Аналітична довідка за результатами перевірки (вивчення) стану організації роботи апарату Долинського районного суду за 2013 та перший квартал 2014 року

ЗАТВЕРДЖУЮ:

В.о. начальника територіального управління Державної судової адміністрації України в Івано-Франківській області

 (підпис) І.М. Андрієчко

26 червня 2014 року

 

АНАЛІТИЧНА ДОВІДКА

 

за результатами перевірки

стану організації роботи апарату

Долинського районного суду

за 2013 та перший квартал 2014 року

 

Відповідно до статті 146, 148 Закону України «Про судоустрій та статус суддів»; Положення про територіальні управління Державної судової адміністрації України, затвердженого наказом Державної судової адміністрації України від 05 квітня 2011 року №82; Плану роботи територіального управління на 2014 рік, затвердженого наказом територіального управління від 18 грудня 2013 року №41; наказу територіального управління від 24 лютого 2012 року №06/2 «Про затвердження порядку, плану та складу робочої групи для проведення перевірки (вивчення) стану організації роботи апаратів місцевих загальних судів області» зі змінами; наказу територіального управління від 10 червня 2014 року №03-03/08 – 19 червня 2014 року перевірено (вивчено) організацію роботи апарату Дорлинського районного суду Івано-Франківської області з питань, віднесених до компетенції територіального управління робочою групою у складі: Грицяк В.В. – начальника відділу планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності; Сушка В.М. – завідувача сектору матеріально-технічного та господарського забезпечення, організації діяльності служби судових розпорядників; Подольської М.Ю. – завідувача сектору організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій; Пятничка Р.Й. – головного спеціаліста з кадрової роботи; Гринечка В.В. – головного спеціаліста відділу планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності.

Перевірка стану організації роботи апаратів місцевих загальних судів області є одним з важливих методів організаційного забезпечення їх діяльності, має за мету виявити позитивний досвід роботи для подальшого його розповсюдження, а також виявити недоліки та причини їх походження, допомогти в розробленні заходів щодо усунення цих недоліків, оптимізувати та максимально удосконалити роботу суду.

Об’єктом дослідження була перевірка (вивчення) стану організації роботи апарату Долинського районного суду за 2013 та перший квартал 2014 року.

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ СУДУ З ВЕДЕННЯ СУДОВОЇ СТАТИСТИКИ, ДІЛОВОДСТВА ТА АРХІВУ СУДУ

Під час вивчення роботи Долинського районного суду щодо організації роботи з ведення діловодства та обліково-статистичної роботи охоплено ряд питань, а саме:

- складання номенклатури справ суду;

- реєстрація та облік звернень громадян;

- порядок приймання судових справ і кореспонденції;

- реєстрація та облік судових справ і матеріалів;

- приймання, облік і зберігання речових доказів та особистих документів у судових справах;

- ведення автоматизованої програми «Д-3».

Ведення судового діловодства в Долинському районному суді в 2013 році здійснювалось згідно з вимогами «Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді», затвердженої наказом ДСА України 27.06.2006 року № 68, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 24.07.2006 року № 860/12734 зі змінами і доповненнями.

В 2014 році ведення діловодства Долинського районного суду повинно здійснюватись згідно з «Положенням про автоматизовану систему документообігу суду» та вимогами «Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому судді України з розгляду цивільних і кримінальних справ», затвердженої наказом ДСА України 17.12.2013 року № 173.

Позовні заяви, апеляційні, судові справи (матеріали кримінального провадження), а також інші документи і матеріали, що стосуються розгляду справ у суді, приймаються та реєструються в автоматизованій системі документообігу суду відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

Журнали вхідної кореспонденції у 2013 році велись згідно з вимогами «Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді» та встановленим зразком (додаток 1).

