»;

-                     в № 24 (1364) районної газети «Злагода» від 15 червня 2013 року опублікована стаття «За вбивство діда – сім років тюрми. Молодик запідозрив старенького у крадіжці овочів».

-                     в № 26 (1366) районної газети «Злагода» від 29 червня 2013 року опублікована стаття «Кров людська – не водиця. Під час автомобільної аварії загинули двоє дітей. За скоєний злочин чоловік позбавлений волі на п`ять з половиною років».

Доступ до публічної інформації про роботу Тлумацького районного суду здійснюється шляхом систематичного та оперативного оприлюднення інформації на інформаційних стендах, офіційному веб-сайті суду в мережі Інтернет, присутності у відкритих судових засіданнях та у вигляді надання інформації за запитами на інформацію.

На інформаційних стендах в приміщенні суду знаходиться інформація про діяльність суду: інформація для громадян, в якій відображено режим роботи суду, графік прийому громадян керівництвом та працівниками апарату суду, відомості про сплату судового збору, інформація, пов’язана з розглядом судових справ у суді та інша корисна для громадян інформація, яка стосується звернення до суду. З метою забезпечення максимально прозорого доступу суспільства до інформації про діяльність суду, підтримки відносин між судом та громадськістю, а також для зміцнення авторитету та підвищення іміджу судової влади України в цілому Тлумацьким районним судом упродовж 2013 року на веб-порталі судової влади України систематично розміщувалися інформаційні повідомлення.

Громадськість інформується щодо розгляду резонансних справ.

На час перевірки в суді зареєстровано 141 письмовий запит на публічну інформацію. Здебільшого запити стосувалися наявності чи відсутності звернень громадян з цивільним позовом про стягнення аліментів. На всі запити надано відповіді у встановлені Законом терміни.

Журнали вхідної кореспонденції у 2013 році велись згідно вимог Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді та встановленого зразка (додаток 1). Програмою «Д-3» щоденно роздруковується реєстр вихідної та вхідної кореспонденції.

Організація роботи архіву суду

Архів Тлумацького районного суду Івано-Франківської області знаходиться на 3 поверсі. При веденні архівної роботи суд керується Інструкцією про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до держаних архівів судових справ та документів діяльності суду. Відповідно до наказу голови Тлумацького районного суду від 27 жовтня 2012 року № 165 «Про проведення перевірки архіву суду», комісією, у складі: голови комісії – головного спеціаліста з інформаційних технологій Садов’яка В. В., членів комісії: судового розпорядника Стефанишина М. Я. та секретаря суду Самборської Н. І. проведено перевірку всіх наявних судових і номенклатурних справ в архіві суду. Організовує та веде роботу архіву суду комісія у вищезазначеному складі.

 

 

 

Стан діловодства в суді: ведення документообігу, контроль за виконанням документів

- реєстрація вхідної кореспонденції (додаток 1) здійснюється згідно з вимогами п. 2 Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом ДСА України 27.06.2006 року № 68– 2013 рік;

- ведення журналів розгляду судових справ і матеріалів суддів відповідають вимогам п. 13.4 Інструкції – 2013 рік (додаток 37).

- ведення контрольних журналів (додаток 31) відповідає вимогам
п. 3.14 Інструкції. Такий журнал ведеться окремо на кожного суддю.

- відповідає вимогам «Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду». Відповідно до номенклатурної справи Тлумацького районного суду на 2013 рік, затвердженої в. о. голови суду 04 грудня 2012 року, погодженої протоколом засідання експертно-перевірної комісії архівного відділу Тлумацької РДА від 04 грудня 2012 року № 1 в суді велась номенклатурна справа № 04-33 «Журнал обліку речових доказів». Протягом 2013 року було обліковано 19 речових доказів по кримінальних справах (провадженнях), 11 з яких знищено, 3 – залишено при матеріалах справи, 2 – передані іншим організаціям та установам на виконання вироків суду, 3 – залишок.

