Аналітична довідка за результатами перевірки (вивчення) стану організації роботи апарату Івано-Франківського міського суду за 2014 рік

 ЗАТВЕРДЖУЮ:

В.о. начальника територіального управління Державної судової адміністрації України в Івано-Франківській області

                      І.М. Андрієчко

16 березня 2015 року

АНАЛІТИЧНА ДОВІДКА

за результатами перевірки

стану організації роботи апарату

Івано-Франківського міського суду

Івано-Франківської області за 2014 рік

Відповідно до статті 146, 148 Закону України «Про судоустрій та статус суддів»; Положення про територіальні управління Державної судової адміністрації України, затвердженого наказом Державної судової адміністрації України від 05 квітня 2011 року №82; Плану роботи територіального управління на 2015 рік, затвердженого наказом територіального управління від 26 грудня 2014 року №03-03/36; наказу територіального управління від 24 лютого 2012 року №06/2 «Про затвердження порядку, плану та складу робочої групи для проведення перевірки (вивчення) стану організації роботи апаратів місцевих загальних судів області» зі змінами; наказу територіального управління від жовтня 2014 року № 03-03/10 – 05 березня 2015 року перевірено (вивчено) організацію роботи апарату Івано-Франківського міського суду з питань, віднесених до компетенції територіального управління робочою групою у складі:
Грицяк В.В. – начальника відділу планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності; Сушка В.М. – завідувача сектору матеріально-технічного та господарського забезпечення, організації діяльності служби судових розпорядників; Подольської М.Ю. – завідувача сектору організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій; Сітко В.В. – головного спеціаліста з кадрової роботи; Гринечка В.В. – головного спеціаліста відділу планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності.

Перевірка стану організації роботи апаратів місцевих загальних судів області – важливий метод організаційного забезпечення їх діяльності, має за мету виявити недоліки у роботі та причини їх походження, допомогти в розробленні заходів щодо усунення цих недоліків, оптимізувати та максимально удосконалити діяльність суду, забезпечити безперешкодний доступ громадян до судів та правосуддя.

Об’єкт дослідження – організація роботи апарату Івано-Франківського міського суду у 2014 році.

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ СУДУ З ВЕДЕННЯ СУДОВОЇ СТАТИСТИКИ, ДІЛОВОДСТВА ТА АРХІВУ СУДУ

Під час перевірки роботи Івано-Франківського міського суду щодо організації роботи з ведення діловодства та обліково-статистичної роботи охоплено вибірково ряд питань, а саме:

- складання номенклатури справ суду;

- приймання, облік і зберігання речових доказів та особистих документів у судових справах;

- ведення автоматизованої систему документообігу суду.

Під час перевірки спеціалістами територіального управління надані відповідні роз’яснення працівникам апарату суду по всім питанням, які викликають труднощі у роботі.

Ведення судового діловодства в Івано-Франківському міському суді в 2014 році та станом на 05.03.2015 року здійснювалось згідно з «Положенням про автоматизовану систему документообігу суду», яке затверджене Рішенням Ради суддів України від 26 листопада 2010 року № 30, погоджене Головою ДСА України (далі – Положення) та вимогами «Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому судді України з розгляду цивільних і кримінальних справ», затвердженої наказом ДСА України 17.12.2013 року № 173.

Номенклатура справ суду на 2014 рік розглядалась експертною комісією суду та була затверджена головою Івано-Франківського міського суду 27 грудня 2013 року, погоджена протоколом засідання експертно-перевірної комісії Держархіву Івано-Франківської області від 27 грудня 2013 року. Впродовж 2014 року проведено 3 засідання експертної комісії суду. На час перевірки – не проводилось. До складу експертної комісії суду не включено представника ЕПК (ЕК) державної архівної установи, у зоні комплектування якої перебуває відповідний суд., чим порушені вимоги п.3.3.1 Інструкції «Про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду» затвердженої наказом ДСА України від 15.12.2011 року №168.