Одним зі способів контролю виконання запланованих заходів є обговорення їх наслідків на виробничих нарадах, які проводяться головою суду Пуликом В.В., керівником та заступником апарату суду. Темами нарад є: обговорення підсумків роботи суду за рік, півріччя, робота канцелярії суду, питання навчання працівників суду і підвищення їхнього професійного рівня, обговорення листів апеляційного суду в Івано-Франківській області, трудової та виконавської дисципліни колективу суду, тощо.

Під час перевірки, спеціалістами територіального управління були надані відповідні роз’яснення працівникам апарату судів по всім питанням, які викликають труднощі у роботі.

 

 

Реєстрація та облік звернень громадян в Городенківькому районному суді

Відповідно до Закону України «Про звернення громадян» від 13.05.1999 року голова Долинського районного суду Пулик В.В. здійснює прийом громадян кожного понеділка, заступник голови суду Андрусів І.М. – кожного вівторка, керівник апарату – кожного четверга. Графік затверджений наказом голови суду від 06.06.2014 року № 02-02/76 і розміщений на дошці оголошень в приміщенні суду.

Станом на 19.06.2014 року на прийомі у голови суду Пулика В.В. в журналі особистого прийому зареєстровано 2 громадян, керівника апарату – 3 На час перевірки в суді зареєстровано 2 письмових звернення. В 2013 році – 4. На звернення громадян заведено переведення та картка реєстрації, яка відповідає вимогам «Інструкції з діловодства за зверненням громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднання громадян на підприємствах, установах, організаціях незалежно від форм власності в засобах масової інформації».

На виконання Законів України «Про інформацію» від 02.10.1992 року, «Про доступ до публічної інформації» від 13.01.2011 року, «Про судоустрій і статус суддів» від 07.07.2010 року доступ до інформації про роботу суду здійснюється шляхом систематичного та оперативного оприлюднення інформації на інформаційних стендах, на офіційному веб-сайті суду в мережі Інтернет та у вигляді надання інформації за запитами на інформацію.

На інформаційних стендах в приміщенні суду та на офіційному веб-сайті суду в мережі Інтернет знаходиться інформація про діяльність суду: інформація для громадян, в якій відображено режим роботи Долинського районного суду, графік прийому громадян керівництвом та працівниками апарату суду, відомості про сплату судового збору та інша корисна для громадян інформація, яка стосується зверненнь до суду. На час перевірки в суді зареєстровано запитів на публічну інформацію: у 2013 році – 20, на час перевірки – 1. На всі запити надано відповіді у термін до 5 робочих днів.

Номенклатура справ Долинського районного суду на 2014 рік розглядалась експертною комісією суду та була погодження членам комісії відповідної державної архівної установи протоколом від 27.12.2013 року (на 2013 – 25.01.2012 року). Номенклатура справ на 2013 рік не засвідчена підсумковим записом, який підписує керівник служби діловодства. Протягом 2013 року було проведено 2 засідання експертної комісії суду. У 2014 році також – 2. На засіданнях експертних комісій не прийнято жодного рішення щодо зберігання, передачі чи знищення судових справ.

В номенклатурних справах зберігають оригінали статистичних звітів, інструкції, роз’яснення, методичні рекомендації, щодо ведення обліково-статистичної роботи, листи. У номенклатурах справ на 2013-2014 роки не включено в резервний номер виконання наказу ДСА України від 20 вересня 2013 року № 112 про надання щотижневої та щомісячної інформацію про кількість SMS - повідомлень, надісланих місцевим загальним судом учасникам судового процесу (кримінального провадження).

Організація роботи архіву суду

Архів Долинського районного суду знаходиться на 1 поверсі. Виділене приміщення для забезпечення схоронності документів діяльності суду не відповідає усім необхідним нормам. Протягом 2013 року та на час перевірки архіваріусом не складено жодних актів знищення судових справ. Фонд архіву складають документи з 1947 року. Організовує та веде роботу архіву консультант суду Чмир С.Я.