При реєстрації вхідної кореспонденції відповідальним працівником за здійснення прийому громадян з питань подачі кореспонденції – консультантом суду Томин Л.М. в автоматизованій системі документообігу суду вносяться дані про термін виконання.

В суді ведеться номенклатурна справа № 01-91 «Журнал обліку речових доказів». Відповідальний працівник за ведення даної номенклатурної справи – старший секретар суду Калинюк Л. Б. Станом на 26.06.2014 року в даному журналі зареєстровано 15 речових доказів, 4 з яких знищено, 5 – залишено при матеріалах справ, 3 – передані іншим організаціям та установам на виконання вироків суду. Речові докази зберігаються у сейфі, що відображено в журналі обліку речових доказів.

Ведення автоматизованої програми «Д-3»

Діловодство Тлумацького районного суду здійснюється згідно з Положенням про автоматизовану систему документообігу суду. Автоматизовано ведеться прийом і реєстрація процесуальних документів та судових справ, передавання процесуальних документів і судових справ для розгляду, робота з судовими справами та матеріалами до їх завершення.

Усе листування, що стосується судових справ і матеріалів, зареєстрованих у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, ведеться за єдиним унікальним номером провадження. Процесуальні документи зберігаються в автоматизованій системі документообігу суду та скріплюються електронним цифровим підписом головуючого судді (судді-доповідача). В матеріалах справ на кожній сторінці процесуального документа є унікальний штрих-код, який розміщений в нижньому правому куті документа і дає можливість його ідентифікувати.

З метою реалізації подальшого впровадження інформаційних технологій Тлумацький районний суд впродовж 2013 року здійснював організаційні заходи, спрямовані на покращення роботи суду. Проводилась робота щодо забезпечення функціонування автоматизованої системи електронного документообігу в суді.

Відповідно до Законів України «Про судоустрій і статус суддів» та «Про доступ до судових рішень» забезпечується систематичне відправлення судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень та ведеться постійний контроль за наповненням вказаного реєстру.

Забезпечено безперешкодний доступ суду до відомостей Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців шляхом підключення через Реєстраційний портал.

З метою створення єдиного інформаційного простору судової системи продовжується забезпечення виконання заходів щодо підключення інформаційно-телекомунікаційної системи суду до високошвидкісного каналу передачі даних.

З метою забезпечення своєчасного отримання учасниками процесу повісток, повідомлень та інших документів з розгляду судових справ, а також надсилання до суду будь-яких документів, пов’язаних з відкриттям провадження та розглядом судових справ, впроваджено проект «Електронний суд», завдяки якому сторони судового процесу мають можливість у максимально стислий термін отримувати копії усіх процесуальних документів у справі в електронному вигляді. Наразі суд може здійснювати відправку копій процесуальних документів сторонам у справі за їх замовленням.

Наказом ДСА України № 119 від 20 вересня 2013 року «Про реалізацію проекту щодо надсилання SMS-повідомлень учасникам судового процесу (кримінального провадження) у місцевих та апеляційних загальних судах» з 1 жовтня 2013 року в Тлумацькому районному суді запроваджено надсилання судами учасникам судового процесу (кримінального провадження) текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень. В 2013 році судом надіслано 22 SMS-повісток, що складає 110 SMS-повідомлень, а станом на 26.06.2014 року – 6 SMS-повісток, що складає 28 SMS-повідомлень. На сьогодні в суді реалізована технічна можливість надсилання SMS-повісток, тобто повісток про виклик до суду у вигляді SMS-повідомлень. Надсилання таких повісток здійснюється судом у відповідності до статті 135 Кримінального процесуального кодексу України та частини 6 статті 74 Цивільного процесуального кодексу України, якими передбачена можливість інформування учасників процесу за допомогою телефону або іншими засобами зв’язку, що забезпечують фіксацію повідомлення.

З метою виконання вимог статті 336 Кримінального процесуального кодексу України у суді встановлено та налаштовано систему відеоконференцзв’язку в залі судового засідання № 1.