Слід зазначити, що номенклатура справ не в повній мірі відповідає систематизованому переліку найменувань справ, створюваних у діловодстві суду, оформлених у відповідному порядку, чим порушує формування єдиної системи справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом та видом.

В номенклатурних справах зберігають оригінали статистичних звітів, інструкції, роз’яснення, листи, методичні рекомендації щодо ведення обліково-статистичної роботи.

Приймання, облік та зберігання речових доказів, які надійшли до суду в 2014 році та станом на 05.03.2015 року не відповідає вимогам п.п. 46, 53, 78, 84 «Інструкції  про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду». При реєстрації та обліку речових доказів порушені вимоги додатку 11 до п. 11.9, 11.11, 11.14. «Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді АРУ та Вищому спеціалізованому судді України з розгляду цивільних і кримінальних справ», затвердженої наказом ДСА України 17.12.2013 року № 173. В журналі, відображено, що речові докази зберігаються у суді, не зазначено фактичне місце зберігання (кімната речових доказів).

Ведення автоматизованої програми «Д-3»

Діловодство Івано-Франківського міського суду здійснюється згідно з Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженим Рішенням Ради суддів України від 26 листопада 2010 року  № 30, погодженим Головою ДСА України (далі – Положення). Автоматизовано ведеться прийом і реєстрація процесуальних документів та судових справ, передавання процесуальних документів і судових справ для розгляду, робота з судовими справами та матеріалами до їх завершення.

Усе листування, що стосується судових справ і матеріалів, зареєстрованих у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, ведеться за єдиним унікальним номером провадження. Процесуальні документи зберігаються в автоматизованій системі документообігу суду та скріплюються електронним цифровим підписом головуючого судді (судді-доповідача). В матеріалах справ на кожній сторінці процесуального документа є унікальний штрих-код, який розміщений в нижньому правому куті документа і дає можливість його ідентифікувати.

З метою реалізації подальшого впровадження інформаційних технологій Івано-Франківським міським судом впродовж 2014 року здійснювались організаційні заходи, спрямовані на покращення роботи суду. Тривала робота щодо забезпечення функціонування автоматизованої системи електронного документообігу в суді.

Відповідно до Законів України «Про судоустрій і статус суддів» та «Про доступ до судових рішень» забезпечується систематичне відправлення судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень (далі – ЄДРСР) та ведеться постійний контроль за наповненням Івано-Франківським міським судом вказаного реєстру.

Впродовж 2014 року було відправлено всі судові рішення до ЄДРСР, які підлягали відправці.

Здійснено безперешкодний доступ суду до відомостей Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців шляхом підключення через Реєстраційний портал.

З метою створення єдиного інформаційного простору судової системи продовжується забезпечення виконання заходів щодо підключення інформаційно-телекомунікаційної системи суду до високошвидкісного каналу передачі даних.

З метою забезпечення своєчасного отримання учасниками процесу повісток, повідомлень та інших документів з розгляду судових справ, а також надсилання до суду будь-яких документів, пов’язаних з відкриттям провадження та розглядом судових справ, впроваджено проект «Електронний суд», завдяки якому сторони судового процесу мають можливість у максимально стислий термін отримувати копії усіх процесуальних документів у справі в електронному вигляді. Наразі суд може здійснювати відправку копій процесуальних документів сторонам у справі за їх замовленням.

ВЕДЕННЯ КАДРОВОЇ РОБОТИ

В ході вивчення кадрової роботи Івано-Франківського міського суду охоплено питання щодо: наявності нормативної бази з питань державної служби; дотримання вимог щодо ведення обліку кадрів та кадрового діловодства; порядку прийняття на державну службу; наявності посадових інструкцій; формування кадрового резерву для державної служби; декларування доходів; ведення особових справ та трудових книжок державних службовців.

Штатний розпис

Аналіз штатного розпису Івано-Франківського міського суду за 2014 рік свідчить про те, що керівництвом суду своєчасно затверджено штатний розпис суду та вносились відповідні зміни з урахуванням вимог законодавства.