Стан діловодства в суді: ведення документообігу, контроль за виконанням документів

- реєстрація вхідної кореспонденції в 2013 році (додаток 1) здійснювалась згідно з вимогами п. 2 Інструкції;

- ведення журналів розгляду судових справ і матеріалів суддів відповідають вимогам п. 13.4 Інструкції (додаток 37). Секретарі судового засідання роблять записи у журналі розгляду судових справ і матеріалів, які розглядались суддею протягом робочого дня.

- ведення контрольних журналів (додаток 31) відповідає вимогам 3.14 Інструкції. Такий журнал  ведеться окремо на кожного суддю і роздруковується у КП «Д-3».

- ведення розносної книги в 2013 році велося з порушенням усіх вимог п. п. 18., 29 Інструкції (додаток 51);

- приймання, облік та зберігання речових доказів в 2013 році не відповідає вимогам «Інструкції  про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду». При реєстрації та обліку речових доказів порушені вимоги п. п. 46, 75. Речові докази, які надійшли до суду в 2014 році не відповідають вимогам реєстрації «Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому судді України з розгляду цивільних і кримінальних справ», а саме п. 11.3 (додаток 11). В журналі, відображено, що речові докази зберігаються у суді, не зазначено фактичне місце зберігання (сейф). По кримінальних провадженнях №1-кп/0343/6/13 у журналі зареєстровано речові докази (пістолети, кулі) і передано слідчому органів УМВС.

Ведення автоматизованої програми «Д-3»

Діловодство Долинського районного суду, а зокрема ведення обліково-статистичних карток здійснюється згідно з Положенням про автоматизовану систему документообігу суду.

Усе листування, що стосується судових справ і матеріалів, зареєстрованих у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, ведеться за єдиним унікальним номером, номером провадження. Процесуальні документи зберігається в автоматизованій системі документообігу суду та скріплюються електронним цифровим підписом головуючого судді (судді-доповідача). В матеріалах справ на кожній сторінці процесуального документа є унікальний штрих-код, який розміщений в нижньому правому куті документа і дає можливість його ідентифікувати.

Відповідно до наказу керівника суду №02-04/48 від 25.03.2014 року, визначено функціональні обов’язки та права користувачів автоматизованої системи документообігу Долинського районного суду.

 

ВЕДЕННЯ КАДРОВОЇ РОБОТИ

Штатний розпис

Аналіз штатного розпису Долинського районного суду Івано-Франківської області за 2014 рік свідчить про те, що керівництвом суду своєчасно затверджувався штатний розпис суду та вносились відповідні зміни з урахуванням вимог законодавства.

Зокрема, 15.01.2013 року затверджено штатний розпис суду на 2013 рік, перелік змін до штатного розпису на 2013 рік затверджено 01 грудня 2013 року.

На 2014 рік штатний розпис суду затверджено 13.01.2014 року.

Всі штатні розписи зберігаються в заступника керівника апарату суду в номенклатурній справі за № 02-17 «Структура та штатні розписи суду, зміни до них, проекти, документи щодо їх розроблення».

Формування штату та заповнення вакансій

Згідно з штатним розписом Долинського районного суду на 2014 рік, штатна чисельність працівників становила 31 посаду, з них: 6 суддів, 25 працівників апарату. Станом на 19.06.2014 року: штатна чисельність суддів складає 6 одиниць, працівників апарату – 25.

Наказом голови суду від 21.02.2008 року № 41 Сметаняк Аліну Степанівну призначено на посаду керівника апарату суду.

З метою належного організаційного забезпечення здійснення судочинства 01.09.2010 року внесено зміни до штатного розпису суду, зокрема: виведено посаду консультанта і введено посаду заступника керівника апарату. Наказом територіального управління Державної судової адміністрації України в Івано-Франківській області від 09.09.2010 року № 03-43/02 Ружицький Віталій Орестович призначений на посаду заступника керівника апарату.

Що стосується якісного складу працівників апарату Долинського районного суду, то в 2013 році повну вищу освіту мали 16 працівників апарату (державних службовців) та один службовець, також один службовець має базову вищу освіту.