Відповідно до наказів керівника апарату суду від 05.01.2011 року № 5, від 05.11.2012 року № 167, від 01.04.2013 року № 10-13, від 08.07.2013 № 16-13, від 05.08.2013 року № 22-13, від 06.08.2013 року № 20-13, від 01.10.2013 року № 23-13, від 24.03.2014 року № 14-14, від 10.04.2014 року № 19-14, від 10.04.2014 року № 32-14, від 16.04.2014 року № 38-14, від 17.04.2014 року № 39-14, від 24.04.2014 року № 23-14, від 23.05.2014 року № 28-14, від 04.06.2014 року № 38-14, від 13.06.2014 року № 47-14 надано працівникам апарату суду доступ до автоматизованої системи документообігу суду.

Відповідно до наказів голови суду від 05.01.2011 року № 6, від 28.12.2012 року № 215, від 10.04.2014 року № 20-14, від 10.04.2014 року № 30-14, від 10.04.2014 року № 31-14, від 22.04.2014 року № 40-14, від 22.05.2014 № 49-14, від 04.06.2014 року № 36-14, від 04.06.2014 року № 39-14 надано суддям, керівнику апарату суду та його заступнику доступ до автоматизованої системи документообігу суду.

 

ВЕДЕННЯ КАДРОВОЇ РОБОТИ

Штатний розпис

Аналіз штатного розпису Тлумацького районного суду Івано-Франківської області за 2013 рік та 1 квартал 2014 року свідчить про те, що керівництвом суду своєчасно затверджувався штатний розпис суду та вносились відповідні зміни з урахуванням вимог законодавства. 15.01.2013 року затверджено штатний розпис суду на 2013 рік. 14.05.2013 року затверджувались зміни до штатного розпису на 2013 рік. 07.02.2014 року затверджено штатний розпис суду на 2014 рік. Всі штатні розписи суду зберігаються в заступника керівника апарату суду в номенклатурній справі за № 02-11 «Штатні розписи суду, зміни до них, проекти, документи щодо їх розроблення».

Формування штату та заповнення вакансій

Згідно з штатним розписом Тлумацького районного суду на 2013 рік штатна чисельність працівників суду області становила 22 посади, з них: суддів – 4; працівників апарату суду – 18.

Станом на 01.01.2014 року штатна та фактична чисельність працівників суду становила 20 одиниць, з них: суддів – 3, державних службовців – 17.

Станом на 26.06.2014 року в Тлумацькому районному суді є одна вакантна посада судді. В апараті суду є вакантна посада помічника судді.

З 20.11.2012 року Грабовецька Леся Аркадіївна призначена на посаду керівника апарату Тлумацького районного суду Івано-Франківської області (Наказ від 19.11.2012 року № 109/к).

Наказом від 19.11.2012 року № 110/к на посаду заступника керівника апарату Тлумацького районного суду Івано-Франківської області з 20.11.2012 року призначено помічника судді Ковальчук Світлану Василівну.

Розподіл функціональних обов’язків та наявність посадових інструкцій

Впродовж 2013 та 6 місяців 2014 року розподіл функціональних обов’язків між працівниками апарату суду здійснювався на підставі затверджених керівником апарату суду посадових інструкцій працівників апарату суду, які визначали основні завдання та обов’язки працівників, їх підпорядкованість, права, відповідальність.

Відповідно до рекомендацій щодо застосування Положення про помічника судді суду загальної юрисдикції, затвердженого рішенням Ради суддів України від 25.03.2011 року № 14, наказом керівника апарату Тлумацького районного суду від 04.03.2013 року № 5-13 затверджено посадову інструкцію помічника голови суду та помічника судді.

Контроль за виконанням трудової та виконавської дисципліни

В суді приділяється належна увага контролю за станом виконавської та трудової дисципліни. Наказом голови суду затверджено Правила внутрішнього трудового розпорядку працівників Тлумацького районного суду Івано-Франківської області.