Штатні розписи суду зберігаються в окремій номенклатурній справі № 02.05/2014 «Штатні розписи суду, зміни до них, проекти, документи щодо їх розроблення».

Формування штату та заповнення вакансій

Згідно штатного розпису Івано-Франківського міського суду на 2014 рік, затвердженого Головою Державної судової адміністрації України, штатна чисельність працівників Івано-Франківського міського суду становила 99 чоловік, з них: голова суду – 1, заступник голови суду – 1, суддів – 17; працівників апарату – 80. Фактична чисельність працівників апарату становила 2014 році – 75.

Станом на 01.01.2014 року штатна чисельність становила 99 одиниць, з них: суддів (у тому числі голова суду) – 19, державних службовців – 67, службовців – 5, інших працівників – 8.

Що стосується вакантних посад суддів Івано-Франківського міського суду, станом на 01.01.2014 року складала 1 штатна одиниця.

Повну вищу освіту в 2014 році мали 50 працівників, базову вищу – 2, неповну вищу – 6 працівників, з них 51 – юридичну освіту, 3 – технічну, 2 – економічну, 2– педагогічну, 15 – магістрів права. Не мають вищої освіти 14 працівників – це: 5 секретарів суду, 1 секретар судового засідання, 1 завідувач господарством, 1 друкарка, 1 робітник, 5 – прибиральниць.

На посадах суддів в 2014 році працювали:

– до 5 років – 11 суддів;

– від 5 до 10 років – 5 суддів;

– від 10 до 15 років – 2 судді.      

Працівники Івано-Франківського міського суду в 2014 році мали такий стаж роботи:

державні службовці: – до 1 року – 12 працівників; від 1 до 5 років – 21 працівник; від 5 до 10 років – 28 працівників; від 10 років і більше – 19 працівників;

службовці: від 1 до 5 років – 3 працівники; від 5 до 10 років – 1 працівник.

Станом на 01.01.2014 року було дві вакантні посади: секретар судового засідання та головний спеціаліст з інформаційних технологій.

Розподіл функціональних обов’язків та наявність посадових інструкцій

Розподіл функціональних обов’язків між працівниками апарату суду здійснюється на підставі затверджених головою суду посадових інструкцій працівників апарату суду, якими визначено основні завдання та обов’язки працівників, їх підпорядкованість, права, відповідальність. Всі працівники апарату суду ознайомлені зі своїми посадовими обов’язками.

Стан роботи щодо проведення щорічних оцінок та атестацій відповідно до Закону України «Про державну службу»

Відповідно до наказу Головного управління державної служби України «Про затвердження Загального порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань» від 31.10.2003 року № 122 та на виконання листа територіального управління 27.02.2014 року проведено щорічну оцінку виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань за підсумками роботи у 2013 році. Інформацію про результати проведення щорічної оцінки надіслано до територіального.

Бланки щорічної оцінки державних службовців долучені до особових справ.

Щодо ведення особових справ працівників та трудових книжок

Особові справи суддів і державних службовців суду ведуться згідно вимог Постанови Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 № 731 «Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади» із змінами і доповненнями. Особові справи працівників належно оформлені, описані і обліковуються у книзі обліку особових справ.

Порядок зберігання трудових книжок працівників суду відповідає вимогам Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення від 29.07.1993 р. № 58.

Трудові книжки і особові справи зберігаються у металічному сейфі. Трудові книжки працівників суду облікуються у книзі обліку руху трудових книжок. В трудових книжках внесені всі записи про зміну прізвищ на підставі свідоцтв про шлюб, з посиланням на відповідні номера і дати та завірено в установленому порядку.

Вжиття керівництвом суду заходів щодо контролю за дотриманням працівниками суду трудової і виконавчої дисципліни

В Івано-Франківському міському суді облік робочого часу всіх працівників суду здійснюється шляхом ведення єдиного табелю обліку робочого часу з дотриманням законодавства про працю. Щодо контролю трудової дисципліни, у суді ведеться книга обліку виходу на роботу працівників апарату суду.