Працівники суду в 2013 році мали такий стаж роботи в Долинському районному суді:

до 1 року – 2 працівники;

від 1 до 3 років – 3 працівники в т.ч. 1 службовець;

від 3 до 5 років – 3 працівників в т.ч. 1 службовець;

від 5 до 10 років – 6 працівників;

від 10 до 15 років – 4 працівники;

від 15 до 25 років – 3 працівники;

понад 25 років – 2 працівники.

16.05.2014 року оголошено конкурс на заміщення вакантної посади секретаря суду на час декретної відпустки основного працівника. 18.06.2014 року проведено конкурс на заміщення вищевказаної вакантної посади. На час проведення перевірки готуються документи для проведення спеціальної перевірки щодо особи, яка рекомендована керівнику апарату на зайняття вакантної посади секретаря суду на час декретної відпустки основного працівника.

Розподіл функціональних обов’язків та наявність посадових інструкцій

В 2013 році розподіл функціональних обов’язків між працівниками апарату суду здійснювався на підставі затверджених керівником апарату посадових інструкцій працівників апарату, які визначали основні завдання та обов’язки працівників, їх підпорядкованість, права та відповідальність.

З врахуванням положень Закону України від 07.07.2010 зі змінами «Про судоустрій і статус суддів» наказами керівника апарату суду: № 144/1 від 01.09.2011 року затверджено Положення про помічника судді Долинського районного суду Івано-Франківської області, з яким ознайомлено всіх помічників суддів під розпис; № 34 від 01.03.2011 року Положення про канцелярію Долинського районного суду Івано-Франківської області; № 12 від 01.03.2012 року затверджено Положення про апарат Долинського районного суду Івано-Франківської області; № 104 від 20.06.2012 року Порядок проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців Долинського районного суду та Порядок проведення іспиту на заміщення вакантних посад державних службовців Долинського районного суду; № 67 від 08.05.2012 року затверджено Положення про порядок організації доступу до публічної інформації, що знаходиться у володінні Долинського районного суду; посадові інструкції працівників апарату суду. Кожен працівник ознайомлений з посадовою інструкцією під розпис. Під час перевірки встановлено, що в суді відсутні Положення про архів та бібліотеку суду.

Контроль за виконанням трудової та виконавської дисципліни

В суді приділяється належна увага контролю за станом виконавчої та трудової дисципліни.

Правила внутрішнього трудового розпорядку для працівників суду затверджені головою суду від 28.12.2007 року та погодженні з профспілковим комітетом. Всі працівники ознайомлені з Правилами внутрішнього трудового розпорядку під розпис, а також з Правилами поведінки працівника суду, які є невід’ємною частиною вказаних Правил.

Облік робочого часу працівників суду здійснюється шляхом складання табелю обліку робочого часу. Табель складається щомісячно до 20 числа, підписується головою та керівником апарату суду.

До працівників Долинського районного суду заходи дисциплінарного впливу та дисциплінарні стягнення не застосовувались.

Стан роботи щодо проведення щорічних оцінок та атестацій відповідно до Закону України «Про державну службу»

25.02.2013 року проведено щорічну оцінку виконання державними службовцями Долинського районного суду покладених на них обов'язків і завдань за підсумками роботи у 2013 році. Щорічній оцінці підлягало 18 державних службовців. За результатами проведеної оцінки виставлено підсумкові оцінки: 2 працівники отримали оцінку «висока», 16 працівників – «добра», 2 працівники не підлягали щорічній оцінці.

Бланки щорічної оцінки державних службовців долучені до особових справ. 15.03.2013 року інформацію про проведення щорічної оцінки направлено до територіального управління.

В лютому 2014 року на виконання листа територіального управління
№ 03-29/124 від 08.02.2014 року проведено щорічну оцінку виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань за підсумками роботи у 2013 році. Щорічній оцінці підлягало 16 державних службовців. За результатами проведеної оцінки виставлено підсумкові оцінки: 2 працівники отримали оцінку «висока», 16 працівників – «добра», 5 працівники не підлягали щорічній оцінці з законних підстав.