Облік робочого часу працівників суду здійснюється шляхом ведення книги обліку виходу на роботу працівників суду та табелю обліку робочого часу. Табель складається щомісячно, підписується головою суду – на суддів, керівником апарату суду – на працівників апарату суду та відповідальною особою за складання табелю. Однак, встановлено розбіжності між даними, зазначеними в табелі та фактично відпрацьованим часом, що, у свою чергу, впливає на утворення недостовірних статистичних показників.

Впродовж 2013 року до дисциплінарної відповідальності притягувалась секретар суду Самборська Н.І., якій оголошено догану за порушення вимог посадової інструкції, Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді та за неналежне виконання службових обов’язків. Також у 2014 році оголошено догану консультанту суду Пилипів Р.М. за порушення вимог посадової Інструкції з діловодства у місцевих судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ.

Стан роботи щодо проведення щорічних оцінок та атестацій відповідно до Закону України «Про державну службу»

На виконання вимог п. 3 Положення про проведення атестації державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28.12.2000 року №1922, з метою здійснення регулярного контролю за проходженням державної служби та професійними досягненнями державних службовців у 2013-2014 роках в Тлумацькому районному суді Івано-Франківської області проведено оцінку виконання державними службовцями покладених на них завдань і обов’язків.

В 2013-2014 роках на виконання листів територіального управління Державної судової адміністрації України в Івано-Франківській області, проведено щорічну оцінку виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань за підсумками роботи у 2012-2013 роках. Інформації про результати проведення щорічної оцінки надіслано до територіального управління.

Державні службовці ознайомлені з Порядком проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями Тлумацького районного суду Івано-Франківської області покладених на них обов'язків і завдань.

Щодо ведення особових справ працівників та трудових книжок

Особові справи суддів і державних службовців суду ведуться згідно з вимогами постанови Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 № 731 «Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади» зі змінами і доповненнями, внесеними постановою Кабінету Міністрів України від 24 січня 2001 року № 56. В них знаходять відображення всі зміни, що відбуваються. Всі особові справи реєструються в журналі руху особових справ.

Порядок зберігання трудових книжок працівників суду відповідає вимогам Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення від 29.07.1993 року № 58. В суді ведеться книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Всі трудові книжки зберігаються у металевому сейфі, який знаходиться в кабінеті заступника керівника апарату суду, який здійснює ведення кадрового діловодства. В процесі вивчення стану ведення та обліку трудових книжок працівників Тлумацького районного суду Івано-Франківської області недоліків не виявлено.

Оригінали наказів зберігаються в номенклатурних справах за видами діяльності, відповідно до номенклатури справ суду на 2013-2014 роки. Із змістом наказу працівники, щодо яких видано наказ, ознайомлюються на звороті під розпис. Реєстрація наказів ведеться в журналі реєстрації наказів.

У всіх особових справах відображаються обліково-характеризуючі дані про працівників і своєчасно долучаються відповідні довідки, сертифікати, грамоти, подяки, тощо.

Присвоєння рангів державним службовцям Тлумацького районного суду здійснюється у відповідності до Закону України «Про державну службу» від 16.12.1993 року зі змінами та доповненнями та Положення Про ранги державних службовців, яке затверджене Постановою КМУ від 19.06.1996 року № 658.

Всі особові справи працівників апарату суду та суддів зареєстровані в книзі обліку руху особових справ.

Під час перевірки номенклатурних справ «Накази суду з основної діяльності» (оригінали), «Накази суду про відрядження працівників» (оригінали), «Накази суду про надання відпусток (щорічних основних, в зв’язку з навчанням, додаткових, творчі, соціальні, без збереження заробітної плати)» порушень не виявлено. Реєстрація наказів ведеться у журналі реєстрації наказів суду.

Службові відрядження оформляються відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 року № 59. Для реєстрації службових відряджень в суді ведеться журнал реєстрації посвідчень про відрядження.

В Тлумацькому районному суді Івано-Франківської області на 2013 та 2014 роки складені графіки надання відпусток суддям та працівникам апарату суду.