МАТЕРІАЛЬНО-ТЕХНІЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ СУДУ

В ході вивчення роботи суду проведено вибіркову перевірку наступних напрямків роботи:

Облік особистих речей працівників.

Облік особистих речей працівників здійснюється у відповідності до затверджених договорів відповідального зберігання ТМЦ, які зберігаються в окремій папці, однак в заявах на відповідальне зберігання матеріальних цінностей не вказані дати складання документів, у договорах відсутні дати укладання, підписи зі сторони суду та печатки суду. Реєстр укладених договорів відповідального зберігання в суді не ведеться.

Друкована продукція (марки поштові).

Облік надходження та витрат маркованої продукції в суді здійснюється відповідальною особою суду, марки зберігаються в сейфі. Акти на списання поштової кореспонденції складені належним чином, підшиті в окремій папці,. Реєстри на відправку поштової кореспонденції підшиті в папках по місяцях, однак папки не оформлені належним чином.

Матеріальні цінності.

Видача та списання матеріалів, господарських товарів, малоцінного та швидкозношуваного інвентарю проводиться згідно актів і відомостей витрат матеріалів на потреби установи з дотриманням єдиних вимог. Всі акти на списання матеріалів, господарських товарів, малоцінного та швидкозношуваного інвентарю знаходяться в одній загальній папці, не підшиті та не підписані згідно номенклатури.

Облік основних засобів суду як такий не ведеться, в наявності є заведений журнал обліку основних засобів, однак він не містить виведених залишків та не відображає обороти (надходження-вибуття).

Судовий збір.

Виписки про надходження коштів по судовому збору зберігаються в електронному вигляді. Звіти про надходження та повернення коштів по судовому збору зберігаються в окремій папці. Звіти подаються вчасно.

ТЕХНІЧНИЙ СТАН БУДІВЛІ СУДУ

Івано-Франківський міський суд розташований у будинку правосуддя в м. Івано-Франківську по вулиці Грюнвальдській, 11. Крім суду тут знаходяться: прокуратура області, апеляційний суд області, ТУ ДСА України в області, Головне управління юстиції в області.

Право власності на будівлю належить територіальній громаді Івано-Франківської області, передана на баланс апеляційного суду Івано-Франківської області рішенням Івано-Франківської обласної ради від 30.12.2011 року №391-12/2011. Територіальне управління орендує частину приміщень для обслуговування потреб Івано-Франківського міського суду. 26.06.2014 року в трьохсторонній договір оренди внесено зміни чим збільшено площу суду, яка на даний час становить 2063,49 м. кв.

Технічний стан приміщення суду – задовільний. Впродовж року в коридорах на першому поверсі, окремих кабінетах та в додатково виділених підвальних приміщеннях проведено поточні ремонти.

У відповідності з угодою про партнерство, що була укладена між Агрітім Канада Консалтинг Лтд. та територіальним управлінням в рамках Канадської програми технічного співробітництва реалізується проект «Реформування системи кримінальної юстиції щодо неповнолітніх в Україні». В рамках проекту в суді спеціально обладнано зал судових засідань та окрему кімнату для участі у процесі неповнолітніх підсудних.

Станом на 05.03.2015 року триває перенесення та впорядкування архіву. В архівних приміщеннях відсутня пожежна сигналізація.

Відповідно до ДБН В 2.2-26:2010 «Будинки і споруди. Суди», Зміни № 1 до них та Переліку вимог, що пред’являються до приміщень районних (міських) судів, затвердженого ДСА України від 15.05.2003 року, погодженого Радою суддів України від 27.06.2003 року адміністративне приміщення Івано-Франківського суду знаходиться у задовільному технічному стані, часково відповідає вищезазначеним нормам, а саме:

-         наявні 19 залів судових засідань;

-         виділено 13 кабінетів для суддів;

-         працівники апарату забезпечені робочими місцями;

-         наявні 5 камер для тримання підсудних та 2 приміщення для конвою;

-         виділено кімнату для вивчення справ громадянами.