Бланки щорічної оцінки державних службовців долучені до особових справ. Інформацію про результати проведення щорічної оцінки надіслано до територіального управління 28.02.2014 року.

Наказом керівника апарату суду № 02-04/22 від 13.02.2014 року затверджено Графік проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань.

Щодо ведення особових справ працівників та трудових книжок

Особові справи суддів і державних службовців суду ведуться згідно з вимогами Постанови КМУ від 25 травня 1998 № 731 зі змінами «Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади».

У всіх особових справах відображаються обліково-характеризуючі дані про працівників і своєчасно долучаються відповідні довідки, сертифікати, грамоти, подяки, тощо. Документи особових справ працівників поновлюються раз на п’ять років. Востаннє це відбулось у 2013 році. Всі особові справи працівників апарату суду та суддів Долинського районного суду зареєстровані в книзі обліку руху особових справ, яка прошита, скріплена печаткою і підписом голови суду, кожен аркуш пронумерований. В процесі перевірки стану ведення особових справ працівників та суддів Долинського районного суду виявлено порушення в частині ведення описів особових справ державних службовців.

Присвоєння рангів державним службовцям здійснюється у відповідності до Закону України від 16.12.1993 року зі змінами «Про державну службу» та Положення Про ранги державних службовців, затвердженого Постановою КМУ від 19.06.1996 року № 658. Подання про присвоєння рангу та відповідний наказ зберігаються в особовій справі держаного службовця і належним чином відображаються у трудовій книжці.

Встановлення та обчислення надбавки на державній службі за вислугу років працівникам апарату здійснюється в чіткій відповідності до Постанови КМУ від 03.05.1994 року «Про порядок обчислення стажу державної служби» зі змінами. На кожного працівника апарату ведеться розрахунок стажу державної служби і зберігається в номенклатурній справі за № 02-21 «Розрахунки стажу державної служби».

Порядок ведення і зберігання трудових книжок працівників суду відповідає вимогам Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення від 29.07.1993 року № 58. Трудові книжки працівників апарату і суддів належним чином обліковані в книзі обліку руху трудових книжок, яка прошита, скріплена печаткою і підписом заступника голови суду, кожен аркуш книги пронумерований. Всі трудові книжки зберігаються у металевому сейфі, який знаходиться в кабінеті заступника керівника апарату, який здійснює ведення кадрового діловодства.

Під час перевірки номенклатурних справ: «Накази суду з основної діяльності», «Накази суду з особового складу», «Накази суду про надання відпусток», «Накази суду з адміністративно-господарських питань» встановлено, що в деяких наказах відносно працівників суду відсутній підпис про ознайомлення з наказом. Реєстрація наказів ведеться у журналі реєстрації наказів суду за календарними роками, журнал прошитий, пронумерований і скріплений гербовою печаткою. Оригінали наказів підшиті в номенклатурних справах у хронологічному порядку.

Службові відрядження оформляються відповідно до Постанови КМУ від 02 лютого 2011 року № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково фінансуються за рахунок державних коштів».

В Долинському районному суді на 2013 і 2014 роки складені графіки надання відпусток суддям та працівникам апарату суду, які затверджені головою суду.

Згідно плану-графіку підвищення кваліфікації працівників суду в 2013 році 6 працівників прийняли участь у навчанні та підвищили свою кваліфікацію, отримавши відповідні сертифікати, копії яких долучено до особових справ працівників, а у першому кварталі 2014 року працівники апарату суду не приймали участь у навчанні та не підвищували свою кваліфікацію у зв’язку з виробничою необхідністю.

Відповідно до Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції» суддями та державними службовцями Долинського районного суду проведено заповнення декларацій про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру за 2012 та 2013 роки.