Упродовж 2013 року була організована робота із залучення працівників Тлумацького районного суду до проходження підвищення кваліфікації шляхом направлення їх на навчання. Так, у Національній школі суддів України та її Львівському регіональному відділенні впродовж 2013 року пройшли навчання з підвищення кваліфікації та взяли участь у короткострокових навчаннях 5 працівників суду.

Упродовж І півріччя 2014 року організована робота із залучення працівників суду до проходження підвищення кваліфікації шляхом направлення їх на навчання. У Національній школі суддів України та її Львівському регіональному відділенні пройшли навчання 4 працівники.

В Тлумацькому районному суді ведеться журнал обліку печаток і штампів суду. Згідно з наказом голови суду від 17.10.2012 року № 162 помічника голови суду Білуник Олесю Володимирівну призначено відповідальною особою за зберігання гербової печатки суду та штампу «З оригіналом згідно» Тлумацького районного суду Івано-Франківської області; секретаря суду Самборську Наталію Іванівну – печаток «Канцелярія», «Для довідок» та кутового штампу суду; секретаря суду Ганчак Ганну Ільківну – штампів «Для конвертів»; консультанта суду Томин Любов Михайлівну – штампу «Одержано». Згідно з наказом голови суду від 23.05.2014 року № 50-14 заступника керівника апарату Ковальчук Світлану Василівну призначено відповідальною особою за зберігання штампу «Заступник керівника апарату Тлумацького районного суду Івано-Франківської області відповідальний за ведення кадрового діловодства в суді»; старшого секретаря Калинюк Лідію Богданівну – штампу «Судове рішення набрало законної сили».

 

МАТЕРІАЛЬНО-ТЕХНІЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ СУДУ

В ході вивчення роботи суду проведено вибіркову інвентаризацію матеріальних цінностей, які знаходяться на балансі територіального управління (передані Тлумацькому районному суду) згідно з наступними балансовими рахунками:

- 104 «Машини та обладнання»;

- 105 «Транспортні засоби».

При проведенні вибіркового огляду інвентаризації обладнання, устаткування та інвентарю відмічено, що необоротні активи, які є в наявності у суді на період вивчення роботи, зберігаються належним чином. Інвентарні номери є на всіх основних засобах. Облік матеріальних цінностей (журнал обліку) ведеться, документи зберігаються в окремій папці. Відповідно до номенклатури справ суду на 2014 рік в суді ведеться номенклатурна справа № 01-62 «Документи (інвентарні описи, акти, протоколи засідань інвентаризаційних комісій) по інвентаризації всіх наявних основних фондів, господарських матеріалів, малоцінного інвентаря суду».

Згідно з рахунком 105 «Транспортні засоби» у суді наявний автомобіль марки УАЗ-469 Б номерний знак ИФЗ 34-39, 1978 року випуску, який переданий суду розпорядженням голови Тлумацької районної державної адміністрації № 810-р від 12 грудня 1995 року та на підставі акту про передачу автотранспорту від 18 грудня 1995 року. На даний час автомобіль є непридатним для подальшого використання та підлягає списанню.

Матеріально-відповідальною особою в Тлумацькому районному суді визначено секретаря суду Самборську Н. І. відповідно до наказу № 192 від 11 грудня 2012 року. Договір про повну матеріальну відповідальність працівника укладений між Тлумацьким районним судом в особі керівника апарату суду та матеріально-відповідальною особою.

Відповідно до наказу голови Тлумацького районного суду від 24 жовтня 2013 року створено інвентаризаційну комісією, в складі: голови комісії – заступника керівника апарату суду Ковальчук С. В.; секретаря комісії – головного спеціаліст з ІТ Садов’яка В. В.; членів комісії – консультанта суду Пилипів Р. М., старшого секретаря суду Калинюк Л. Б., секретаря суду Самборської Н. І.