Загальна площа суду з урахування кількості суддів 21 є недостатньою. Це зумовлює необхідність виділення додаткових приміщень для суду.

В холі облаштовано інформаційний куток для громадян, куток цивільної оборони, дошку оголошень, план евакуації населення та інші корисні посилання.

ВИСНОВКИ ТА ПРОПОЗИЦІЇ:

За результатами вибіркової перевірки роботи апарату Івано-Франківського міського суду за 2014 рік з питань, що входять до компетенції територіального управління з метою усунення недоліків та вдосконалення організації роботи суду рекомендуємо:

Голові суду:

- затвердити план заходів по усуненню виявлених недоліків.

Керівнику апарату суду результати вивченої роботи обговорити на нараді працівників суду, прозвітувати на зборах суддів у відповідності до п. 2 ст. 149 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» та розробити заходи по усуненню виявлених недоліків, а саме:

-         забезпечити виконання вимог вимоги п. 3.3.1 Інструкції «Про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду» затвердженої наказом ДСА України від 15.12.2011 року №168;

-         здійснювати контроль за веденням діловодства суду за допомогою автоматизованої програми «Д-3»;

-         згрупувати документи у номенклатурних справах, систематизувати їх;

-         здійснювати реєстрацію приймання, обліку і зберігання речових доказів відповідно до п. 46, 53, 78, 84 «Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду»;

-         ознайомити працівників з Порядком проведення перевірки достовірності відомостей щодо застосування заборон, передбачених частинами третьою і четвертою статті 1 Закону України «Про очищення влади»;

-         постійно вносити записи в особові картки працівників апарату суду в розділи про підвищення кваліфікації працівників, періоди відпусток, заохочення, просування по службі, тощо;

-         документи в особовій справі працівників апарату суду привести у відповідність до вимог порядку ведення особових справ державних службовців, затвердженого Постановою КМУ № 731 від 25 серпня 1998 року та Порядку формування, ведення, обліку та зберігання особових справ суддів затвердженого Наказом Державної судової адміністрації України;

-         в журнал обліку печаток та штампів суду вносити зміни та заповнювати відповідно до наказів про рух кадрів суду;

-         в грудні поточного року затверджувати наказом Графік надання відпусток працівникам апарату суду та суддям, на наступний рік для ефективної організації роботи суду;

-         завести журнал обліку основних засобів;

-         вести належним чином журнал обліку основних засобів. Відокремлено вести облік (надходження – списання) основних засобів в розрізі рахунків бухгалтерського обліку, підсумовувати обороти на початок року, по місяцях та на кінець року;

-         протягом п’ятнадцяти днів з моменту отримання аналітичної довідки надати до територіального управління на перевірку журнал обліку основних засобів;

-         вчасно здійснювати списання матеріальних цінностей по мірі їх вибуття, акти на списання направляти до територіального управління;

-         при укладанні договорів відповідального зберігання у заявах вказувати дати складання заяв, в укладених договорах ставити дату укладання, підписи та печатки зі сторони суду. Вести реєстр договорів;

-         протягом п’ятнадцяти днів з моменту отримання аналітичної довідки надати до територіального управління на перевірку договори відповідального зберігання особистих речей та реєстр укладених даних договорів;

-         більш ретельно та обгрунтовано підходити до планування потреб установи;

-         впорядкувати документи, що відносяться до фінансово-господарської діяльності суду належним чином;

-         постійно використовувати нормативно-правову базу законодавства щодо фінансово-господарської діяльності суду;

-         встановити пожежну сигналізацію в приміщеннях архіву суду, документи направити до територіального управління

-         аналітичну довідку щодо перевірки (вивчення) стану організації роботи апарату суду за 2014 рік обговорити на оперативній нараді працівників суду і направити до територіального управління розроблений та затверджений план заходів щодо усунення недоліків до 31 березня 2015 року.