 

МАТЕРІАЛЬНО-ТЕХНІЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ СУДУ

В ході вивчення роботи суду проведено вибіркову інвентаризацію матеріальних цінностей, які знаходяться на балансі територіального управління (передані Долинському районному суду) згідно з наступними балансовими рахунками:

- 104 «Машини та обладнання».

При проведенні вибіркового огляду інвентаризації обладнання, устаткування та інвентарю встановлено, що необоротні активи, які є в наявності у суді на період вивчення роботи, зберігаються належним чином. Інвентарні номери є не на всіх основних засобах. Облік матеріальних цінностей (журнал обліку) ведеться, однак обороти по рахунках відсутні.

Наказом Долинського районного суду від 19.09.2012 № 02-04/162 призначено матеріально відповідальну особу (далі – МВО) – старшого секретаря суду Бойчук А. Р. Пунктом 2 даного наказу передбачено укласти договір про повну матеріальну відповідальність між судом та МВО до 01.10.2012 року. Однак, до цього часу, такий договір не укладено.
Бойчук А. Р., як МВО, не володіє інформацією, що відноситься до компетенції МВО.

Частина комп’ютерної техніки та засобів фіксування судового процесу є застарілою та потребують заміни, є додаткова потреба в придбанні комп’ютерної техніки.

Облік особистих речей працівників апарату суду здійснюється у відповідності до затверджених договорів відповідального зберігання ТМЦ, які зберігаються в окремій папці, проте в заявах на відповідальне зберігання матеріальних цінностей не вказані вартості речей, що є порушенням ст. 5 Закону України від 16.07.1999 зі змінами «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Облік надходження та витрат маркованої продукції в суді здійснюється відповідальною особою суду, марки зберігаються в сейфі. В актах на списання знаків поштової кореспонденції постійно є арифметичні помилки.

Видача та списання матеріалів, господарських товарів, малоцінного та швидкозношуваного інвентарю проводиться згідно з актами і відомостями витрат матеріалів на потреби установи з дотриманням єдиних вимог, затверджених спільним наказом Державного казначейства України та Міністерства економіки України від 10.08.2001 року №142/181 «Про затвердження типової інструкції про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ». Всі акти на списання матеріалів, господарських товарів, малоцінного та швидкозношуваного інвентарю знаходяться в окремій папці, але на актах відсутні гербові печатки. Виявлено матеріальні цінності, які використано в роботі суду але не списано, а саме папір на суму 645,00 грн., накладна від 28.04.2014 року.

Наказом Долинського районного суду від 31.01.2014 року № 02-04/13 створено постійно діючу комісію по списанню основних засобів та матеріальних цінностей, однак наказом від 22.04.2014 року № 02-02/55 створено тимчасову комісію по списанню основних засобів та матеріальних цінностей на період перебування на лікарняному голови постійно діючої комісії, де головою комісії призначено помічника голови суду, що є порушенням п.6 Типової інструкції про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ, затвердженої наказом Державного казначейства України, Міністерства економіки України від 10 серпня 2001 року № 142/181.

Судді Долинського районного суду забезпечені мантіями. В наявності є 6 мантій та 6 суддівських нагрудних знаків, що відповідає даним бухгалтерського обліку.

 

ТЕХНІЧНИЙ СТАН БУДІВЛІ СУДУ, ОХОРОНА ПРИМІЩЕННЯ

Долинський районний суд Івано-Франківської області на даний час розташований у двохповерховій цегляній будівлі за адресою: м. Долина, вул. Обліски, 115. Відповідно до договору про співпрацю від 28 грудня 2012, укладеного між територіальним управлінням і прикарпатським національним університетом ім. В. Стефаника та додаткової угоди від 27 грудня 2013 року №1, суд на правах оренди розміщується у згаданому приміщенні з 28 грудня 2012 року. Будинок побудований під дитячий садок та перебуває у комунальній власності Долинської міської ради.