Облік особистих речей працівників апарату суду здійснюється у відповідності до затверджених договорів відповідального зберігання ТМЦ, які зберігаються в окремій папці. Договори відповідального зберігання прошиті, пронумеровані, підписані, скріплені підписами осіб та гербовою печаткою суду. В суді ведеться номенклатурна справа № 01-63 «Договори про повну матеріальну відповідальність зберігання майна суддів та працівників апарату суду». Слід зазначити, що станом на 26.06.2014 року між керівником установи та суддями і працівниками суду укладено 9 договорів відповідального зберігання на загальну суму 45813 грн. (сорок п`ять тисяч вісімсот тринадцять гривень). Всі договори прошиті, пронумеровані, підписані, скріплені підписами осіб та гербовою печаткою суду.

Облік надходження та витрат маркованої продукції в суді здійснюється відповідальною особою суду – Ганчак Г. І., окремо ведеться реєстр простої, рекомендованої та розносної кореспонденції. Марки та марковані конверти зберігаються в сейфі в канцелярії суду. Фіскальні чеки за відправлення рекомендованої кореспонденції у 2014 році прошиті, пронумеровані і описані в номенклатурній справі № 01-65 «Реєстр на відправлення рекомендованої кореспонденції».

Видача та списання матеріалів, господарських товарів, малоцінного та швидкозношуваного інвентарю проводиться згідно актів і відомостей витрат матеріалів на потреби установи з дотриманням єдиних вимог, затверджених спільним наказом Державного казначейства України та Міністерства економіки України від 10.08.2001 року № 142/181 «Про затвердження типової інструкції про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ» матеріально-відповідальною особою – секретарем суду Самборською Н.І. У суді ведуться наступні номенклатурні справи: № 01-59 «Накладні та акти списання малоцінних і швидкозношуваних товарно-матеріальних цінностей»; № 01-60 «Накладні та акти списання основних засобів». Облік (надходження – списання) основних засобів в розрізі рахунків бухгалтерського обліку ведеться відокремлено, підсумовано обороти на початок року, по місяцях та на кінець року. Керівником апарату суду 01 квітня 2013 року видано наказ № 13-13 «Про створення постійно діючої комісії по списанню матеріальних цінностей», відповідно до якого створено постійно діючу комісію у суді.

Придбанні господарські товари використанні належним чином та за призначенням. Для належного матеріально-технічного забезпечення суду упродовж 2013 року: частково зроблено нову проводку, а саме в залах судових засідань, на сходовій клітці, в канцелярії суду, в серверній кімнаті; зроблені таблички на дверях працівників суду; виготовлені інформаційні стенди; встановлено кондиціонер в серверну кімнату; отримано та встановлено звукозаписуючу апаратуру фіксації судового процесу «Камертон» в кількості 1 шт.; отримано та встановлено 3 комплекти комп’ютерної техніки для облаштування робочих місць працівників апарату суду; отримано та встановлено персональний комп’ютер, веб-камеру та акустичну систему для забезпечення проведення відеоконференцзв’язку допиту свідка; придбана форма для судового розпорядника. Однак в суді є додаткова потреба в придбанні віконних жалюз, дверних замків, фарби та лаків, будівельних матеріалів.

Всі судді Тлумацького районного суду забезпечені мантіями та нагрудними знаками судді. Згідно з даними бухгалтерського обліку в наявності є 3 мантії та 3 нагрудних знаки судді.

Відповідно до Номенклатури справ Тлумацького районного суду на 2013 рік, затвердженої в. о. голови 04 грудня 2012 року, погодженої протоколом засідання експертно-перевірної комісії архівного відділу Тлумацької РДА від 04 грудня 2012 року № 1 в суді велись наступні номенклатурні справи: № 06-02 «Журнал обліку надходжень коштів по сплаті судового збору»; № 06-03 «Журнал обліку повернень коштів по сплаті судового збору»; № 06-04 «Довідки про повернення коштів по сплаті судового збору»; № 06-05 «Виписки з банку щодо судового збору». Відповідальною особою за ведення даних номенклатурних справ суду в 2013 році була консультант суду Пилипів Р. М. Відповідно до номенклатури справ на 2014 рік, в суді ведеться номенклатурна справа № 01-74 «Листування з ТУ ДСА України в Івано-Франківській області щодо сум судового збору», яка має 3 (три) частини: № 01-74.1 «Виписки про сплату судового збору»; № 01-74.2 «Звіти про справляння, звільнення від сплати та повернення коштів судового збору»; № 01-74.3 «Подання про повернення коштів по сплаті судового збору». Відповідальною особою за ведення даних номенклатурних справ суду в 2014 році є консультант суду Томин Л.М.

 

ТЕХНІЧНИЙ СТАН БУДІВЛІ СУДУ, ОХОРОНА ПРИМІЩЕННЯ

Тлумацький районний суд Івано-Франківської області розташований у трьохповерховій цегляній будівлі за адресою: м. Тлумач, вул. Винниченка,
14 а. Підвал відсутній.

Будівля побудована у 1970 році, перебуває у державній власності – держава в особі Кабінету Міністрів України в оперативному управлінні Тлумацького районного суду Івано-Франківській області. Свідоцтво про право власності виготовлено 31 липня 2009 року. Загальна площа будівлі і приміщення суду становить 567,4 м. кв. Крім цього згідно з згаданим свідоцтвом суду належать 2 гаражі площею 43 м. кв. Станом на 26 червня 2014 року не виготовлено правовстановлюючу документацію на земельну ділянку для обслуговування потреб суду.

Відповідно до ДБН В 2.2-26:2010 «Будинки і споруди. Суди» та Переліку вимог, що пред’являються до приміщень районних (міських) судів, затвердженого ДСА України від 15.05.2003 року, погодженого Радою суддів України від 27.06.2003 року адміністративне приміщення Тлумацького районного суду знаходиться у нормальному технічному стані, частково відповідає вищезазначеним нормам, а саме:

-         в суді є 2 зали судових засідань (2 для слухання кримінальних справ з металевими загородженнями для підсудних);

-         наявні 2 нарадчі кімнати, які примикають до залів судових засідань;

-         кожний суддя забезпечений належним кабінетом (4 кабінети);

-         працівники апарату забезпечені належними кабінетами;

-         наявна камера для підсудних 7,8 м. кв. та приміщення для конвою 4,6 м. кв.

Приміщення для конвою та камера для підсудних, відповідають вимогам Інструкції з організації конвоювання і взятих під варту осіб в органах внутрішніх справ України, затвердженої наказом МВС України від 20.01.2005 року №60дск, погодженої Верховним Судом України. Наявний окремий заїзд для конвою, окремий вхід, та сходова клітка, по якій підсудних доставляють у зали судових засідань.

На виконання Спільного наказу ДСА та МВС України від 06.09.2004 року №1003 «Про затвердження Інструкції про порядок організації підтримання громадського порядку в суді, припинення проявів неповаги до суду, а також охорони приміщень суду» у приміщеннях суду встановлено та налаштовано 6 тривожних кнопок (2 у залах судових засідань 4 – в кабінетах суддів) та 4 портативні брилки з виведенням їх на пульт судової міліції «Грифон».

Зали судових засідань облаштовані державною символікою.

В холі та коридорах на трьох поверхах суду облаштовано інформаційний куток для громадян, куток цивільної оборони, дошку оголошень, план евакуації населення та інші корисні посилання, на стендах вкладені зразки заяв та інших документів для відвідувачів.

При вході у суд встановлено пандус, який не відповідає встановленим вимогам. При проектуванні сходів та пандусів слід враховувати вимоги ДБН В.1.1-7, ДБН В.2.2-17 та ДБН В.2.2-9. Кнопка виклику при вході у суд відсутня.