Загальна площа приміщення суду становить 2233 м. кв., підвал відсутній. Відповідно до ДБН В 2.2-26:2010 «Будинки і споруди. Суди» та Переліку вимог, що пред’являються до приміщень районних (міських) судів, затвердженого ДСА України від 15.05.2003 року, погодженого Радою суддів України від 27.06.2003 року адміністративне приміщення Долинського районного суду знаходиться у задовільному технічному стані, в більшій мірі відповідає вищезазначеним нормам, а саме

-         в суді є 6 залів судових засідань (1 для слухання кримінальних справ з металевими загородженнями для підсудних, 5 – для цивільних);

-         кожний суддя забезпечений належним кабінетом (6 кабінетів);

-         працівники апарату забезпечені належними кабінетами;

-         наявні камера для підсудних та приміщення для конвою.

Частина приміщення першого поверху не використовується у зв’язку з незадовільним станом стін та підлоги (грибок), відсутні нарадчі кімнати при залах судових засідань, однак такі недоліки не перешкоджають належному відправленню правосуддя.

Приміщення для конвою та камера для підсудних, відповідають вимогам Інструкції з організації конвоювання і взятих під варту осіб в органах внутрішніх справ України, затвердженої наказом МВС України від 20.01.2005 року №60дск, погодженої Верховним Судом України. Наявний окремий заїзд для конвою, окремий вхід, та сходова клітка, по якій підсудних доставляють у зал судового засідання. По при це, камер для тримання підсудних повинно бути 2 для роздільного тримання чоловіків та жінок.

На виконання Спільного наказу ДСА та МВС України від 06.09.2004 року №1003 «Про затвердження Інструкції про порядок організації підтримання громадського порядку в суді, припинення проявів неповаги до суду, а також охорони приміщень суду» у приміщеннях суду встановлено та налаштовано 7 тривожних кнопок (6 у залах судових засідань 1 – на посту судової міліції). Також кожен суддя забезпечений портативним тривожним брелком.

Зали судових засідань облаштовані державною символікою.

В холі та коридорах на двох поверхах суду облаштовано інформаційний куток для громадян, куток цивільної оборони, дошку оголошень, план евакуації населення та інші корисні посилання.

Впродовж 2013 року в залах судових засідань, нарадчих кімнатах, кабінетах канцелярії частково проведено поточні ремонти, здійснено заміну вікон. Значна кількість вікон не заґратовані, це зумовлено їхніми великими розмірами та значними затратами коштів на придбання необхідних матеріалів.

При вході у суд встановлено пандус, кнопка виклику для доступу до суду людей з обмеженими фізичними можливостями.

Забезпечення незалежності та безпеки суддів, працівників апарату суду, охорони приміщення суду в Долинському районному суді поставлено на належному рівні, а саме:

а) встановлена і функціонує охоронна сигналізація ДСО;

б) забезпечується пропускний режим в робочий час, ведеться журнал відвідувачів суду працівниками судової міліції «Грифон»;

в) встановлено цілодобове чергування спецпідрозділу «Грифон»;

г) виділено кімнату відпочинку для працівників спецпідрозділу судової міліції «Грифон»;

д) при вході у суд встановлений і функціонує стаціонарний метало-детектор;

е) у залі судового засідання для слухання кримінальних справ встановлені металеві загородження та тривожна сигналізація;

є) частина вікон у будівлі суду (43) заґратовані;

ж) головою суду та керівником апарату вжито всі основні заходи для забезпечення безпеки суддів та працівників апаратів судів.

Відсутні камери схову для речей громадян та не всі вікна першого поверху заґратовані, не встановлена пожежна сигналізація.

 

 

ВИСНОВКИ ТА ПРОПОЗИЦІЇ:

За результатами перевірки роботи апарату Долинського районного суду за 2013 та перший квартал 2104 року з питань, що входять до компетенції територіального управління, з метою усунення недоліків та вдосконалення організації роботи суду рекомендуємо:

Голові суду:

- затвердити план заходів по усуненню виявлених недоліків.