Забезпечення незалежності та безпеки суддів, працівників апарату суду, охорони приміщення суду в Тлумацькому районному суді поставлено на належному рівні, а саме:

а) встановлена охоронно-пожежна сигналізація;

б) встановлена і функціонує охоронна сигналізація ДСО;

в) забезпечується пропускний режим в робочий час, ведеться журнал відвідувачів суду працівниками судової міліції «Грифон»;

г) встановлено цілодобове чергування спецпідрозділу «Грифон»;

д) виділено кімнату відпочинку для працівників спецпідрозділу судової міліції «Грифон»;

е) при вході у суд встановлений і функціонує стаціонарний метало-детектор;

є) встановлено у коридорі камери схову для речей громадян;

ж) у залах судових засідань для слухання кримінальних справ встановлені металеві загородження та тривожна сигналізація;

з) вікна у будівлі суду (33) заґратовані;

і) головою суду та керівником апарату вжито всі основні заходи для забезпечення безпеки суддів та працівників апаратів судів.

На час проведення перевірки не функціонує пожежна сигналізація.

 

ВИСНОВКИ ТА ПРОПОЗИЦІЇ:

За результатами перевірки роботи апарату Тлумацького районного суду за 2013 та перший квартал 2104 року з питань, що входять до компетенції територіального управління, з метою усунення недоліків та вдосконалення організації роботи суду рекомендуємо:

Голові суду:

- затвердити план заходів по усуненню виявлених недоліків.

 

Керівнику апарату суду результати вивченої роботи обговорити на нараді працівників суду, прозвітувати на зборах суддів у відповідності до п. 2 ст. 149 Закону України «Про судоустрій і статус» та розробити заходи по усуненню виявлених недоліків, а саме:

- здійснювати контроль за веденням діловодства в судах, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, заповненню документів первинного обліку;

- здійснювати контроль за веденням діловодства суду за допомогою автоматизованої програми «Д-3»;

- дотримуватися вимог Національного стандарту України «Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003», затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07 квітня 2003 року № 55;

- при затвердженні номенклатури справ на 2015 рік розмежувати окремо по видах діяльності накази з особового складу (кадрові накази), накази з основної діяльності, накази про надання відпусток та накази про відрядження працівників.

- в наказах про відпустки суддям Тлумацького районного суду вказувати період відпустки в робочих днях поряд з календарними;

- табель вести відповідно до вимог, затверджених наказом Держкомстату України від 05 грудня 2008 року № 489;

- придбати господарські, будівельні товари (з врахуванням вимог Постанови Кабінету Міністрів України від 01 березня 2014 року № 65 «Про економію державних коштів та недопущення витрат бюджету» зі змінами, в межах коштів виділених на Тлумацький районний суд), документи направляти до територіального управління;

- протягом двох місяців з моменту отримання аналітичної довідки впорядкувати документи на наявний транспортний засіб що знаходиться у суді (копії документів направити до територіального управління) та в подальшому вжити заходів для списання даного автомобіля;

- постійно використовувати нормативно-правову базу законодавства щодо фінансово-господарської діяльності суду;

- вжити заходів щодо виготовлення правовстановлюючої документації на земельну ділянку;

- відновити роботу протипожежної сигналізації;

- перед будівлею та у приміщенні позначити краї сходів яскраво-жовтою фарбою (ширина смужки не більше 10 см.) для людей з вадами зору;

- встановити кнопку виклику при вході у суд;

- аналітичну довідку щодо перевірки (вивчення) стану організації роботи апарату суду за 2013 та перший квартал 2104 року обговорити на оперативній нараді працівників суду та направити до територіального управління розроблений та затверджений план заходів щодо усунення недоліків до17 липня 2014 року.

 

 

Голова робочої групи – Завідувач сектору матеріально-технічного та господарського забезпечення, організації діяльності служби судових розпорядників Члени робочої групи:	(підпис)           В. М. Сушко
Начальник відділу планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності	(підпис)           В. В. Грицяк
Завідувач сектору організації діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій	(підпис)        М. Ю. Подольська
Головний спеціаліст з кадрової роботи	(підпис)           Р. Й. Пятничко
Головний спеціаліст відділу планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності	(підпис)           В. В. Гринечко