 

Керівнику апарату суду результати вивченої роботи обговорити на нараді працівників суду, прозвітувати на зборах суддів у відповідності до п. 2 ст. 149 Закону України «Про судоустрій і статус» та розробити заходи по усуненню виявлених недоліків, а саме:

- здійснювати контроль за веденням діловодства суду за допомогою автоматизованої програми «Д-3»;

- здійснювати ведення реєстрації та обліку речових доказів згідно з вимогами Інструкції п. 46, 75 (додаток 11 до п. 11, 3);

- здійснювати видачу справ (матеріалів кримінального провадження) для ознайомлення, в журналі видачі справ (матеріалів кримінального провадження) згідно з додатком 14);

- забезпечувати ведення архівної роботи згідно з п. 3.4 «Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду»;

- посилити контроль за станом виконавської дисципліни при застосуванні норм законодавства про працю як у діловодстві суду в цілому, так і при видачі наказів;

- заповнити описи в окремих особових справах працівників апарату суду в розділи про підвищення кваліфікації працівників, періоди відпусток, заохочення, просування по службі, тощо;

- ознайомлювати працівників з наказами, записами у трудових книжках;

- ознайомити працівників під розпис із: Законом України від 07 квітня 2011 року зі змінами «Про засади запобігання і протидії корупції»; Порядком організації проведення спеціальної перевірки відомостей щодо осіб, які претендують на зайняття посад, пов’язаних із виконанням функцій держави або місцевого самоврядування відповідно до Указу Президента України від 25 січня 2012 року № 33/2012;

- дотримуватись єдиного зразка бланку при листуванні (реквізити установи, розміщення вихідних та вхідних номерів, тощо);

- вести належним чином журнал обліку основних засобів. Відокремлено вести облік (надходження – списання) основних засобів в розрізі рахунків бухгалтерського обліку, підсумовувати обороти на початок року, по місяцях та на кінець року;

- присвоїти інвентарні номери всім основним засобам;

- протягом п’ятнадцяти днів з моменту отримання аналітичної довідки привезти до територіального управління на перевірку журнал обліку основних засобів;

- укласти договір про повну матеріальну відповідальність з МВО, копію направити до територіального управління;

- вчасно здійснювати списання матеріальних цінностей по мірі їх вибуття, акти на списання направляти до територіального управління;

- більш ретельно та обґрунтовано підходити до планування потреб установи;

- впорядкувати документи, що відносяться до фінансово-господарської діяльності суду;

- постійно використовувати нормативно-правову базу законодавства щодо фінансово-господарської діяльності суду;

- вирішити питання щодо розміщення серверної в іншій кімнаті або встановити кондиціонер;

- перед будівлею та у приміщенні позначити краї сходів яскраво-жовтою фарбою (ширина смужки не більше 10 см.) для людей з вадами зору;

- дообладнати вікна першого поверху ґратами;

- вжити заходів щодо встановлення пожежної сигналізації в архіві суду та залах судових засідань;

- в холі встановити камери схову для речей громадян;

Дообладнати другу камеру для тримання підсудних або встановити перегородку у наявній;

- аналітичну довідку щодо перевірки (вивчення) стану організації роботи апарату суду за 2013 та перший квартал 2104 року обговорити на оперативній нараді працівників суду та направити до територіального управління розроблений та затверджений план заходів щодо усунення недоліків до 11 липня 2014 року.

 

Голова робочої групи – Завідувач сектору матеріально-технічного та господарського забезпечення, організації діяльності служби судових розпорядників   Члени робочої групи:	(підпис)                      В.М. Сушко
Начальник відділу планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності	(підпис)                     В.В. Грицяк
Завідувач сектору організації діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій	(підпис)           М.Ю. Подольська
Головний спеціаліст з кадрової роботи	(підпис)                 Р.Й. Пятничко
Головний спеціаліст відділу планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності	(підпис)                  В.В. Гринечко